办公室文员工作技巧

秘书工作 时间:2017-06-19 我要投稿
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一、打电话:

首先搞清楚打电话的目的是什么、对方的需求是什么;其次根据目的做个电话要点记录,在打的时候提醒自己(特别是重要电话);再次每回沉默不超过17秒(这是电话营销行业的统计数据);最后如果是销售电话,被拒绝的极限次数是7,还有争取每天能打30通以上的电话。

当然还有电话礼仪,语言清晰等等,这里就不提了。

二、发传真:

在还没毕业的时候,我有幸给一个下海的县委书记做了短暂的秘书,他给我的最大教育就是由一次发传真引起的。总结如下:

1、做好随时随地发传真的准备,特别是很多做销售助理的这点尤为关键,你不能每次发传真前再去找资料吧?

2、在接到传真要求后尽快发回对方,一般不超过6分钟,这既是礼仪,也是在对方最感兴趣的时候抓住对方的心;

3、确认对方收到,并且是清晰的收到;(当时我犯的错误就是对方虽然收到,但是对关键信息居然看不清楚)

4、在合理时间内(尽量控制在48小时内)跟踪并追踪对方的反应。

三、名片

名片?名骗?还记得某年春节晚会上黄宏主演的名片牌局,这是玩笑了。但是名片具有的艺术和实际应用还是值得研究和探讨。

首先名片的设计肯定是重要因素之一,谁不喜欢看漂亮的东西了,有着特点的,名片和长得乌七八糟的人一样容易给人留下深刻的印象;其次递名片的礼节和时机大家应该学习下;最后当派发和接受名片后72小时回复,否则这个名片就白发了。(去年我多次参加重要会议,但是把接受的名片全个浪费了。)

四、邮件(E-mail)

21世纪是网络的世纪,那么邮件就是这个世纪的通信兵,也是必须掌握的工作工具之一。

1、邮件地址简洁明了,最好能反映自己的特色,甚至让别人能够识别邮件的主人就是你;

2、邮件的风格、排版要清晰,不要搞得太眼花缭乱,冲淡主题;

3、设置邮件自动回复,注意用语的礼貌礼节;

4、经常开启邮箱,及时回复邮件

5、标记邮件级别,提示收件人信件的重要程度;

6、可以设置对方读取通知,也就是当对方阅读你邮件后系统给你一个自动回复,这样更有利于你掌握对方的动态。

五、短信

信骚扰、信泛滥已经不再让人生气了。慢慢短信已经融入我们的生活,包括一些广告短信还能给我们提供一些生活便利、祝福短信让我们的关系更进一步、搞笑短信让我们生活更轻松。当然工作我们也不时的用到短信这一通讯方式,那我们应该注意些什么呢?

首先,尽量自编短信,因为大家圈子有限,可能很多信息都在这一圈子传播,如果总发些类同信息,你想表达的含义就大打折扣了;

其次,将转发短信尽量改写,不是原创,也尽量不要是复制;

再次,给陌生或者不熟悉的人发信息最好能留名,否则容易造成双方的尴尬;

最后,注意阅读短信的人不能读取你的表情和语气,千万注意用词的谨慎和开玩笑的程度。

六、开会

会议应该是工作中相当重要的组成部分了,主持会议的技巧太多太多,这里就不多说,我特别强调下参加会议的注意事项:

首先貌似认真,准备好开会的必需用品,精神上要给人认真对待的感觉;

其次谨慎发言,有准备的发言;

再次跟随大众,附和恰当;

最后参加讨论,不要提前退出。

七、网络

网络改变了世界的格局,也改变经济的发展模式,更重要的是对我们工作的帮助:信息帮助(很多新的知识来自网络);疑问解答(在网上几乎能找到我们所不知道的答案,就像那天有个同学在群里问两个英文单词的意思,我就是快速查询的);工作交流(胜于口头交代死无对证的方式);每天上网已经是很多老教授接触社会的途径。

八、写信

感觉这好像是中世纪的交流工具,鹅毛笔和厚厚的泥色信签,仍然让我觉得很有诗意。我不写信的主要原因是字太丑。

首先,重要的信函最好自己写,如果你的字比我的字还丑,那么你一定要练一个不错的签名,在信尾亲笔签名;

其次,你的信要给对方阅读的理由(信的外观、核心字眼一定要有吸引力);

再次,全面详尽的阐述你的观点;

最后,回信的准备(比如信封、邮票等,还可以附赠小礼品)。

九、广告

这个与主题无关,但我有个心得和大家分享下,如果你有机会参与广告设计的讨论,你提的建议一定要围绕:广告的核心要创造客户潜意识的购买动机。

十、口碑

一个好的口碑可以传播250个以上的准客户。(这就是著名的250法则,我国的好事不出门,坏事传千里也从另一面反映这个原理。)

筑造口碑的简单要点:真诚、用心、帮助他人。

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