对档案统计工作的认识论文

时间:2021-06-23 13:33:12 论文范文 我要投稿

对档案统计工作的认识论文

  档案统计是档案业务建设的一项基础性工作,是了解和掌握档案工作情况及规模的基本手段和科学决策的重要依据,同时也是对档案工作监督检查的有效工具。但从目前档案统计工作现状来看,还存在着许多问题和薄弱环节。一是重视不够。有些档案部门对搞好档案统计工作的重要意义认识不足,没有把档案统计作为规范档案工作的基本环节来抓,缺乏组织领导和分析研究,档案统计工作不适应档案建设和档案事业发展的要求。二是内容简单。上级统一下发的年度统计报表是为档案行政职能部门对档案工作进行宏观指导提供依据的,相对比较概括和宽泛。档案部门应适应档案工作的发展变化,从档案的静态与动态管理两个方面,设计档案工作诸环节的统计内容进行统计,从中找出规律性的东西,为档案工作决策提供准确依据。然而有的档案部门除每年上报的统计表外,基本上没有其它统计;有的档案部门虽然进行了一些统计,但内容比较陈旧、简单,不系统、不规范,反映不出档案状况及变化规律,难以指导工作。特别是在档案管理现代化水平不断提高的新形势下,简单的档案统计内容显然已经难以适应实际需要。如对新型载体档案的收集、鉴定、复制等需要通过科学的统计进行掌握;档案管理现代化更需要用科学的统计进行总结,以便提高管理水平。有些档案基本情况登记缺乏连续性,监督检查不够有力,平时忽视资料的积累,统计时只得翻卷获取数据,基本以估计代替统计,随意性比较大,统计数字不够准确。同时,由于每次统计都离不开档案实体,都要重新翻卷获取数据,对档案也造成了一定的磨损,不利于档案的保护。统计人员没有相对固定,有的缺乏必要的统计知识和能力,影响了统计质量。四是手段落后。

对档案统计工作的认识论文

  近几年通过目标管理,档案部门整体建设上了一个新台阶,管理现代化水平有了很大提高,档案缩微、光盘录入、计算机检索等先进技术手段的运用,大大提高了档案提供利用的效率,但档案统计工作相对滞后,基本上仍采用传统手工方式,程序繁琐,工作量大,时效性差。五是缺乏分析。档案统计多限于数字简单组合,应付检查、总结和上报,缺乏深入分析;只重视用工作量反映成绩,不注意将数据转换为对档案部门整体建设的分析,因而难以将近期效益与长期效益结合起来进行统筹规划,使统计工作失去真正的意义。档案统计工作中存在的这些问题,在一定程度上造成了对档案工作情况了解不清、掌握不细,带来了档案管理的'盲目性和提供利用的被动性,影响了档案基础建设和档案事业的健康发展。

  档案部门要提高管理水平,必须要重视档案统计工作,并采取切实有效的措施把这项工作做好,这样才能适应新形势发展的需要。

  一、切实提高思想认识

  科学技术的发展,使越来越多的新设备、新方法应用于档案管理的各个环节,档案统计工作也不例外,必须适应新形势,确定新内容,采用新方法,不断改革创新,在档案事业发展中发挥更重要的作用。因此,要引导档案工作人员转变思想观念,从加强科学化、规范化管理,促进档案事业发展的高度认识搞好档案统计工作的重要意义,以认真负责的态度自觉做好档案统计工作。应把档案统计作为档案管理现代化的内容和档案业务的基础性工作来抓,摆上应有位置,认真抓好组织实施。应安排责任心强,工作认真负责,有一定统计知识和调查分析能力的人员兼管统计和登记工作,并注意加强统计业务培训,提高工作能力。

  二、科学设定统计内容

  档案统计工作的内容,总体包括档案和档案工作的基本登记和综合统计。档案统计一般包括档案数量统计、档案业务管理质量统计、档案开发利用情况统计和档案工作的条件统计。具体设定档案统计内容,要本着系统性、实用性、时代性的原则进行。所以系统性,就是要认真分析档案业务各个环节的相互关系,从整体上把握档案工作体系,增强档案统计的系统性。所谓实用性,就是设定统计内容要从实际需要出发,有利于指导工作且便于操作,即不能过于笼统,也不能过于繁琐,以发挥统计工作在档案建设中的最佳作用。所谓时代性,就是要随着科学技术的发展和档案管理现代化水平的提高,突破传统的设定范围,适时增设新的项目和内容,增加统计工作的科技含量,调整结构体系,为促进档案管理现代化服务。如对馆(室)藏档案计算机录入、光盘储存、缩微处理等管理现代化情况,以及计算机、复印机、缩微机等现代设备的数量和运转等情况进行登记和统计,掌握档案管理现代化的进展情况,并为设备更新换代提供依据。

  三、认真组织统计工作

  统计工作是一项具体细致的工作,必须严格规范要求,认真组织实施,保证落实到位。一是要明确职责范围。档案基本登记应结合工作进行,谁从事某一项工作,谁就负责该项工作情况和登记;几个人合作完成一项工作任务,要相对固定一人登记。

  档案分类统计一般由业务部门固定人员兼管。二是要做到及时准确。负责档案基本登记的人员要做到随工作随登记,负责分类统计和综合统计的人员也要按时统计,并认真核对,做到准确无误。在统计时间上,分类统计一般每月进行一次,综合统计每年一次或根据需要随时统计。进行登记和统计时,具体承办人员要在表格上签名,以示负责;人员变动时要认真交待,以保持统计工作的连续性。三是要加强监督检查,实行层层监督检查制度。部门领导要对统计情况全面把关,对分类统计及基本登记检查负责;综合统计人员对分类统计,分类统计人员对基本登记要分别检查核对,保证档案统计的准确性。四是要改进统计方法。运用计算机管理系统,建立馆(室)藏档案和档案工作综合统计数据库,提高统计效率。为保持档案统计工作的连续性,对档案状况统计核准后,应注意保存统计资料,以后可进行增减统计,需要时在原基础上进行加减,以减少统计工作量和因翻卷对档案造成的磨损。

  四、重视加强统计分析

  统计图表的完成不等于统计工作的结果,不能将统计只看成是单纯的数字综合。没有统计分析就难以反映档案和档案工作各要素之间的比例关系,难以找出存在的问题和规律性的东西,统计也就失去其掌握情况、指导工作的意义。因此,必须在统计数据的基础上认真进行分析研究。统计分析要求统计数据准确,参考资料详实,定量分析与定性分析相结合,全面分析、科学判断。首先要整理统计资料,对统计数据和有关资料进行核实、分类和综合;

  然后通过数据比较发现问题,包括现在与以往比,要素与要素比,并运用其它资料或通过实地调查分析原因,说明问题;最后要对所分析的问题作出结论,并提出解决问题、改进工作的意义和建议。统计分析要形成书面报告,以便领导和机关掌握情况,为档案工作决策提供依据。只有这样深入进行统计分析,才能充分发挥档案统计工作在档案事业发展中的作用,才能真正体现档案统计的价值。

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