会议邀请函格式

学人智库 时间:2018-01-11 我要投稿
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会议邀请函应该怎么写?以下是大学网小编整理的文章,欢迎阅读!  

会议邀请函格式  

会议邀请函是指邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书。这个时候需要我们用会议邀请函去邀请客户。  

首先我们来讲解下会议邀请函的涵义、内容、格式、写法。  

1.会议邀请函的含义  

2.会议邀请函的基本内容  

3.会议邀请函的结构与写法  

一、会议邀请函的含义  

会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书。  

邀请函用于会议活动时,与会议通知的不同之处在于:邀请函主要用于横向性的会议活动,发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人,也不属于本组织的成员,一般不具有法定的与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等,以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议,或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议,如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说,参加会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时,要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知,而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。  

二、会议邀请函的基本内容  

会议邀请函的基本内容与会议通知一致,包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。  

三、会议邀请函的结构与写法  

1.标题。  

由会议名称和“邀请函”组成,一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样,比如:《中国素材网论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”  

2.称呼。  

邀请函的邀请对象一般有三种:  

(1)发送到单位的邀请函,xx单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜统称,以示礼貌和尊重。  

(2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前面加上“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。  

(3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。  

3.正文。  

正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用“特邀请您出席(列席)”照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。  

4.落款。  

因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。  

5.邀请时间。  

写明具体的年、月、日。比如:xx年4月20日  

范文一  

xx:  

兹定于××年×月×日×时,在×××召开×××会,敬请您届时光临。  

现将有关事项通知如下:  

一、会议内容为×××。  

二、会议的费用×××。  

三、接到通知后,请即向大会筹备组寄回代表登记表。  

四、报到时间:××年×月×日。  

五、报到地点:×××。  

六、代表登记表请寄到×××。  

×××筹备组(公章)  

××年×月×日  

范文二  

x公司:  

我协会决定于xxxx年xx月xx日在xx活动中心举办2011年公司年会,该年会由我协会策划主办,主要包括开放式座谈和品尝美食等活动内容。为了加强经验交流,互相促进我们协会发展,现在诚挚地邀请贵公司的公司来参加我公司的年会,并盼请贵公司推荐xx类公司xx。如蒙同意,请将贵公司同意参加年会的人员名字发送到我协会办公室。特此函达。  

xxx协会  

xxxx年xx月xx日  

会议邀请函格式篇三  

[会议邀请函格式]