档案室的管理制度
在生活中，越来越多地方需要用到制度，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编为大家收集的档案室的管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
档案室的管理制度1
一、凡本档案室保管的档案资料，一般只限于本单位各科室或部门借阅使用，外单位借阅利用的，必须持有单位介绍信或证明，经本单位主管领导批准方可借阅；
二、借阅档案资料时间最长期限为5天，用完后立即归还，如需继续使用，应办理续借手续；
三、借阅者必须爱护档案资料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容，不得随意圈画、涂改、抽取、撤换档案材料，未经领导批准和档案管理人员的`同意，不得翻印复制；
四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的，须经主管领导批准；
档案室的管理制度2
学校档案管理制度
一、总则
1、为了规范学校档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于学校及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归人资行政中心。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本学校过去和现在，在从事经营管理、教研活动、企业文化等活动中形成的对学校有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、学校设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。学校制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
3、学校档案根据其重要性和保密程度分为学校级和部门级，学校级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理
1、学校所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与学校档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合学校级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照学校管理规定执行。
三、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨会议文件放在会议开幕年立卷；跨的规划放在第一年立卷；跨总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、学校档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、学校章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的'往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
（五）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、学校档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合学校档案管理工作。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）学校章程、合同
（2）股东名册
（3）组织规程及办事细则
（4）董事会及股东会记录
（5）财务报表
（6）政府机关核准文件
（7）不动产所有权及其他债权凭证
（8）工程设计图
（9）学校规章制度
（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）学校可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在学校借阅登记表上签字。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政部主任批准。
5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报学校负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、学校负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报学校负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、学校负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理学校已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为学校各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一）在本制度框架下，学校各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
附表档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管学校档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。
档案室的管理制度3
为有效地保存制度，特制度《档案鉴定、销毁制度》。
一、必须建立由档案工作分管领导、有关职能科室负责人领导和档案员组成的档案鉴定领导小组。定期对档案进行全面和部分档案的鉴定。
二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确划分需要保密档案的.密级。
三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需要确定。通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，并由鉴定领导小组负责签名。
四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。
五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行有关保密规定。
六、要档案的保管过程中，要切实做好档案销毁后的善后工作。
档案室的管理制度4
一、根据归档范围，应归档的文件资料一律归案存放。
二、学校设有档案专用库房、档案橱。
三、库房坚固，有铁窗栏、窗帘，能够防盗。
四、学校有档案工作分管校长、主任，由专职人员管理档案。
五、要求管理人员不得擅自提供、抄录、复制保密文件。
六、要求管理人员不该说的.机密不说，不出卖保密文件。
七、不得擅自损坏、销毁、涂改保密档案。
八、如有泄密行为，依法律追究刑事责任。
档案室的管理制度5
一、非本室人员一律严禁入内。
二、档案室内严禁吸烟或燃烧废纸。
三、严禁在档案室内外存放易燃易爆物品。
四、经常检查档案室的'照明等用电设备，发现问题及时处理。
五、档案室要专人管理，经常检查门、窗和门锁。
六、保持档案室的清洁卫生，装具案卷等排列整齐。
七、档案室内必须做到：防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防有害气体。
八、档案室要有防火设备，对防火设备要经常检查，做到有备无患。
九、严格遵守保密守则。
十、健全档案管理制度。
档案室的管理制度6
为使各项安全措施落实到位，确保档案安全管理万无一失，特制定本规定。
一、本馆设有烟雾报警和安全防盗系统，由保管利用科负责操作使用。
二、对本馆库区已配备消防器材的定期检查、日常维护和到期更换工作由保管利用科负责。
三、库区和消防安全通道严禁堆放杂物，消防安全通道必须时刻保持通畅，指定安全员负责每天随时检查。
四、库区和五、六楼其他辅助用房严禁吸烟和使用明火，并在库区显著位置设警示牌。
五、档案库房实行专人管理，未经本馆领导同意，非保管人员不得擅自进入库房。
六、本馆消防防盗安全工作实行层层负责制，分管领导为总负责人;保管利用科为直接责任科室。
本馆“两防”报警系统与区政府值班室联网管理，由保管利用科负责库区日常维护管理，综合科负责办区域日常管理。
档案室的管理制度7
一、专职档案员要有高度的责任感，熟悉业务知识，严守档案机密，不断提高自己的政治和业务水平；
二、在的指导下开展工作，做到认真负责、准确、及时；三、负责制定本单位的信息管理有关规章制度，并按照办档案室管理制度，做好档案室管理工作；
四、负责收集、整理、鉴定、保管和统计办各科室和部门的档案资料，要主动、及时、全面、系统地收集、整理、保管档案，做到材料齐全，装订整齐，存放安全；
五、对由档案室组卷的科技档案，负责接收、分类、装订、编号、入室工作；
六、负责档案的防护及档案的`借阅、登记工作，按照借阅档案材料规定，履行有关手续，态度热情，服务周到，积极提供利用；
七、做好档案的相关统计工作，负责上报各项统计报表；八、配合本单位的信息管理系统做好有关信息的采集、整理、录入工作；
九、做好档案资料的安全工作，做到防火、防盗、防尘、防蛀、防霉、防潮、放光，确保档案的完整性和存放寿命；
十、做好档案资料的保密工作，凡需要保密的档案须及时封存，调用查阅由批准，不准闲杂人员随意查阅；
十一、根据规定定期做好档案鉴定工作，对已到期档案材料提出销毁意见，报档案鉴定工作小组及主管领导审批后处理；
十二、负责对办各科室或部门立卷机构的文件材料立卷进行指导、检查和监督工作；
十三、要忠于职守，刻苦业务，编制必要的查考工具和参考资料，熟悉档案内容，调阅档案做到准确、迅速；
十四、爱护档案资料、库房设备，注意清洁卫生，控制好温度，随时关好门、窗；
十五、对档案工作做出贡献者给予奖励，对违反规定，工作不负责任，擅自提供、抄录、公布属国家所有档案以及保密的档案或玩忽职守造成档案损失的应给予纪律处分，严重者追究刑事责任；
十六、完成领导交办的其他任务；
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档案室是学校档案存放的重要场所,因此必须采取必要的措施,以保证档案资料的储存和安全,为强化对档案资料的科学管理,特制定以下制度：
1、档案室钥匙要专橱保管,不准随身携带,门窗要及时关闭上锁。
2、档案室柜具要编制顺序号,排列整齐,便于工作。
3、非本室工作人员不得擅自进入,因工作需要进入时,要由本室工作人员陪同。
4、注意档案室内外的温、湿度,定期分析、积累资料,要根据室内外的温、湿度情况,随时通风,除湿降温。
5、档案室要有数量充足的消防器械,工作人员要熟练地掌握使用方法。室内严禁吸烟,严禁存放易燃品及其它物品。
6、室内要经常打扫,柜具要定期擦拭,随时放置防虫、防鼠药品,保持室内外清洁卫生。
7、对档案资料的`借出归还,要有严格的检查登记制度。
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一、保持环境卫生，不随地吐痰，不乱扔垃圾；
二、每天上班提前打扫卫生，做好室内无垃圾；办公桌上用品要整洁、有序；
三、保持个人清洁卫生，衣着整齐，上班时间不准穿拖鞋；
四、及时做好档案室办公用品电脑、打印机、办公桌椅等的维护及清洁；
五、节假日或重要活动，要清扫卫生及档案室，做到窗明几净；
档案室的管理制度10
第五章公司规章管理制度
公司制定的规章制度是我们员工之间建立和谐的工作关系的关键，而这种和谐的工作关系对我们的顾客和管理者是非常重要的。
每位员工在每天的工作中严格遵守公司的规章制度，以确保我们拥有一个愉快友好的工作环境。
一、员工素质要求
1、爱岗敬业：忠于职守，顾全大局；服从公司调动；热爱本职工作；增强事业心、责任感；能完成上级交办的各种任务。
2、热爱企业：保守公司机密，爱护公司财产，珍惜经营成果。
3、遵章守制：遵守公司各项规章制度，严格按规范标准操作。
4、工作状态：相互关心、相互理解、相互尊重、相互协作、相互监督。
5、道德准则：宁可公司吃亏，不让客户吃亏；宁可个人吃亏，不让公司吃亏。
二、礼节礼仪规范及行为修养
待客热情友好，说话亲切和蔼，举止稳重大方，处事礼貌谨慎。尊重自己、尊重他人，团结互助、诚信自律。接待客户时讲究语言艺术，时刻使用敬语“您、您好、请、谢谢、对不起、再见”等。
员工的标准笑容体现的是企业文化。亲切的微笑，优雅的举止，会使人感到和蔼可亲，平易近人，微笑的表情也更使员工自身增强自信心。
1、工作时间内按公司仪容仪表要求上岗，着装干净整洁，严禁穿暴露装、居家服（鞋）或各类奇装异服等影响正常办公服装上班，禁止公共区域吸烟。
2、所有员工须保持头发整齐清洁，头发要经常梳洗；发型切勿标新立异，保持自然色泽。保持脸、颈及耳朵整洁干净。男员工不留胡须，女员工不得浓妆艳抹，可化职业妆。
3、请使用普通话作为接待用语，在任何场合应使用文明语言，语气温和，切忌粗声粗气。
4、在接待公司内外人员时，应注视对方，微笑应答，大方得体，不卑不亢。
5、办公室内接听私人电话力求简短，时间控制在5分钟以内，严禁私人原因占用公司电话时间过长。
6、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，其他员工应主动接听，先说您好并报出公司或部门名称，重要电话做好接听记录，并之后转达给相关人员，电话结束后道谢并让对方先挂机。
三、办公环境及卫生管理规范
1、员工应在每天的工作开始前和结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持桌面整洁，无杂物。
2、不准随地吐痰，乱扔杂物，爱护公物，看见垃圾及时收起，共同爱护办公环境。
3、离开办公桌，长期不用电脑设备时，应锁定并关闭显视屏，节约用电。
4、爱护公司公共财物，爱岗敬业，视公司如家；要以主人翁的`态度关心本公司的经济效益，爱护公司财产，提倡勤俭节约，反对铺张浪费。
5、使用会议室时应爱护会议室设施、保持会议室的整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾，关闭电器、照明电源等。
6、办公区域严禁吸烟。
7、不准在室内、走廊等公共区域堆放私人物品。
8、自行车、摩托车按规定放入车棚，不得随意停放在车间、宿舍等机动车道或行人通过的地点。
9、下班时需关好灯、门，切断所有电器设备的电源，并做好检查工作。
10、定期做好每周一次卫生清洁工作。
四、工作行为规范
1、根据考勤制度按时打卡，不迟到、早退，不代打、漏打。
2、工作时间内不得有睡岗、串岗、脱岗、打牌、下棋、干私活、玩游戏、非工作原因酒后上岗、做微商等网络推销、使用为客人提供的设施设备等类似行为。
3、自己负责的工作要有始有终，不得放松、推脱。
4、不得无故不参加公司组织的会议、学习、培训练兵、义务劳动等集体活动。
5、按规定时间完成工作计划内容，不得无故拖延提报工作计划及相关报表。
6、工作中出现失误造成不必要的损失的，由当事人做出相应承担。
7、外来人员（包括其他部门员工）未经允许不可使用公司电脑及其他办公设备。内部员工未经允许不得触碰指定电脑。
8、员工不得拒绝接受关于行为、纪律、经济等方面的相关检查。
9、不得未经授权私自使用酒店车辆、设备、器械、复制钥匙、磁卡等类似行。由此所产生的费用由个人承担，如造成财产损失照价赔偿。
10、各员工之间应紧密配合，加强沟通，主动协调，凡被动应付，出现员工之间推诿扯皮，影响经营管理的行为，给予双方口头警告，处以罚款，如造成财产损失按价赔偿。
11、不得未经公司授权私自发表或传播虚假言论而影响客户或员工声誉，一经发现给予最后警告，处以罚款，并视情节轻重给予降薪或劝退，情节恶劣者送交司法部门处理，影响公司名誉者追究法律责任。
12、不得有打架斗殴、聚众闹事、谩骂他人、欺压同事或恐吓、威胁打击报复相关人员等类似行为，并视情节轻重给予罚款、降薪或劝退，如造成财产损失按价赔偿，情节恶劣者送交司法部门处理，影响公司名誉者需追究其法律责任。
13、不得对同事违规、违纪现象有意包庇或捏造事实，视情节轻重给予降薪或劝退，如造成财产损失按价赔偿，情节恶劣者需送交司法部门处理，影响公司名誉者追究法律责任。
14、严禁利用职务之便私贪污或收受回佣，一经发现立即开除，如造成经济损失双倍赔偿，情节严重者送交司法部门处理。
15、未经许可私自启用单位印章及证件者，一经发现立即开除，造成经济损失双倍赔偿，情节严重送交司法部门处理。
16、进出公司除特殊情况外，不准携带公司资产物品离开，经查实一律按规章制度办理。
17、服从上级领导的合理工作安排，不得顶撞上级，不得无故拖延、拒绝或终止上级安排的工作任务，若有意见可按正常程序逐级反映。
18、严格执行工作标准及流程，严禁发生各种因公司或个人因素造成客户不满意的情形。
19、员工如有个人问题或工作困扰时，应向主管领导反映寻求解决，绝不能因个人私事而影响工作的执行与进度。
20、所有员工必须专心听取客户的投诉，遇到投诉时要紧急处理，不能推托。超越本人权限时，应立即通知部门主管领导解决。
21、对客户提出不妥善的地方要表示感谢并致歉，然后立即上报部门主管领导，不得辩解；
22、工作中的相关文件做好记录，分类摆放。离开办公室时要将印章、秘密文件、资料及硬盘等贵重物品锁在文件柜或抽屉内，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作。
23、办公区内谢绝与工作无关的私人访客。
24、如有触犯中国法律或被法院依法定罪者，公司将配合司法部门进行调查并立即开除。
五、值班行为规范
日常值班管理
1、值班人员遇事可先行处理，事后再报告。但遇其职权范围之外的事情，应立即通报并请示主管领导。
2、值班人员遇到重大紧急事件时，应及时向公司领导汇报与请示，以便及时处理并在第一时间通知相关负责人。
3、值班人员应将值班时所处理的事项填写在“值班日志表”，交班后送主管领导审查并及时备档。
4、值班人员应做好广告机及其他设备的播放、维护等相关管理工作。
5、值班人员应做好公司备用钥匙的保管及交接工作。
6、值班人员应做好下班后灯、门、电源的检查及关闭工作。
7、值班人员应做好上班登陆对公qq，接收信息，并及时查看业务邮件等工作。节假日值班管理
1、重要节假日值班但不坐班。
2、行政人资部在放假前组织一次联合检查并将结果予以通报。所查隐患在节前必须完成整改，经联合检查组确认后方可放假。
3、法定假期以国家颁布政策为准。法定假当天如不能正常安排休息，企业将根据经营情况给予补休。
4、值班人员如需连休可提前三天申请，并做好交接工作。
5、法定节假日的值班要求视公司实际情况自行安排。
6、值班期间，通讯设备必须时刻保持通畅。
档案室的管理制度11
一、 总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二） 各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三 、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的.在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
（五）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股东名册
（3）组织规程及办事细则
（4）董事会及股东会记录
（5）财务报表
（6）政府机关核准文件
（7）不动产所有权及其他债权凭证
（8）工程设计图
（9）公司规章制度
（10）其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。
5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
附表
档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。
档案室的管理制度12
档案室管理规定
一、归档制度
1、归档范围
公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。
2、归档要求
归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。
3、归档时间:输完毕后,应立即归档。
4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。
5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。
二、保管制度
1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。
2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。
4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。
6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。
7、公司对档案进行定期或不定期的`检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。
三、档案借阅、复印程序
提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室
具体要求:
1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;
2、要爱护档案,::不得丢失;
3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;
4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;
5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;
6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。
档案室的管理制度13
档案室安全管理制度：
1、档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的场所，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。
2、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。
3、各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4、档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。
5、室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。
6、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。
7、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。
档案室的`管理制度14
为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。
档案工作管理体制
1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。
2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。
3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并配合检查。
4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
档案工作基本任务
1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。
2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。
3、制订档案工作计划和管理规定。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
档案收集制度
应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。
1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。
2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。
3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。
4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料在一个月内向档案室移交。
5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。
6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应及时向档案室移交。
档案整理制度
档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。
1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。
2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。
3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。
4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。
5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。
6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。
7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。
8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。
档案保管制度
1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。
2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜入室内。
3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿度时，要及时采取降温、降湿措施。
4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。
5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，，室内无蛛网，橱柜架排列有序。
6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。
档案保密制度
1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。
2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。
3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导及有关部门。
4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。
5、不得让无关人员随意进入档案库房。
6、无保存价值的`档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。
7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
档案利用制度
1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。
2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工具。
3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。
4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。
5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。
6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。
7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。
8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。
9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。
档案统计制度
1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。
2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。
3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。
4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。
5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。
档案鉴定制度
1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。
2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。
3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。
4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。
5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。
6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。
档案室的管理制度15
一、档案室保管的档案，主要供本单位领导和工作人员使用，不属开放范围。外单位需查(借)阅我单位档案资料，必须经办公室主任审查并报告单位负责人批准后方可借阅。
二、本单位各部门工作人员因工作需要调阅档案时，须经本部门兼职档案员同意，并认真填写"档案查(借)阅登记"。
三、档案室一般不外借档案原件，确因工作需要带出，必须严格办理借阅手续，从严掌握借出时间。
四、查(借)阅档案，必须做到爱护档案，不得涂改、折抽案卷、不得扩大阅读范围，及时办理还档手续。
五、档案资料利用后，查阅者要填写《档案利用效果登记》，及时送交档案室存查。
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