召开会议预算方案

时间:2021-12-09 08:16:43 方案 我要投稿

召开会议预算方案

  为确保事情或工作顺利开展,常常要根据具体情况预先制定方案,方案是书面计划,是具体行动实施办法细则,步骤等。那么应当如何制定方案呢?下面是小编为大家整理的召开会议预算方案,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

召开会议预算方案

  召开会议预算方案1

  1、交通费用,交通费用可以细分为:

  (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

  (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

  2、会议室/厅费用

  具体可细分为:

  (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

  3、住宿费用

  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  4、餐饮费用

  会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的`。

  (1)、早餐

  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

  (2)、中餐及午餐

  中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

  (3)、酒水及服务费

  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  (4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

  5、联谊酒会/舞会

  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认:

  6、视听设备

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

  (1)设备本身的租赁费用,通常按天计算

  (2)设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

  (3)音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

  c、演员及节目

  通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  d、其他——点心、水果及调制色酒

  7、杂费

  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

  召开会议预算方案2

  一、会议目的:

  通过此次招商会议,达成参会经销商及时与公司合作的意向,为启动市场做好铺垫。

  二、会议主题:

  倡导健康,创造佳品,引领双赢。

  三、会议时间:

  xxxx年10月15日-10月17日期间,第一天下午报到,第二天

  上午8:30正式会议。

  四、参会人员:

  1、政府领导,包括政府领导,家电协会会长

  2、康佳集团领导、厨卫事业部领导、技术部代表、品质部代表、全国区域经理

  3、全国经销商

  4、会议工作人员:筹备组、调度组、后勤组、接待组、交通组、现场策划组成员

  五、会议地点:

  暂定XX酒店

  六、会议筹备期(9月20日-10月15日)

  1、9月20日成立由部门领导组成的筹备组,并分配责任人,负责相关工作;

  2、9月21日前由营销部提交《招商会议方案》草案,并交筹备组讨论,总经理审批通过。

  3、9月22日-10月5日由各区域经理向已有合作意向的各省其他知名生活电器 经销商和国美、苏宁等全国连锁销售企业发出《招商邀请函》。

  4、10月1日之前确定好会议地址与参会人员(政府机关、媒体及业界人员)名 单。

  5、公司内部成立司仪组或请专业司仪公司负责接待工作。

  6、人员分工(详见表2)

  7、10月14日之前完成公司及工厂现场5S工作,完成相关接待物品的采购及信息传递。

  8、10月5日之前营销部经理负责整个招商会议的费用预算,报营销总监审核,总经理签字通过。

  七、会议召开期(10月16日)

  1、具体会议流程(详见表1);

  2、各组工作内容及要求见表2《人员分工及工作职责说明》;

  八、会议结束期(10月17日)

  1、会议现场的清理;

  2、与酒店的费用结算;

  3、带领经销商参观公司及生产现场;

  3、会议结束后,各区域经理负责区域经销商的招商洽谈及返程事宜的协助。

  九、会议总结期(10月17日)

  1、招商会议工作总结

  2、下期工作计划及目标

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