采购管理制度

时间：2026-02-22 02:37:25 制度我要投稿

采购管理制度[大全15篇]

　　在现在社会，人们运用到制度的场合不断增多，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编整理的采购管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

采购管理制度[大全15篇]

采购管理制度1

　　酒店采购部管理制度的重要性体现在以下几个方面：

　　1. 提升效率：标准化流程减少决策延误，提高采购效率。

　　2. 控制成本：有效管理能降低采购成本，提高盈利空间。

　　3. 风险防范：制度化管理有助于预防采购舞弊，保护酒店资产安全。

　　4. 保障品质：确保物资质量，提升客户满意度，维护酒店声誉。

采购管理制度2

　　物业服务管理制度的重要性在于：

　　1. 规范服务：通过制度化管理，确保服务标准化，提高业主满意度。

　　2. 风险防控：预防和减少因管理不当引发的问题，保护物业公司和业主双方的.利益。

　　3. 责任明确：明确各部门和个人的职责，提高工作效率，减少纠纷。

　　4. 提升形象：良好的管理制度能提升物业公司的专业形象，增强市场竞争力。

采购管理制度3

　　1. 建立全面的供应商数据库，记录供应商信息，便于筛选和比较。

　　2. 设立供应商评审委员会，负责供应商的选择和评估工作，确保公正透明。

　　3. 定期举办供应商大会，分享企业需求和市场趋势，增进双方理解和合作。

　　4. 实施供应商培训计划，帮助供应商提升质量和效率，降低不良品率。

　　5. 建立供应商绩效改进系统，对于表现不佳的供应商，提供指导和支持，帮助其改进。

　　6. 对关键供应商实施定期审计，确保其持续符合企业要求。

　　7. 制定供应商激励政策，如优质供应商奖励，激发供应商的'积极性。

　　通过上述方案，企业可以构建一个高效、可靠的供应商网络，为企业的长远发展奠定坚实基础。供应商管理制度的实施需要全员参与，各部门需密切协作，共同维护供应链的健康运行。只有这样，企业才能在竞争激烈的市场环境中立于不败之地。

采购管理制度4

　　第一章总则

　　为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

　　第二章采购原则

　　采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

　　采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

　　一般日常办公用品及其它消耗用品由财务部和行政后勤人员负责采购。

　　急用、小金额采购可以口头向部门负责人、董事会领导汇报后先行购买，购回物品经行政人员验收后再到财务部报销。

　　采购时应尽量要求供应商开具发票，采购金额达500元以上（含500元）一律需出具发票。

　　第三章采购程序

　　一、采购申请

　　采购前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“采购申请单”。

　　紧急采购时，可在“采购申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

　　若撤销采购，应立即通知财务部或行政后勤人员，以免造成不

　　必要的损失。

　　二、采购流程

　　采购经办人在“采购申请单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

　　各采购经办人在采购之前必须把“采购申请单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

　　第四章采购经办人职责和行为规范

　　一、采购经办人职责

　　建立供应商资料与价格记录。

　　询价、比价、议价及定购作业。

　　所购物品的品质、数量异常的处理及交货进度的控制。

　　做好每次的'采购记录及对帐工作。

　　一、采购经办人行为规范

　　采购经办人应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写“采购申请单”。

　　采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则做出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。

　　第五章附则

　　一、各部门需要采购时，须按上述审批手续和流程采购执行。

　　二、本制度经董事会和总经理审批核准后实施。

采购管理制度5

　　1. 安全合规：有效遵守国家相关法规，防止因化学品管理不当导致的事故。

　　2. 成本控制：避免过度库存和无效采购，节约企业资源。

　　3. 风险防范：降低因化学品质量问题引发的生产中断或法律纠纷。

　　4. 环保责任：确保化学品的正确处置，履行企业环保义务。

　　5. 业务连续性：通过规范化的`管理，保障生产流程的稳定运行。

采购管理制度6

　　1、采购品钢管、扣件、安全网、安全帽、安全带、漏电保护器、配电箱、限位装置、保险装置、钢丝绳、消防设备等符合安全规定要求。

　　2、供应方应依法取得资格，有良好的质量信誉，经工商及有关监督机构批准，许可证的诚信企业。

　　3、材料、器材、设备部门采购物品应有主管经理审核批准。

　　4、特种安全用品和新推广的安全设施采购，必须报技术部门、安全部门审查，公司主管经理审核批准。

　　5、安全保护直接采购用品须经项目工程部材料员写申请，上报公司安全部门批准后方可进行。

　　6、对甲方供料的验收由项目安全、技术、材料、设备部门，仓库保管部门共同执行，对质量、安全性能检查，同时办好入库手续。

　　7、对不符合国家标准、规范、甲方设计要求的'产品，材料仓库应拒收。

　　8、材料部门应及时提供采购安全用品的合同、协议，合格证，质保书等采购文字资料。

　　9、安全部门根据资料的类别、用途妥善保存。

采购管理制度7

　　物资采购管理规程

　　1。目的

　　为保证大厦设备维修保养，日常办公事务及保洁工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。

　　2。范围

　　各部门工作所需的办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品及工程所需的配件材料和印制表格标牌等。

　　3。职责

　　3。1 采购员负责对各类物资的采购工作。

　　3。2 财务部派专人负责需采购物资的复审工作。

　　4。程序

　　4。1根据各部门月请购所需常规或急购物资填列的请购单的品名、数量、规格、型号等，及时与相关的业务单位联系，落实物资和价格后，反馈采供部主管初审后，报大厦财务部复审，再呈大厦总经理批示后及时组织物品的购入，物资到位后，及时通知有关部门领用。

　　4。2对急购物品，要按使用部门要求的时间及时采购。（特殊情况先购后批），确保大厦设备的正常运转。

　　4。3 对一些规格、型号强的特殊配件和购买，可请示工程部经理，委派工程技术人员共同外出购买，以便确认规格、型号、鉴别质量。

　　4。4 严格按照《合格分供方名册》选择采购渠道，不得擅自变更。

　　4。5 对一些单一品种物资的选择，也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则，签订供物意向，以保证长期稳定的关系。

　　4。6对常规物品尽可能参照周期使用需求量，做到计划购买，防止库存积压。

　　4。7对一些大宗物资要索取“三包”手续，签订三包条款以保证包修退换的执行，必要时留10%尾款。

　　4。8对大宗物资的采购，必须由二人操作，从询价到落实，从质量到价格均由二人共同负责。

　　4。9采购员要负责对物资使用随时回访，了解物资的使用情况，质量是否合格、优良，如发现质量问题，及时与分供方联系退换，对确不守信誉、质量无保证的渠道，不再合作。

　　4。10为提高资金利用率，便于质量低劣物品的退换，对采购的物品尽可能采取延期付款的.方式来制约。

　　4。11库管员要对物资质量把关，对不合格物品的退换起监督作用。

　　4。12采购员要及时报帐，核销物品采买的手续，不许拖拉压票影响财务部结帐。

　　4。13对采购工作要有高度的责任感和事业心，对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率，当日的工作当日完成，不拖拉，不借外出购物办私事，否则一经发现严肃处理。

　　4。14 采购员要刻苦钻研有关业务知识，全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等，分析掌握市场行情，做到心中有数、业务熟练。

　　4。15 采购员要认真填报《物资结算统计表》。

　　4。16 树立敬业爱岗精神，遵守财经纪律，对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。

　　4。17 杜绝损公肥私、中饱私囊，对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者，由当事人悉赔，并处于二倍罚款，同时申报人事部立即开除。

　　5。监督执行

　　部门经理监督执行

采购管理制度8

　　一总则

　　为加强选购工作的管理，提高选购工作的效率，制定本制度。全部的选购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

　　二选购部人员职责及管理制度

　　1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注重市场信息的堆积。

　　2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节省，考究职业道德。

　　3.负责公司生产所需材料的选购工作。

　　4.负责供给商的开发、管理及维护工作。

　　5.坚定执行各项选购工作制度及公司各项规则制度。

　　6.大项材料必需做招标工作，其他材料询价必需三家供给商以上参加。

　　7.乐观了解材料的短缺、发货、验收等实际状况，早知道，早处理。

　　8.准时帮助财务部对比欠款数额或者合同要求支配对供给商举行付款。

　　9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

　　10.完成领导交办的其他工作。

　　三选购工作流程

　　选购部作为一个职能部门，在项目的详细实施中担负了不行推卸的重要责任，选购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、有用、完美的选购工作流程是提高选购效率，较低成本最有效的办法。在项目实施的过程中，选购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才干顺当的完成选购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，削减工作失误，为项目的顺当实施做出各自的贡献。

　　1.在项目的初始运作阶段，选购部按照项目部、投标部的详细要求，协作举行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要避开发生投标价低于实际选购价的状况浮现。

　　2.项目正式运作后，选购部应当在第一时光开头举行所需材料的选购预备工作。生产方案部门依据工程合同和对照库存后的实际需求，对选购部下达《材料申购单》(附表1 )此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往选购部，一份发往工厂或者生产基地。

　　3.选购部接到《材料申购单》后，按照所需材料的规格，质量要求，数量，生产地址等实际状况，向公司已经确定的合格供给商中的3家— 5家发出《材料询价单》(附表2 )。供给商按照要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供给商付款的依据之一，需妥当保存。选购部按照几家供给商的对照讨论后确定其中的一家或者几家举行供货。向其发出《材料订购单》(附表3 )，同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其预备收货。

　　4.供给商按照《材料订购单》支配生产运送，各项详细要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证实书。

　　5.工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的.质量、数量检查，检查中必需将供给商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对比，质量和数量都精确无误后才干举行收货，然后填写《材料到货单》(附表4 )，相关责任人签字后回传选购部。

　　6.工厂或者生产基地完成生产任务后，准时通知选购部，由选购部按照货物状况和送货地址等支配物流公司举行运送。建议物流公司相对固定，便于统一定价，统一结算，节省运送成本。

　　7.项目完成后，选购部按照与供给商签订的合同条款支配付款。付款时，选购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》，如有需要，选购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供给商签字盖章的《材料询价单》。由财务部按照实际状况支配付款额度。

　　8.供给商应于付款前开具出相符的增值税发票或者一般发票，财务部在收到发票后即向供给商付款。

　　四选购部进展规划

　　原材料选购在任何一个公司都是打算生产、销售的关键环节，早在几年前，资深的管理专家就提出了：选购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。但是时至今天，又有多少个公司能真正的做到这点呢?

　　降低选购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标，而是一个公司必需要规划、重视的长远进展策略，是需要长久的工作阅历的堆积和公司整体的选购流程，选购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。

　　我们选购部的初步方案如下，其中的时光和工作目标按照实际状况会作出相应调节，但是保证前进的大方向永久不变

　　(一)在3个月内完成选购体系的建立，包括选购制度，工作流程，供给商管理等制度。举行供给商资历的初步审核，每种材料确定出5 — 10家候选供给商。开头逐步实施选购工作流程。

　　(二)在6个月内完美选购体系，修正详细工作中浮现的问题。进一步完美供给商系统的开发和维护。让选购工作流程走入正轨，高效，精确的运行。

　　(三)在1年内建立高效的选购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不准时、报验不准时等工作失误，不浮现一起因为选购工作失误造成的公司损失，建立完美的选购管理体系，能初步感触到选购工作流程高效、精确带来的方便，能看到选购成本降低带来的实际效果。

　　(四)在2年内建立起相对固定的选购团队和供给商队伍。能切实看到因为选购成本降低而带来的公司利润上涨。

　　(五)大胆设想：5 — 10年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以符合科技长进的产品、技术为主打，以完美的组织结构，人员搭配为根基，以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售后服务为主线，涉及钢结构工程设计、施工，通信工程设计、施工，物流，工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的供给商，为公司的进展提供最大限度地支持。

　　目前起草的《选购部管理制度和工作流程》与《供给商管理方法》只是依据本来在工程项目公司及生产厂家的选购工作中所堆积的阅历做的一个现行的临时性的文件。还需要在试行的过程中不断的发觉问题，修改失误，争取在几个月内修改出一套完整的，适合公司详细状况的选购系统体系。希翼公司领导，各个部门同事在详细实施中，多提珍贵看法，指出我们工作中的不足，促进我们选购部工作的长进，真正达到降低选购成本，推进公司进展的目标

采购管理制度9

　　产科质量管理制度的重要性不容忽视，它直接影响到母婴的生命安全和健康。

　　良好的.制度能减少医疗事故，提升医疗服务质量，增强医院的公信力。

　　通过科学管理，可以优化资源分配，降低运营成本，提高医院的整体效益。

采购管理制度10

　　办公设施管理制度范本旨在规范企业内部办公设备的使用、维护与管理，确保设施的高效运行，降低运营成本，提高员工的工作效率。

　　内容概述：

　　1、设施分类与登记：明确各类办公设施，如电脑、打印机、电话、办公家具等，进行详细登记，记录设备的基本信息。

　　2、分配与使用：规定设施的分配原则，明确个人与部门间的使用权，制定合理的.使用时间与规则。

　　3、维护保养：设定定期检查与保养计划，确保设施的良好状态，预防故障发生。

　　4、故障报修：设立故障报修流程，及时处理设备问题，减少工作影响。

　　5、更新替换：制定设备更新替换策略，平衡成本与效率，保持技术的先进性。

　　6、节能环保：提倡绿色办公，鼓励节约能源，减少废弃物产生。

　　7、安全管理：强调设施安全使用，预防火灾、电气事故等风险，制定应急预案。

　　8、违规处罚：设立违规使用设施的惩罚措施，以保障制度的执行。

采购管理制度11

　　酒店采购管理制度是确保酒店运营效率和成本控制的关键环节，它旨在规范采购流程，防止浪费，提高资源利用率，保证服务质量，同时维护酒店的整体利益和品牌形象。通过有效的`采购管理，酒店能够精准预测需求，合理安排库存，降低采购成本，优化供应链，从而提升运营效益。

　　内容概述：

　　1. 采购策略：明确采购目标，如质量、价格、交货时间等，并制定相应的采购策略。

　　2. 供应商管理：建立供应商评估体系，定期评估供应商的性能，确保供应稳定和质量可靠。

　　3. 采购流程：规范从需求提出到合同签订的整个流程，包括审批、询价、比价、订购、验收、付款等环节。

　　4. 库存控制：设定合理的库存水平，避免过度库存导致的资金占用和损耗。

　　5. 合同管理：制定标准合同模板，确保合同条款公正公平，保护酒店权益。

　　6. 质量控制：建立质量检验机制，确保采购物品符合酒店标准和服务要求。

采购管理制度12

　　1.制定采购计划：

　　1) 由商场各部门概括每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。

　　2) 计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核。

　　3) 采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部。

　　2.审批采购计划：

　　1) 财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。

　　2) 财务部根据商场本年的营业实际、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。

　　3) 将汇总的采购计划和预算报总经理审批。

　　4) 经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

　　3.物资采购：

　　1) 采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。

　　2) 大宗用品或长期需用的物资，根据核准计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的`供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

　　3) 采购人员对餐料、油味料、酒、饮品等等，要按计划或下单进行采购，以保证供应。

　　4) 计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。

　　4.物资验收入库：

　　1) 无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。

　　2) 仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。

　　5.报销及付款：

　　1) 付款：采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批后方可付款。支票结帐一盘由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内。按商场财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准许后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。

　　2) 报销：采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖单，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

　　采购部业务操作制度：

　　1.按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。

　　2.向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。

　　3.在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。

　　4.按商场及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购。

　　5.货物验收时出现各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。

　　6.货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。

　　7.将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。

　　8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

　　物品、原材料采购制度：

　　1.物品库存量应根据商场货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。

　　2.坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。

　　3.各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。

　　4.计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。

　　5.凡购进物资，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。

　　6.高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。

　　7.从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。

　　8.凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员应一律拒绝支付，并上报给总经理。

　　能源采购管理制度：

　　1.商场工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用计划和年度使用计划。

　　2.制定实际采购使用量的季度计划和年度计划(一式四份)交总经理审批，同意后交采购部按计划采购。

　　3.按照商场设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。

　　4.超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购，必须别填写请购单，提前一个月办理。

　　5.当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总旨理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。

　　食品采购管理制度：

　　1.由仓管部根据商场销售需要，订出各类正常库存货物的月销售量，制定月度采购计划一式四，交总经理审批，然后交采购部采购。

　　2.当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。

　　3.为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采购取定期补给的办法。

采购管理制度13

　　一、总则

　　1.为规范公司日常采购工作,特制定本制度。

　　2.本制度适用于公司的日常采购活动。

　　二、采购原则

　　1.严格执行询议价程序

　　物品采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

　　2.采购会审、合同会签制度

　　物品采购,必须有相关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核后生效。

　　3.职责明确

　　采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货等问题的解决,应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

　　4.一致性原则

　　采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致,在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。

　　5.廉洁制度

　　所有采购人员必须做到:

　　(1)自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。

　　(2)加强学习,提高认识,增强法治观念。

　　(3)廉洁自律,不能向供应商伸手。

　　(4)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

　　(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

　　(6)努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。

　　三、采购程序

　　1.供应商的选择

　　(1)供应商必须证照齐全,具有相关资质。

　　(2)对于经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。

　　(3)在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的'服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

　　(4)为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

　　2.采购程序

　　(1)日常及其他零星物品的申请,由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批,最后交采购部门采购。

　　(2)采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调财务及使用部门共同完成,报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

　　(3)对于已审批完毕的采购合同,必须彻底跟踪,保证准确的交货期,以免影响公司运营。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的,必须第一时间向上级汇报,协商最快交货期,或商议其它解决方案。并及时通知相关人员最新的材料到货时间。

　　(4)采购过程中发生变化时,需求部门应及时出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。

　　3.付款程序

　　(1)采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请,各主管签字,后附入库单,交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

　　(2)发票:付款时必须索要发票,核对发票形式(普票或增值税发票)内容是否和合同约定一致,确认后交给财务部核销。

　　四、违约处理

　　1.货物出现延期后,采购部应及时通知相关部门。

　　2.货物出现质量问题后,由使用部门提出意见,报部门经理,交采购部处理。采购部接到意见后,将情况上报总经理,并按投诉做紧急处理,将情况及时报给供应商,要求供应商换货或退货。

　　3.采购部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,采购部负责追索。追索不成,由法院裁决。

　　五、审计监督

　　在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。

　　六、绩效与评估