人事档案的管理制度（精选27篇）
我们在现在的社会生活中，制度的使用频率逐渐增多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编为大家收集的人事档案的管理制度（精选27篇），欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
人事档案的管理制度 1
第一章总则
第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。
第二条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。
第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、规定和政策，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。
第二章人事档案归档范围和要求
第五条归档范围。
（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。
（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察资料等。
（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。
（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。
（六）政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的.意见，检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料。
1、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察资料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。
2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。
3、加入民主党派的有关材料。
（九）表彰奖励活动中形成的有关材料。
劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。
（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表；考察资料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。
（十二）考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。
（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。
（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。
（十五）参加区县级以上（包括区县级）人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。
（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。
（十七）其它起重要依据作用的材料。
第六条收集方法。
（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。
（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。
（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。
人事档案的管理制度 2
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。
一、保密制度
1、认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。
2、加强组织纪律，坚守工作岗位。
3、人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。
4、人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。
5、人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。
6、无关人员一律不得进入档案库房（室）。
7、严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。
8、对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。
9、人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。
10、人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。
11、人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。
12、属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。
13、严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。
14、发现泄密事件，认真处理。
二、归档制度
1、按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作；材料归档范围具体见附件。
2、校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1—2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。
3、每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。
4、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。
5、不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。
6、人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
7、每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。
8、对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。
三、鉴别制度
1、收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。
2、鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。
3、鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。
4、归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
5、人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、整理制度
1、整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。
2、整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
3、整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的'有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。
4、必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
5、人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。
6、不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。
7、整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。
五、借阅制度
1、查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。
2、查（借）阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查（借）阅登记表》。
3、复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。
4、查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。
5、查阅档案的单位或个人，不得擅自—拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。
6、档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
六、转递制度
1、递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
3、递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。
4、使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5、职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。
6、校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。
7、不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。
8、是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。
七、核查制度
1、事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。
4、出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。
人事档案的管理制度 3
（一）干部人事档案材料收集制度
1、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作。
2、档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料。
3、干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档。
4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理。
5、对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。
（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度
1、严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核。
2、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
3、归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。
4、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档。
5、干部人事档案材料应统一使用16开纸（19×26.5厘米），材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名。
6、凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。
（三）干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅。
2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
3、查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容。
5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容。
6、查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
7、档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。
（四）干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全。
2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位。
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。
5、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带。
6、转出的档案逾期一个月未收到回执的`，应发函或打电话询问，以防丢失。
7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。
（五）干部人事档案检查核对统计制度
1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决。
2、提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库。
3、干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料。
4、整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。
（六）干部人事档案的保管、保密制度
1、严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作。
2、非档案工作人员一律不得进入库房。
3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人。
4、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。
5、严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45%—65%）。
6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全。
7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源。
8、严禁个人私自保存任何人的档案材料。
9、档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续。
10、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。
（七）人事档案管理人员职责
1、热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料。
2、建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料。
3、严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递。
4、及时登记教职工职务、工资变动情况。
5、为学校及有关部门提供教职工情况。
6、维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作。
7、调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。
8、完成领导交办的其他事项。
人事档案的管理制度 4
人事档案统计制度
1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。
2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。
3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。
4、按照上级要求，报送本局档案情况。
人事档案查（借）阅制度
1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。
2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查（借）阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。
3、查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。
人事档案保密制度
为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。
1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。
2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。
3、忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。
4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。
5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。
6、非档案管理人员，不准随便出入库房。
人事档案利用制度
1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。
2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。
3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
人事档案库房管理制度
1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的.工作。
2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。
3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。
4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。
5、档案柜的。排列要科学有序、便于通风和避光。
6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。
7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。
分管档案工作领导责任制
1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。
2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。
3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。
人事档案的管理制度 5
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的.名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
人事档案的管理制度 6
第一条人事档案的内容。
员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：
1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；
2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；
3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；
4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；
5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的'基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。
人事档案的管理制度 7
一、 目的：
为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。
二、 内容：
1、归档制度
（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。
（2）按照资料属性、内容，确定其归档的.具体位置。
（3）将资料放入档案，并输入资料库。
2、核查制度
检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对
3、保卫制度
（1）、指定专人负责档案保管。
（2）、备齐必要的存档设备。
（3）、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
4、 统计制度
（1）人事档案的数量。
（2）人事档案材料收集补充情况。
（3）档案整理和保管情况。
（4）档案及设备利用情况。
5、 转递制度
档案转递一般由工作调动等原因引起，
（1）取出应转走的档案；
（2）填写人事档案转递记录；
（3）按发文要求包装、密封
6、借档制度
（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。
（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；
（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。
人事档案的管理制度 8
一、干部人事档案材料收集制度
1、干部人事档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续,任何组织与个人不得以任何理由积压归档材料。
2、干部人事档案管理部门应当建立联系制度,及时掌握形成干部人事档案材料的信息,主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人与其她有关方面收集干部人事档案材料。
二、干部人事档案材料鉴别、归档制度
1、干部人事档案材料的鉴别归档工作,必须根据有关法律、法规与文件精神,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,严肃认真地进行。
2、对干部人事档案材料在归档前必须经过认真审查、鉴别,必须判定材料就是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容,符合要求的`才能归档。不准将规定归档范围之外的材料擅自归档,不准将虚假材料与不符合归档要求的材料归入档案。对符合归档要求的材料要进行登记,在接收之日起一个月内放入干部本人档案,一年内整理归档。
3、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)或16开型(长260毫米,宽184毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20～25毫米装订。
人事档案的管理制度 9
根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合学院工作实际，制定本制度。
一、干部人事档案材料收集制度
（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据形势发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
（二）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。
（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或20开型（长260毫米，宽204毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；
对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
二、干部档案材料鉴别归档制度
（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档；
（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；
（四）对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。
（五）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
（六）鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。
（七）凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。
（八）经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。
（九）鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务，应随时或定期进行。
三、干部人事档案整理制度
（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。
（二）干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。
（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；
编排有序，层次清楚；
技术科学，修补完整；
目录清楚，打印工整；
两边对齐，装订美观。
（四）干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。
（五）干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。
（六）每两年对管理的`干部人事档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。
四、干部人事档案查借阅制度
（一）干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经主管领导批准后，方可进行查借阅。
1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；
2.办理案件；
3.办理社会保险、公证；
4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
（二）除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。
（四）查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查（借）阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。
（六）查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。
（七）查阅干部人事档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；
不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；
严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。
（八）干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地必须在借出之日起五个工作日内归还，外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
（九）持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。
五、干部人事档案转递制度
（一）干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。
（二）转递干部人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。
（三）转出的干部人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。
（四）转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，并详细登记转递情况。凡转出的干部人事档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。
（四）接收的干部人事档案，经核对无误后，方可归档入库；
对个人自带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。
（五）对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。
（六）对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，移交干部原籍档案馆保存。
（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将干部生平归入干部档案；
五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。
六、干部人事档案检查核对制度
（一）在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。
（二）接收干部人事档案时，看是否属于本部门管理范围；
看单位、姓名、职务是否相符；
看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；
看有无不需归档的材料；
看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。
（三）转递干部人事档案时，一要清点材料，整理装订；
二要注销档案名册，注明转出去向；
三要办理转递手续。
（四）接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。
（五）每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。
（六）每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。
七、干部档案保管和安全保密制度
（一）专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。
（二）要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。
（三）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；
严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。
（四）干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部人事档案进入公共场所。
（五）干部人事档案工作中形成的销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。
（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。
八、干部人事档案审核通报制度
（一）干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。
（二）干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情况和原因进行了解核实，并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。
（三）拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情况及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。
人事档案的管理制度 10
一、总则
（一）为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。
（二）本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。
二、档案管理人员工作职责
（一）综合办公室安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作，原则上管理人员档案资料终身保存，普通员工档案至少保留两年；
（二）集团人事档案管理人员工作职责：
1 .严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；
2 .根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;
3 .收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息；
4 .积极主动地去发现人事档案工作的新情况、新问题，并定5期向部门领导请示报告工作；.积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。
（三）未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。
三、纸质资料管理
（一）收集综合办公室档案专管员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理
1 .人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、
辅助档案资料、离职档案资料三大类；其中基础档案资料和辅助档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
（1）基础档案资料入职基本资料资料，包括但不限于姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，工作履历等；
员工入职相关审批文件资料，包括但不限于入职审批表、员工薪酬说明书、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；员工各类证件资料，包括但不限于身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；员工各类在职资料，包括但不限于转正申请书、试用期员工转正定级考核表、每年度工作总结等；
（2）辅助档案资料
①辅助档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②辅助档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的辅助档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中;更新类资料：是指可用新版替代旧版的辅助档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出,新版存入）
③辅助档案资料（累积类）主要包括：培训学习）总结资料、任免类文件、调动交接资料共四类；
④辅助档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议和体检资料共两类。
（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
四、档案组卷、存放规定
1.设立专用的档案柜。档案存入箱柜时排列系统，重要档案要专柜存放。
2 .以部门为单位，分类设置基础档案资料、辅助档案资料及离职档案资料档案盒，将每位员工的人事资料对应存入部门人事）32Cnl6cm档案袋的分类文件盒中，必要时可统一使用（长（宽）*（22Cnl高）*的档案盒存储档案。
3 .档案盒背侧应当贴有人事基础档案资料、人事辅助档案资料及人事离职档案资料及档案号。
4 .档案盒内首页应当设置档案索引表。
5.归档的'文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写。
五、电子档案管理
电子档案管理对应于纸质人事档案，即将员工档案原件用扫描的形式，保存一份完整的电子档案，同样设立人事基础档案资料、人事辅助档案资料及人事离职档案资料文件夹,以部门为单位存入。为后续的查阅与调取提供便捷；也可防止因意外致使原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；
1 .电子信息录入：综合办公室档案专管员必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一星期之内全部录入公司人事管理系统。
2 .电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。
六、监督与处罚
对违反本规定有下列情形的，由综合办公室会同有关部门进行处理：
1、擅自向外公布、泄露档案材料的；
2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
3、利用职务便利调取档案资料谋取私利的。对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节的轻重，给予批评教育或开除处分;触犯法律的，要依法追究责任。
本制度自颁发之日起生效。
人事档案的管理制度 11
一、文书档案归档制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的`利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4.严格执行各项档案管理制度。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7.与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
人事档案的管理制度 12
一、村档案工作是村管理工作的重要组成部分。建立健全村种类档案，目的主要在于为村领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度村工作和对村工作做出决策，提供准确、可靠的依据。村要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好村的档案建设。
二、村建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、会计档案、基建档案、荣誉档案、学籍档案、村民档案、特殊载体等。
三、档案室要制定档案文件资料收集细目，档案员要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，并定期征集归档、建档。
四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使村档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。
五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。
六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉村各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。
七、档案员要按时向上级主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。
八、村内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。村外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经村主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的`材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。
九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。
十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密
人事档案的管理制度 13
一、目的:
规范商户档案资料的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、职责:
1、营运部经理负责审批档案对内的借阅申请及清单、档案管理的实施工作。
2、营运部指定人员负责档案的日常管理工作。
三、适用范围:
包含但不限于项目客户往来信函、装修管理文件,租赁合同、物管合同、转租撤场等相关资料与文件。
四、工作要点:
1、所有商户档案进行编号,一个客户立一个档案袋,分楼层或业态进行存档;
2、所有商户的档案袋应设立目录,并在目录上记载详细的入册内容与时间;
3、任何人借阅商户档案,要办理借阅手续,并通过营运部经理签字方可借阅;
4、负责档案管理的人员在借阅商户档案时,应向借阅者当面清点好档案袋中的.详细的资料,并完成双方交接签字手续;
5、商户档案的借阅,当天须归还,如超过一天时间,须经营运部经理审批同意;
6、商户档案归还时,档案管理人员按当时借阅时的详细清单进行清点完整无误后,双方完成交接手续;
7、档案管理人员,应每半年对商户档案进行清查与整理,每年年底应对商户档案进行归类存档。
人事档案的管理制度 14
根据有关档案管理的规定，特拟定以下校务公开档案管理制度：
一、立卷归档制度
1、按学院校务公开细则公示的，有保存价值的.文字、图表、声像等不同形式的记载材料，都属于立卷归档范围。
2、归档要求，凡已公开的记载材料，部门移交时须进行整理、分类、立目、装订后移交。
3、归档时间，通过公示后的记载材料，各部门须在结束后十五天之内整理后提交存档。
二、档案保管制度
1、校务公开档案库以部门为单元，分类保管。
2、加强档案库的防火、防盗、防虫的安全工作。
3、不断改善保管条件，提高保管水平。
三、档案利用制度
1、保管人员必须熟悉其档案范围及主要内容，为相关上级部门和学院部门的查询提供服务。
2、查阅必须办理登记手续，未经同意，不得翻拍摄影，不得复印。
3、借出必须办理审批手续，不得遗失。
4、校务公开范围仅限于学校内部，外部人员查阅借阅时，须遵循《国家安全法》及相关保密规定办理。
四、档案管理人员实行工作责任制
1、档案管理人员要忠于职守，熟悉业务。
2、档案管理人员要按相关制度提出管理措施，要对部门档案立卷归档提供指导。
3、档案管理人员在整理保护和提供利用方面作出成绩的，校务公开领导小组予以奖励。
人事档案的管理制度 15
一、认真学习《档案法》和《福建省档案条例》，热爱档案事业，刻苦钻研业务，忠于职守，做好本职工作。
二、制定并认真执行文件材料归档制度，积极配合、督促有关领导和有关人员按时、按质、按量办理好各职能部门档案的移交工作。
三、严格遵守档案管理制度，认真做好本社区档案收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和统计等工作。
四、对本社区各种门类、载体的'档案实行安全有效管理，做到类别清楚、目录齐全、排列有序，便于提供利用。
五、要定期检查档案保管状况，建立保管检查情况台帐，并对破损或变质的档案及时修补，复制或其它技术处理。
六、根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集等参考材料。
七、熟悉库藏档案，为本社区各项工作提供优质服务，充分发挥档案作用。严格执行保密、利用制度，办理好借阅手续和利用效果登记等工作。
八、严守党和国家机密，正确处理利用和保密的关系，使档案信息得到充分的开发和保证档案内容的安全，更好地为社区建设工作服务。
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一、目的
为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程项目建议批文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、档案机构及其职责
公司指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的保管和销毁；
3、档案材料的查借阅、催还。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记（见附表一）。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
八、档案的销毁
1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定，登记已失效的.档案，编制档案销毁清册（见附表三）。
2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。
3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。
4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。
5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
九、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅（见附表四）。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记（见附表五）。
4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理。
6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能带出。
7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。
十、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
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为了更好地做好技术档案管理,规范技术档案的收集、整理、存档、借阅等工作,依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,制订本制度。
第一条 档案管理工作的基本原则:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,档案由专人统一管理,以便于随时调用,维护档案的完整与安全。
第二条 档案管理部门接受上级部门的业务指导、监督和检查,负责管理本单位的科技(部分)档案,其任务是:
(一)各单位整理、立卷、鉴定、保管公司的档案;
(二)积极开展档案的提供利用工作;
(三)进行档案统计;
(四)认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案管理工作的业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
第三条 认真做好归档工作,归档内容包括:
(一)公司建立及变更的有关原始资料或复印件;
(二)工程建设、安装及变更的有关原始资料;
(三)所有设备及其维修的原始资料;
(四)所有运行记录和检查表格;
(五)压力容器、计量器具、阀门的原始资料和定期检测证书等;
(六)国家有关法律、法规、标准、规程、政府有关文件及会议记录等;
(七)公司各部门关于生产和技术方面的`发文等;
(八)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
第四条 归档要求
(一)归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档;
(二)案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三种;
(三)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表;
(四)全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。
第五条 档案借阅管理
(一)借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过主管领导批准;
(二)借阅时间,一般档案最长不超过10天,密级档案最长不超过一周;
(三)借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在图纸上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印档案;
(四)借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需经主管领导批准。
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1、文书立卷
每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。将文件按其形成的年度分开。
②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的'文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案管理
将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用
准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计
建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
5、档案鉴定
根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。
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一、档案收集制度
1、接收档案时要坚持严格按照有关规定的标准执行,保证安全档案的质量,使安全档案符合档案管理标准化、规范化和现代化的需要。
2、要定期接收现行机关的档案和有关资料。
3、要做好档案的收集工作。
4、案卷要符合质量标准,规定移交的检索工具、全宗介绍和材料要齐全。
二、档案保管制度
1、档案保管必须设置适应需要的档案库房、专用橱具,并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施,确保档案的完整与安全。
2、橱具排列要自左至右,并便于管理和通风,是五节橱的要自上而下地编制橱具顺序号。
3、案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行,排列要整齐、美观。
4、库房内经常保持清洁,禁止乱放杂物,库房内外要设温湿度计,每天上、下午定时测试、记录。
5、每半年对档案保管状况进行一次全面检查,做好检查记录,发现问题及时解决。
6、严格档案的出入手续,做好日常登记,统计工作,按规定搞好年报。
7、为确保档案的安全,库房管理人员要提高警惕,并配合有关保卫人员做好夜间值班工作;平时非工作人员未经许可,一律禁止入内。
8、档案工作人员调动工作时,必须将所保存的档案数量、状况详细交待清楚,办好交接手续后,方可离职。
三、档案保密制度
1、档案人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》,切实保证档案的完整与安全。
2、档案资料要严加管理,经常清点,不丢失,不泄密。
3、不准随便摘录档案资料,私人通信,谈话不得涉及机密档案内容;不准把机密档案资料外借或带出。
4、私人不准在办公室或存档案、资料的地方会客。
5、工作中形成的带有字迹的.废纸要集中存放,统一销毁,以免泄密。
四、档案统计制度
1、档案资料的收进和移出随时进行登记。
2、全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。
3、及时准确地掌握并记录档案资料的情况。
五、档案利用制度
1、凡查阅档案资料者,特别是查阅机密档案资料,要说明查阅目的,经领导批准后方可查阅,借阅的要填写《档案利用登记薄》,并且只限批准的内容,不得随意扩大阅读范围。摘抄、复制档案资料,要注意保密,做好登记,用完后退交销毁。
2、利用者在查阅要爱护档案资料,不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。
3、利用者必须在阅览内查阅档案资料,非经批准不得带出室外。
4、查阅完毕,档案工作人员要严格进行清点、核对、办理退还手续。
8、档案资料利用后,查阅者要填写《档案利用效果登记表》。
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为了使科研档案的管理更加系统、规范和科学，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研档案的建立规范
1、档案实行一题一档制度。
2、每个课题必不可少的材料（开题报告、论证书、立项书、批准书、中期成果鉴定、结题报告、验收鉴定书等）。课题研究过程中全部纪实材料及主卷的佐证材料。（现象记录、调查问卷、访谈记录、教案、教学实录等）
3、课题档案材料要注意原始性、真实性。
4、每卷档案都要有卷首页，便于查找。
二、科研档案内容：
（一）、课题档案
课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料，它指文字资料、电子资料、音像资料等。
1、前期档案：包括课题实施方案、开题报告、论证报告、课题立项、申报材料、立项批准书等。
2、中期档案：中期档案是课题的核心部分。包括课题实施过程的原始材料（实验数据处理、组织培训记录、召开会议记录、课题研究实录等），中期研究成果（阶段总结、论文、获奖证书等），阶段检查记录等。
3、后期档案：包括课题研究总结、申请验收报告、结题报告、最终科研成果、课题验收鉴定书，成果应用等。
（二）、教学成果档案：论文、创新、教具制作
（三）、试题：试卷档案
（四）、综合档案
包括：
⑴各级教育行政和科研管理部门印发的有关科研工作的`文件、法规、制度；
⑵科研规划、计划、科研工作总结；
⑶有关会议材料、领导讲话；
⑷科研信息资料；
⑸教师培训材料；
⑹科研工作检查记录；
⑺获得的各种奖励材料等。
三、科研档案归档：
1、原则上每学期进行一次科研档案的收集归档。根据工作性质，相关研究人员于期末将本学期资料交科研办。
2、归档工作实行签字制度。
3、对于个人有关资料，个人需要保留原件，应将复印件交档案室留存。
4、课题档案实行结题统一上交（或分阶段上交）。
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第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和北京市《档案法实施办法》等法律规章，制定本制度。
第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。
第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。
第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。
第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。
第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。
第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。
第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。
第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。
第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。
第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。
第十二条借阅时，档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的`案卷严格检查和清点，然后注销借阅。
第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。
第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司《管理人员违规处理办法》进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；
（三）涂改、伪造档案；
（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。
第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。
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第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的`文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案务必图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从20xx年十月一日起执行。
人事档案的管理制度 23
1、本公司档案室保存的档案,主要供本公司使用。
2、如其它部门或个人查阅时,须经档案室负责人或档案形成部门领导同意,并仅限于室内阅览。
3、凡因特殊需要,经批准同意借出的档案,外借时间一般为三周左右,到期仍需继续利用,须办理续借手续。
4、借出的档案不得转借他人,不得随意涂改、圈划、眉批,不得拆卷,不得增删档案内容或污损档案。
5、凡外单位或个人查阅档案,须持单位正式介绍信,写明查档目的。安全、公安部门查阅有关档案,须经公司领导批转。
6、凡复制、摘录档案,须经档案室负责同志。利用档案的'单位和个人未经上级主管部门或档案室同意,不得擅自公布档案内容。
7、借阅档案须办理借阅登记手续,并确保档案的完整与安全。
8、电话查询档案,只限于一般问题的咨询。
9、档案的储存必须规范、分门别类,标识明确,便于查询。
人事档案的管理制度 24
一、学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，、档案管理人员要有强烈的责任感，严格执行《中华人民共和国档案法》，迅速准确地收缴并把各类信息、资料、文件归档保存。
二、凡能反映教育教学管理、教学活动的真实面貌，凡是具有凭证和信息查找价值的各种文字图表、影像等不同形式的历史记录，必须要妥善保管。
三、归档范围。
1、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。
2、每学期师生花名册。
3、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总结、论文、获奖材料等。
4、德育材料、各种统计资料、班主任工作手册等。
5、学校各部门制度。
6、学校教育教学的剪报、简报、录象、录音、图片等。
7、其他与教学活动有关的重要资料。
四、学校各部门上交教务处的教学资料必须充分、准确、完整。须归档的.必须用碳素墨水或档案墨水，以利档案永久保存，计划、总结、方案、统计表等材料必须打印。
五、对档案材料要分门别类，归档立卷，分类编号，以利保管查阅。立卷时要做到标题明确，格式正确、字迹工整清楚，页码准确，目录与卷内文相符。
六、重要文件、秘密文件除规定可以翻印或学校主管部门同意翻印外一律不准翻印和载抄、借阅。
七、借用档案时，重要文件必须校长同意，一般性资料如学生学籍，家长情况、成绩统计等可由借阅人直接与教务员联系，但要写好借条登记按时归还。
八、借阅人不得将其文件资料转借、拆散损坏、涂改、遗失。否则追究责任。
九、外单位人员不得查阅有关资料，经学校同意方可借阅。
十、有关人事档案的内容不得向无关人员谈论、泄露。
十一、采取保护措施，定时投放樟脑丸等以保证档案材料无虫蛀、霉变。
十二、所有档案资料必须摆放整齐，按类整理，注意保持档案室的清洁卫生，不得在室内吸烟。
十三、档案材料要进行编目登记，便于使用时查找。
十四、学校教学用书、教学材料一定要妥善保管。教师使用时一定也要及时发放、回收，不得遗失。
十五、若教务员变动，必须将全部文件材料及有关业务事宜交代清楚，严格办好交接手续。
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为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则
1、档案资料实行专人专管，以确保档案的.完整、完全和有效利用。 ①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理; ②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借;
3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交
1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
四、档案资料的管理办法
1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。
3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。
6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。
7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
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第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的'完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
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第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。
第二章档案归档
第四条归档范围
（一）通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。
（二）工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。
（三）合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。
（四）设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。
（五）员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。
（六）计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。
（七）产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。
（八）检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。
（九）记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；
（十）批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。
（十一）标准操作规程。
（十二）验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。
（十三）行政类文件：
行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；
各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；
各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；人事任命、劳动纠纷等；
各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；
所有加盖公章的文件复印件；
在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。
第五条归档时间
（一）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；
（二）设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；
（三）员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；
（四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；
（五）供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；
（六）验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；
（七）手续。批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；其他文件每周一集中归档一次；
（八）未按要求及时归档而造成损失的'，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。
第六条归档份数
（一）原件全部归档，并注明份数、出处。
（二）使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。
第七条归档要求
（一）由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。
（二）文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。
第八条归档手续
各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。
第三章档案的收集与整理
第九条档案的收集
（一）由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。
（二）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。
（三）收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。
第十条档案的整理
（一）档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。
（二）档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：
7、8、9位代表流水号001～999.6位为档案柜号。4位为二级分类的编号。2位为一级分类的英文缩写。
第四章档案建档
第十一条分类
梳理归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。
第十二条档案专用章
所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。
第十三条档案编号章
档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。
第十四条检索目录
所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。
第十五条电子备份
重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
第五章档案使用和归还
第十六条档案使用
（一）文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。
（二）借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。
（三）借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。
（四）借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；
（五）外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。
（六）按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200—1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
第十七条档案归还
（一）档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。
（二）发生损坏、丢失的，对使用人处以200—1000元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。
（三）档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。
第十八条档案保管与检查
（一）公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
（二）每月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。
（三）档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
第六章档案保管期限和销毁
第二十条档案的销毁
（一）对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。
（二）由档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。
（三）档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。
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