档案管理制度通用
随着社会一步步向前发展，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编整理的档案管理制度通用，欢迎阅读与收藏。
档案管理制度通用1
1、目的
为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：
1、1档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。
1、2本公司所有职工有保护义务。
2、行文条例
2、1公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。
2、2公司收发各类文件，根据文件性质（以文头为准），报总经理批示办理，并及时做好文件的`登记、归档工作。
2、3公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。
3、管理
3、1工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
3、2各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。
3、3公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。
3、4财务资料由财务人员按规定管理。
3、5各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。
3、6销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。
3、7禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。
3、8公司对保密档案，落实专人妥善保管。
3、9综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理（销毁）档案，意见先报公司总经理。
4、责任
有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。
4、1擅自涂改档案。
4、2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
4、3未按规定向他人提供档案。
4、4损毁、丢失属于公司所有的档案。
4、5档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。
档案管理制度通用2
1、为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。
2、文印工作必须坚持"统一管理，分级负责"的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的公文处理工作。
3、公司公文必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。
4、公司行文程序规定如下：根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿（附带二张正文）加盖公章后由档案室存档。
5、各类公文的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。
6、上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。
7、公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。
8、凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。
9、严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。
10、外单位人员需查阅本公司公文案卷，必须持介绍信。查阅一般性公文案卷，由综合事务部部长审批；查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批。
11、归档公文和资料的.复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。
12、严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。
13、有关公文的具体处理办法，按《公文处理办法》执行。
档案管理制度通用3
一、目的
为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。
二、归档范围
全体员工之个人档案（入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案）、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。
三、档案管理员的职责
由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、档案管理内容
（一）员工入职档案：
1）个人简历；
2）员工入职登记表；
3）应聘人员登记表；
4）面试记录及待遇核定事项审批表；
5）笔试结果报告；
6）身份证复印件；
7）学历学位、资格证书复印件材料；
8）离职证明；
9）试用期员工跟踪表；
10）试用期考核表；
11）各类合同及协议；
12）员工异动履历表、
（二）员工培训档案：
1）培训通知；
2）培训签到表；
3）培训总结报告（或考评结果）；
4）派出培训审批表；
5）员工外派培训合同；
6）外出培训反馈表（证书原件）；
7）员工培训统计表。
（三）绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。
（四）员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
五、人事档案管理相关规定
（一）基础管理
1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。
3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》（附件一）、《离职员工人事档案目录》（附件二），并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。
4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。
5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的`档案都应造册登记。
6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。
7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）。
8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。
9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
（二）档案的查、借阅
1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审批表》（附件三），并经人事行政部经理批准后方可办理。
2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。
3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。
4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还（特殊情况可延长期限），对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。
5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。
6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件四）。
（三）查、借阅档案注意事项
1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；2、不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。
3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。
4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
六、档案的销毁
（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。
（三）凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
（四）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
（五）在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
七、制定、修订、废除与颁布实施
本办法经核准后，由行政部公告实施；修订或废止亦同。
行政部
20xx年4月22日
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