档案管理制度

时间：2023-06-16 15:03:22 管理制度我要投稿

档案管理制度集合15篇

　　现如今，很多情况下我们都会接触到制度，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家整理的档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

档案管理制度集合15篇

档案管理制度1

　　第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。

　　第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

　　第三条归档文件应为原件。

　　第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的`不能通过鉴定、验收。

　　第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续

档案管理制度2

　　1、为加强酒店档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，特制定本条例。

　　2、总经理室主管酒店档案工作，对酒店档案实行统筹管理，组织协调，统一高度，监督指导，并对档案工作人员进行培训。

　　3、酒店档案各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的，对酒店有保存价值的各种文字、图象、声像等不同形式的历史记录。

　　4、酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务，各部室须指定专人保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守并具备专业知识。

　　5、各部室应按照酒店文书档案、管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权的'部室转交有关资料。有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。

　　6、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档，对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数量，责令赔偿损失。

　　a、损毁，丢失或者擅自销毁部室应保存的档案，

　　b、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒绝向组织和档案工作人员转交。

　　c、擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案。

　　d、涂改，伪造档案。

　　e、玩忽职守，造成档案损失。

　　7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显着的单位或个人，由酒店保密委员会和总经理室给予奖励。

　　8、本条例由总经理室负责解释。

　　附：酒店文书立卷归档的几点说明

　　1、会议及酒店、部门召开的专业会、研讨会，单独立卷归档。其内容包括：会议的筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人员讲话、简报、总结等。

　　2、各部的专题报告、集体和个人的调研资料亦须归档。

　　3、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。

　　4、以酒店名义的发文，包括与有关部门的联合发文，由主管部门或会签部门归档。

　　5、上级单位、各地方旅游部门发给酒店的文件，由有相关的业务部门归档。综合性的总结、计划，由总经理室归档。

　　6、关于原稿，如有修改，以领导最后批签字稿归档。

　　7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档。

　　8、立卷归档的资料每卷不超过150面，超过者可立分卷。

档案管理制度3

　　第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

　　第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

　　第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的.借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第六条档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

档案管理制度4

　　为进一步推进我公司培训档案管理工作规范化、制度化和科学化,根据长治公司要求,结合公司实际,特制定本制度。

　　1.培训档案分为:教学档案、培训档案及员工一人一档,各类档案要分类存放。

　　2.培训科指定专人负责管理档案,队组学习培训档案由队组负责培训的.人员负责管理。

　　3. 培训档案内容

　　3.1.教学档案

　　(1)上级颁发的各类培训教学文件及培训教材;

　　(2)各项培训教学管理制度、教学计划、会议记录、教学调查表、工作总结、培训试卷等

　　3.2.培训档案

　　(1)举办的各种培训资料(含外出培训):培训通知、学员名册、签到表、培训登记表、培训效果评估表;

　　(2)学员培训档案(学员个人受培训的记录);

　　(3)证书及花名册。

　　3.3.员工一人一档

　　(1)全体职工个人培训情况;

　　(2)学员个人培训信息表、身份证复印件、上岗证复印件、学历职称复印件等。

　　4.各培训人员都要将各种材料及时上交,归档以便保存,凡经审核的归档材料,任何人不得私自涂改。

　　5.各期培训学员培训资料,都要统一存入培训档案,按明码顺序分类存放,摆放整齐,存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠咬等设施。

　　6.因工作需要借用培训人员档案,应履行借阅登记手续,用后及时归还。查阅时不得污损、卷折,不得在卷内画线、打圈,批注涂改。若需要复印,请示有关领导批准后复印。查阅,借阅归档材料,须经过培训科负责人批准,借阅时间不得超过一周。

　　7.严格实行一期一档制度,建立一期一档。按期装订成册,标题简明确切,书写整齐,编好明码。

　　8.做好安全保卫工作,管理好档案,培训科各类安全培训档案必须长期保存。

档案管理制度5

　　1 公司安环部对每位职工要建立“职工安全教育培训档案”,档案要详细记录每位职工所接受的教育培训情况,职工档案和考试成绩试卷应保存完好。

　　2 档案记录要实事求是,不得造假。公司安环部要对各车间的档案及记录情况不定期进行检查,对发现的'问题要及时纠正。

　　3 “职工安全教育培训档案”由安环部和车间各执一份,并妥善保管,工作调动要及时将档案转存。

　　4 职工调动填写“职工调动记录表”(附表一)随职工安全教育档案一并转入相应车间。

　　5 职工各种考试试卷力求内容相对丰富,禁止内容过少或长期使用同一份试卷。

档案管理制度6

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的'档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

档案管理制度7

　　1.目的

　　为加强财务管理水平，规范财务档案管理工作，提高财务部工作效率，配合公司整体经营运作，特制定本制度。

　　2.适用范围本制度适用于公司总部。

　　3.术语和定义

　　3.1财务档案：财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。

　　3.2原始凭证：原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。

　　3.3记账凭证;记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。

　　3.4会计账簿：是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。

　　3.5财务报告：指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件。

　　4.职责无

　　5.工作要求

　　5.1财务档案的分类。分为会计核算档案、财务管理档案及其他档案资料。

　　5.1.1会计核算档案

　　5.1.1.1会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

　　5.1.1.2会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。

　　5.1.1.3财务报告：包括会计报表、附表以及财务情况说明书等，会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。

　　5.1.1.4会计电算化资料：包括历年财务帐簿的刻录光盘和磁带等。 5.1.2财务管理档案

　　5.1.2.1预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。

　　5.1.2.2财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。

　　5.1.2.3投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。

　　5.1.2.4财务制度文本：包括由公司财务部制订并经由公司董事会或行政办公会议通过的各类财务制度文本以及由下属公司根据公司财务部指导要求制订并经由下属公司董事会通过的各类财务制度文本。

　　5.1.2.5会议纪要：包括经由相关领导审阅并签字认定的财务例会会议纪要、税收筹划小组会议纪要以及其他各类专题会议纪要。

　　5.1.3其他档案资料

　　5.1.3.1合同文件：包括银行贷款合同及相关董事会决议、财产保险合同及其他与财务相关的各类经济合同。

　　5.1.3.2下属公司上报的报告：包括资金申请报告、调整预算报告等各类相关报告。

　　5.1.3.3其他：包括查帐报告、验资报告、利润分配方案、董事会决议、章程、公司基础资料、财务部发文等与公司财务活动有关的各类档案资料。 5.2档案管理工作5.2.1档案的收集、归档

　　5.2.1.1财务档案要分类进行收集、归档，并对归档档案进行编号，填制“财务档案保管清册”，由财务档案经管人负责登记。

　　5.2.1.2会计核算档案严格按照《会计档案管理办法》所规定的定期收集、整理归档，做到资料完整、安全保密、入档及时、存入有序。

　　5.2.1.3部门及各下属公司编制和上报的.预算资料、财务分析报告以及各下属公

　　司提交财务部的各类请示报告应在确认加盖相关公司公章及相关领导签字后进行归档。

　　5.2.1.4投资分析报告、会议纪要等由财务人员编制的文件须在相关领导审阅并签字后进行归档。

　　5.2.1.5银行借款合同、财产保险合同等与财务活动相关的经济合同须确认合同双方法人代表在合同上签字并加盖公章，并贴加足额印花税后进行归档，须董事会通过的重大合同还需附加相关董事会决议。

　　5.2.1.6财务制度文本、公司章程文本以及财务部下发各类文件应该在加盖公司公章或财务部门印章后归档，并附加相关文件流转单及领导审批意见和相关董事会决议。

　　5.2.1.7其他档案的归档参照《档案管理办法》，达到归档条件后归档。 5.2.1.8应移交档案室归档的档案文件在留存副本或复印件归档后移交档案室。 5.2.2财务档案的保管

　　5.2.2.1加强对财务档案的保管，建立财务(会计)档案柜，档案柜必须经久耐用，牢固安全。

　　5.2.2.2财务档案应设立专门地点保管，并按其种类、归档时间、编号等要素分柜存放。

　　5.2.2.3对财务档案的保管实施统一管理，财务部设置兼职档案管理员岗位，负责已立卷登记的财务档案的保管工作。

　　5.2.2.4档案存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀。

　　5.2.2.5会计核算档案严格按照《会计档案管理办法》所规定的期限保存，其他财务档案都为永久性保存档案。

　　5.2.2.6会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。 5.2.3财务档案的调阅

　　5.2.3.1财务人员因工作需要调阅财务档案时，必须按顺序及时归还原处。 5.2.3.2本公司其他人员调阅财务档案，要经财务部总经理同意;外单位人员调阅财务档案要有加盖单位公章的申请书，经财务部总经理审核后报公司总裁批准。

　　5.2.3.3会计档案原件原则上不得外借，若有特殊情况需要外借，则外借最长期限不得超过三天。

　　5.2.3.4调阅财务档案须填写“财务档案调阅登记簿”，需要复印的要经财务部总经理同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。

　　5.2.3.4调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。

　　5.2.4财务档案的销毁

　　5.2.4.1对保管期满的财务档案，应由财务部门提出销毁意见会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册一式二份，分别由档案、财会部门保留。

　　5.3附则

　　5.3.1下属公司可根据本制度和其他有关规定，结合各自具体情况，制定相应财务档案管理制度;

　　5.3.2本制度由财务部制定并负责解释;

　　5.3.3本制度经行政办公会审议通过后实施。

　　6.支持性文件

　　6.1《会计档案管理办法》

　　7.相关记录及表格无

档案管理制度8

　　a.文件资料的形成与归档

　　1]资料的形成:

　　各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;

　　b.资料的归档:

　　1]文件资料的归档范围

　　①物业管理

　　●清洁卫生管理

　　●绿化管理

　　●值班记录

　　●楼宇巡检记录

　　②其他资料

　　2]归档要求

　　①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

　　②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

　　③归档的文件必须是原件。

　　④保管归档文件资料之间的'历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档

　　⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

　　⑥所有文件资料必须及时归档。

　　3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

　　4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

　　c.档案借阅

　　1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

　　2]文书档案只阅不借。

　　3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

　　4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

　　5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

　　6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

　　7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

　　d.档案管理人员职责

　　1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

　　2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

　　3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

　　4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

　　5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。

　　6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

　　7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

　　e.公司内外档案文件管理:

　　1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

　　2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

　　3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

　　4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

　　f.档案销毁

　　1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

　　2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

　　3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

档案管理制度9

　　1、档案鉴定制度

　　1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

　　2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

　　3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

　　4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

　　5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

　　6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

　　2、档案借阅管理制度

　　为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

　　2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

　　3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

　　4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

　　5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

　　6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

　　3、档案保密管理制度

　　一、档案竖家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

　　二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

　　三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

　　四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

　　五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

　　六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

　　七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

　　八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

　　九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、友，出入公共场所。

　　十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

　　4、档案复制制度

　　1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

　　2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

　　3、复制后要及时进行登记。

　　5、档案统计制度

　　1、档案统计工作是以档案工作中量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的'现状、发展过程及其一般规律性的工作。

　　2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

　　3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

　　4、统计任务。对档案和档案工作的.发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。

　　5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

　　6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

　　7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。

　　8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。

　　6、档案库房管理制度

　　1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

　　2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

　　3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，确保档案完整安全。

　　4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。

　　5、库房要保持温度在摄氏14-24°c，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

　　6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

　　7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续;档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;筏作人员不得进库房，以防意外;在库房里不准吸烟。

　　7、档案销毁制度

　　1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

　　2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

　　3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

　　4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

　　5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

　　6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

　　8、统计资料档案管理制度

　　一、统计档案包括：统计台帐、统计年报及统计调查、统计分析、文件等有保存价值的统计资料。

　　二、统计档案属国家所有，任何人不得据为已有，统计人员因工作变动时，必须移交所有统计档案资料。

　　三、统计档案要有专人负责，并严格遵守档案管理的`有关规定，统一编号、统一格式装订，保管期限按照国家档案管理制度的有关规定执行。

　　四、统计档案严格执行统计档案资料的保密制度，不准外借，不准私自带回家中，不准损坏丢失。

　　五、统计档案要及时整理归档，并妥善保管。

档案管理制度10

　　1.目的

　　为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。

　　2.适用范围

　　公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。

　　3.职责

　　3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。

　　3.2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。

　　3.3其他同公司《文件档案管理规定》。

　　4.术语

　　无

　　5.程序

　　5.1培训档案归档范围

　　5.1.1各类培训档案存档目录

　　5.1.1.1日常培训档案

　　5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。

　　5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。

　　5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。

　　5.1.1.1.4在培训要求中注明'了解'的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。

　　5.1.1.2'7+1'培训档案

　　5.1.1.2.1'7+1'培训档案应包括《'7+1'培训计划》、《'7+1'培训记录表》及培训讲义。

　　5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

　　5.1.1.3外派培训档案

　　5.1.1.3.1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。

　　5.1.1.3.2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。

　　5.1.2培训教材档案存档目录

　　培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。

　　5.1.3培训往来文件存档目录

　　5.1.3.1有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。

　　5.1.3.2根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。

　　5.1.3.3有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。

　　5.2培训档案存档要求

　　5.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。

　　5.2.2归档的`文件材料要完整、系统、准确。

　　5.2.3归档的文件除特殊情况外,必须用原件。

　　5.3.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

　　5.3.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。

　　5.3.6各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。

　　5.3使用

　　5.3.1借阅:

　　同《文件档案管理规定》

　　5.5保存期限及销毁

　　同《文件档案管理规定》

　　6.监督执行

　　行政总监。

　　7.相关/支持性文件

　　《文件档案管理规定》

　　《培训管理制度》

　　《培训评估管理制度》

　　《培训教材管理制度》

　　《培训风险防范管理规定》

　　《培训考核管理制度》

　　8.质量记录及表格

　　《档案/图书/资料借阅单》

　　《文件资料销毁登记表》

　　《签到表》

　　《培训工作记录表》

　　《培训考核成绩单》

　　《'7+1'培训计划》

　　《'7+1'培训记录表》

　　《外派培训合同》

　　《培训教材工作单》

档案管理制度11

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的`文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案务必图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。

档案管理制度12

　　一、目的

　　根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。

　　二、适用范围：

　　本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。三、管理职责

　　财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

　　四、会计档案范围

　　包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证; 2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿;

　　3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;

　　4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。

　　五、会计档案的管理

　　1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

　　1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他;

　　2)、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一; 3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 2、会计凭证的装订

　　会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：

　　1)、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; 2)、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数;

　　3)、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整;

　　4)、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全; 5)、记账凭证上有关人员的印章是否齐全; 6)、会计凭证装订时的要求：

　　a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的'显露面，以便于事后查阅;

　　、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;

　　C、装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。 7)、会计凭证装订后的注意事项:

　　a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

　　、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　3、会计账簿的装订

　　各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：

　　1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;

　　2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：

　　a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册;

　　、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

　　3)、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章;

　　4)、账簿装订后的其他要求:

　　a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象; b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账;

　　c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 4、会计档案的移交归档

　　1)、每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，

　　编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管;

　　2)、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 5、会计档案的保管

　　1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起;

　　2)、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材;室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬;保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿;

　　3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找; 4)、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;

　　5)、使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 6、会计档案的借阅

　　1)、会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印;

　　2)、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续;由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度;

　　3)、借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚;

　　4)、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽

　　换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。 7、会计档案的销毁

　　保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：

　　1)、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁;

　　2)、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案;销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章;注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查;

　　3)、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明;

　　4)、在建设期间的会计档案，不得销毁。六、本制度解释权归本公司财务部。

　　附表一:会计档案保管期限表

　　编制/日期：审核/日期：批准/日期：

档案管理制度13

　　职责部门

　　1、院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。

　　2、部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。

　　3、院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

　　4、部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

　　5、机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

　　档案收集、归档

　　1、凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。

　　2、各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

　　3、一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。

　　4、部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。

　　5、医院召开的.工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。

　　6、医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。

　　档案立卷

　　1、档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。

　　2、档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

　　3、案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。

　　4、案卷类目名称需根据5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

　　5、归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

　　6、归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

　　7、部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

　　档案目录编制

　　1、档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为20xx年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。

　　2、档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件10.1）。

　　3、所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

　　4、《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

　　档案保管权限、期限与类型

　　1档案保管权限

　　1.1财务部档案由财务部保存；

　　1.2人事部档案由人事部保存；

　　1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；

　　1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。

　　2档案保管期限

　　2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

　　2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

　　2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

　　2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

　　2.5普通文档保管期限为3年至5年。2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。3文档的保存形式：

　　3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

　　3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。3.3机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型

　　4.1行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。

　　4.2人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。

　　4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。

　　4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。

　　4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。

　　档案查阅与复制

　　1总经理有权查阅医院所有档案。

　　2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

　　4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

　　5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。

　　6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

　　档案的销毁

　　1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。

　　2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

　　3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

档案管理制度14

　　(一)档案工作制度

　　1、档案工作是测绘管理工作的一部分,须有一名领导分管。

　　2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,掌握房产测绘档案工作。

　　3、档案工作由分管领导负责,对档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。

　　4、遵照“集中统一管理”的原则,测绘档案应集中存放在测绘档案室,实行统一管理。

　　5、根据国家有关档案管理的规定,结合单位档案工作的实际适用测绘实际的保管期限表、归档范围等。

　　6、建立以档案员为骨干的档案工作网络,定期检查。

　　7、编制各种检索工具、参考工具,积极为测绘管理提供便利,及时做好登记和统计工作。

　　8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使测绘档案工作更趋规范化、科学化。

　　(二)档案工作人员岗位责任制

　　1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国的档案法》和《保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

　　2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。

　　3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

　　4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。

　　5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作,维护国家的档案不受损失。

　　6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。

　　7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。

　　(三)档案资料归档制度

　　1、凡是委托测绘的成果及图纸、草图等均属归档范畴。

　　2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是档案员的任务之一,应列档案员的职责范围,建立岗位责任制,同时搞好档案集中和统一管理工作。

　　3、在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。

　　4、每月底以前,档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将其档案材料存放档案室。

　　5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。

　　6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。

　　(四)档案库房管理制度

　　1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。

　　2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。

　　3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。

　　4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。

　　5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。

　　6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。

　　7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。

　　(五)档案保密保卫制度

　　1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

　　2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

　　3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。

　　4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

　　5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

　　6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

　　7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。

　　(六)档案资料借阅制度

　　根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。

　　1、外单位查阅档案,应持单位介绍信。

　　2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。

　　3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的.档案,应经单位领导同意。

　　4、档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。

　　5、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。

　　6、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。

　　7、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。

　　(七)档案销毁制度

　　1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。

　　2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

　　3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。

　　(八)档案保管制度

　　1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,

　　重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。

　　2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易

　　燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。

　　3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。

　　4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。

　　(九)档案统计与汇报制度

　　档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。

　　1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

　　2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

　　3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

　　4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。

　　5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。

档案管理制度15

　　为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

　　1.档案管理的范围

　　本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

　　2.档案的管理部门

　　公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

　　接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

　　3.档案的`分类

　　在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)财会档案、(D)生产经营管理、(E)技术质量安全管理、(F)基建档案、(G)外来文件、(H)声像档案、(I)实物档案、(J)其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

　　实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

　　4.归档要求

　　4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。

　　4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

　　4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

　　4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。

　　4.5档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

　　4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

　　5.档案的查阅和借阅

　　5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

　　5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

　　5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

　　5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;

　　5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅;

　　5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;

　　5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;

　　5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;

　　5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;

　　5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　6.档案的移交

　　档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

　　7.档案的保管

　　要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

　　档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

　　8.档案的销毁

　　公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁

　　公文管理制度

　　1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。

　　2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的公文处理工作。

　　3.公司公文必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。

　　4.公司行文程序规定如下：

　　根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿(附带二张正文)加盖公章后由档案室存档。

　　5.各类公文的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。

　　6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。

　　7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。

　　8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。

　　9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。

　　10.外单位人员需查阅本公司公文案卷，必须持。查阅一般性公文案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批。

　　11.归档公文和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。

　　12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。

　　13.有关公文的具体处理办法，按《公文处理办法》执行。

　　文档管理制度

　　1.目的

　　为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：