会议筹备方案的拟订
（一）相关知识
1.会议筹备方案的内容
（1）确定会议的主题与议题
会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。
确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。
例：()的会议坚决不开
a.条件不成熟b.目的不明确c.议题过多d.地点
答案：b
解析：明确的目的是开会的.重点和关键
例：会议主题的确定应做到（）
a.有切实依据b.能结合本单位的实际c.主题尽量细化d.有明确的目的
答案：abd
解析：确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。
（2）确定会议的名称
（3）确定会议的流程：根据到会的主要领导，安排会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；
（4）确定会议的时间和地点
会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会议的长短
会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便，会议设施齐全
（5）确定会议所需的设备和工具
（6）确定会议文件的范围并做好文件的印制工作
（7）确定会议代表的组成
（8）确定会议的经费预算
（9）确定会议住宿和餐饮安排
（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工
例：秘书人员应根据会议筹备方案的内容，做好会前的（）
a.分工协作b.统筹协调c.统一汇报d.综合检查
答案：abd
2.会议筹备方案的作用
（1）确保会议的周密组织
（2）确保会议服务质量和沟通协调到位
（3）确保领导意图得以贯彻执行。
3.电话会议及视频会议
（1）电话会议
电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地方的人员举行会议。
1）电话会议的交流的特点
a．电话会议方便灵活准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。
b．电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。
c．为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与交流。
d．电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业
2）电话会议信息工作的要求
a．准确发出开会信息
b．认真分发会议书面信息材料
c．合理安排会场信息传输设备
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