会前工作

时间:2021-07-05 11:28:44 秘书工作 我要投稿

会前工作

    1.安排会议主题或议题

    会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项,它决定着会议的性质和方向,是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化,是由领导决定的。确定主题的主要方法有:一是要有确实的依据,二是必须要结合本单位的实际,三是要有明确的目的。提出议题有两种情况:一是由领导提出,二是领导提出会议的目标和要求,由秘书部门向所属单位征求意见,经筛选整理后,报领导审定。会议的议题无论是领导提出的,还是秘书部门征求意见整理的,都应建立在调查研究、实事求是的基础上,尽量避免主观性和片面性,使其科学合理,具有较强的针对性。

    2.确定会议相关事项

    1)确定会议名称

    有些会议的名称是固定的,如代表会议、办公会议等,有些会议的'名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定,即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。

    (1)会议主办单位的名称。

    (2)会议的主题。

    (3)会议的类型。

    例如,“××集团公司经贸洽谈会”这个名称,其中,“××集团公司”是会议主办单位的名称,“经贸”是会议的内容或主题,“洽谈会”是会议的类型。另外,有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如,“××集团公司×年全体员工总结大会”,其中,“×年”是会议内容针对的时间,“全体员工”是会议的范围,“总结大会”表明了会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题,使人一目了然。

    2)确定会议的规模和规格

    会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时,应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格,即中、小规模,中、低档次的规格能够解决问题的,尽量不上大规模和高规格。

    3)提出参加会议的范围或人员名单

    在确定会议规模与规格的基础上,提出参加会议的范围或人员名单。这就是说,多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加,这里所说的层级,一般是指参加会议人员的级别、地位;这里所说的身份,却并不完全在于某人职位级别的高低,而是在于会议的需要。目前,社会上有些单位办会,动不动就请上一大堆“名人”,其实与会议的内容毫不相关,只是想借“名人”提高企业的知名度,这样做虽然可能会引起一时轰动,但增加了成本,很可能造成不必要的浪费。还有个别单位和地区存在着“陪会”现象,即应该一位领导出席会议,但实际上却带着秘书、司机、家属等一行人,不仅给会议主办单位造成很大压力,更给与会者单位造成了不必要的经济负担。因此,在拟定会议范围或人员名单时,应尽量避免类似情况的出现,将真正应当参加会议的人员列入名单,无关人员应排除在外。

    3.拟订会议的时间与会期

    1)提出会议召开的时间

    召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后确定,原则上应尽量赶早不赶晚,但也要注意以下几点。

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