述职报告写作应注意问题

时间：2021-07-05 11:09:27 秘书工作我要投稿

述职报告写作应注意问题

述职报告是各级机关、团体和企事业单位的领导者或工作人员，为向有关部门的领导或所属部门的干部、职工汇报自己任职期间的工作完成情况和履行职责情况而写成的自我评述性的书面报告。述职报告虽然是一种书面报告，但它却主要是用来供述职者当众宣读的。因此述职报告的写作就不同于计划类、总结类等机关文书，述职者在拟写述职报告的时候，除了要注意语言的口语化特点之外，同时要从谋篇布局到事例叙述，从内容选择到自我评述等等方面，充分考虑现场听众的心理特点，也就是说，从揣摩听众的心理特点人手，以此作为运思行文的分寸。现拟从听众的几种心理效应人手来简单谈谈述职报告写作中要注意的一些问题，以求教于大方之家。一、威信效应。这是指讲话者个人或群体的权威性、可信性对听众的心理作用，以及由此产生的对讲话效果的影响。我们常常有这样的体会，一位在单位里群众威信不高的领导，当他在公众面前讲话的时候，即使他讲话的内容再怎么精彩，群众往往也难以被打动；相反，一位威信相当高的.领导，即使哪次讲话的内容不精彩，群众也会有所原谅并拥护他。所以，述职者要想使自己的述职报告受到群众肯定，首先要先提高自己在群众中的威信。 “威信效应”除了要求述职者要注意平时提高自己在群众中的威信以有助于述职报告的成功之外，还指在述职报告的行文中，述职者不妨适当引用一些权威人士的言论和经典理论，这在无形中会为你的述职增强说服力，获得听众的认可。二、平等效应。这一效应提醒述职的领导们在拟写述职报告和实际述职时，要时刻注意放下领导的架子，以谦虚平等的态度，真诚地向现场的群众和领导们汇报自己的工作情况。因此语言的运用尤其要注意分寸，要显得诚恳、谦和，不可盛气凌人，但也不要故显谦卑。三、名片效应。所谓“名片效应”，就是讲话者先向听众讲述一些他们所能接受的和熟悉并喜欢的观点或思想，然后再悄悄地将自己的观点和思想渗透与组织进去，使听众产生一种印象，似乎讲话者的思想观点与他们已认可的思想观点是相近的。“名片效应”有助于消除听众的防范心理，缓解他们的矛盾心情，形成讲听双方情投意合的沟通氛围。述职者在述职报告中，可能会有一些非常独特大胆的观点，述职者千万不能为自己的这种创新而沾沾自喜，因为这些新观点如果得不到群众的认可，就会极大影响自己的述职效果。因此，述职者在展示自己这些观点的时候，一定要先在前面做好“铺垫”工作，向听众介绍一下产生这些观点的理论和实践依据，在取得听众充分的认同肯定之后，再水到渠成地说出自己的观点，就容易为群众所理解和接受。四、自己人效应。 “自己人效应”比“名片效应”更进了一层，即讲话者与听众不仅在观点上一致，而且有某种意义的相似性，如性别、年龄、籍贯、职业、地位、经历、兴趣等，都会使听众产生信任感、亲近感，视讲话者为“自己人”。比如，述职者在谈到过去的某项工作时，就要注意不但要谈在完成这项工作中自己所发挥的作用，更要提及其他参与者所发挥的重要作用，这就自然会让这些听众对你产生一种亲近感，即“自己人”的感觉。五、晕轮效应。晕轮是指起风时月亮周围的晕圈。晕轮效应是指听众在接受活动中将讲话者的某种印象不加分析地扩展到其他方面去的接受倾向，从而得出全部好或全部坏的整体印象。这就像晕轮一样，从一个中心点逐渐向外扩散成越来越多的圆圈。它起因于相关先行经验对其后所进行的接受活动的影响，包括“光环作用”和“扫帚星作用”。光环作用指的是一位讲话者由于被标明具有好的品质，他本人及他的传播便笼罩在受众“爱屋及乌”的积极肯定的光环（评价）之中。但是，如果他被人标明具有坏的品质， “扫帚星”便会出现在他的头顶，人们会很不公正地对待他，认定他具有一切坏的品质，连同他的讲话内容。在接受活动中，不仅讲话者的社会名声会产生晕轮效应，其个人的人格特点和外貌特点也具有同样的作用。东汉桓谭曾说过： “凡人*近而贵远，亲见扬子云禄位容貌不能动人，故轻其书。”意思是人与人之间的熟悉程度和传者的禄位容貌等对传者的作品具有晕轮效应。由于晕轮效应有时是推人及物或推物及人，有专重虚名、以貌取人、以衣取人的倾向，因而会使人以偏概全，对认知对象作出不够客观公正甚至十分错误的评价。这就提醒述职者，不但要注重自己的仪表、举止，更要注意在述职报告的写作中，不夸大、不隐瞒事实，实事求是，否则会给人一种虚浮、不负责任之感。事例叙述时，要重点突出，不能事无巨细，不分主次，夸夸其谈，否则会给人一种“不能做大事、只会做小事”的能力有限和好浮夸邀功之感；但如果报告的内容过于简略，则又容易让人产生一种根本没做什么工作或工作态度敷衍的感觉。因此由一篇述职报告，直接就会影响到听众对述职者人品的评价，述职者一定要认真对待。当然，保证述职报告成功的因素还有许多，比如述职者的思想认识水平、工作成绩、文化程度等等。但若能在写作的同时进一步考虑到听众的心理特点，无疑会更有益于述职者成功述职。

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