- 相关推荐
邀请客户参加会议英语口语
[1]你的公司要组织一个会议，需要邀请外面的人来参加，这跟邀请用英文该怎么写呢？下面就提醒大家几点写作邀请要注意的事项。
1．E-mail邀请的写作注意事项
在主题行写清会议名称、地点和时间，例如：
Subject：Sales Meeting Beijing 11 July 2007；
在称呼后直接点明召开会议的原由，例如：
We need to finalize the next product launch.
提出会议召开时间的建议，例如：
We should have a meeting before the Shanghai fair in July. How about June 21?
给对方一个选择时间的机会，例如：
If the date mentioned isn’t possible for you, please Suggest an alternative in that week.
2．电话邀请的注意事项
在打电话之前要充分准备，不仅要交代清楚会议的时间、地点和目的，还要考虑好礼节性问候和一些寒暄，最好用英语写下笔记。
询问对方是否有意开会，例如：
Could we schedule a time to meet next week?
建议会议时间，例如：
How about sometime after lunch?
确认开会日期和时间，例如：
See you on Monday at 7.
[２]收到会议邀请，如何表示接受或者拒绝呢？下面就给您提供一些实用的表达。
电话里接受或拒绝邀请
接受会议安排， 例如：
Sure, no problem. Shall we say Thursday at ten?
拒绝会议安排，例如：
I’m afraid I have another appointment then.
谈话结束前再次确认时间，例如：
Right, so we’ll meet Friday at ten, then, at your office.
通过邮件接受或拒绝邀请
不管您对此会议拒绝还是接受，都应在开头表示谢意，例如：
Thank you for the email.
如果拒绝参加一定要讲明理由，最好给一个折中的做法，例如：
Thank for the invitation, but I’m afraid I won’t be in on Friday. However my colleague Li will stand in for me.
[３]确定要开会，在开会前应该将会议日程通过邮件或传真发给与会者。一般日程的格式如下：
Agenda for budget meeting
July 1, 09.30-11.30, room A30
1.Welcome/Apologies
2.Minutes of last meeting
3.Presentation of financial situation(CFO)-20min.
4.Budget presentations(heads)-10min. each
5.Proposals – 30min.
6.AOB (any other business)
[４]会议开始时通常安排自我介绍。参加商务会议不要介绍自己的私人生活，而要从以下几个方面考虑：姓名、职务、工作背景、您对会议的期望、您认为比较有趣的一件小事等。
例如：
Good evening. I am Li Ming, software developer and principal programmer for the ABC project. The major focus of my work has been to develop a software package with great versatility but which also has a convenient user interface. Tonight, I would like to introduce you some of the major features of this new software.
[５]为了使会议有效进行，应在短暂的寒暄之后马上进入正题。
如果是公司内部会议，可以说：
OK, everybody, we seem to be complete. Can we get started?
[６]与会者都该发言，那么如何表述你的观点和意见呢？下面这些常用句型可以给您帮点忙。
表示原因的用语，例如：
The age of the product was a contributory factor in the accident.
一、正式场合邀请（邮件 / 电话通用，适用于重要客户或首次沟通）
1. 开场表明来意
"Dear [Clients Name], this is [Your Name] from [Your Company]. I’m reaching out to invite you to an upcoming meeting that we believe will be valuable for [brief reason, e.g., aligning our collaboration on the X project or sharing new updates on our service that fits your needs]."
（尊敬的 [客户姓名]，我是 [你公司名称] 的 [你的名字]。此次联系是想邀请您参加一场即将举行的会议，我们认为这场会议对 [简要说明原因，如 “推进我们在 X 项目上的合作” 或 “分享与您需求匹配的服务新动态”] 很有帮助。）
2. 说明会议核心信息（时间、形式、议题）
"The meeting is scheduled for [Date, e.g., Wednesday, October 16th] at [Time, e.g., 10:00 AM (GMT+8)]. We’ll hold it [online/offline: via Zoom or at our office located at [Address]]. The main topics we plan to cover include: 1) [Topic 1, e.g., Progress review of the X project]; 2) [Topic 2, e.g., Discussion on customized solutions for your team’s recent needs]; 3) [Topic 3, e.g., Q&A session to address any questions you may have]."
（会议定于 [日期，如 “10 月 16 日（周三）”] 的 [时间，如 “上午 10 点（北京时间）”] 举行，形式为 [线上 / 线下：“通过 Zoom” 或 “在我们位于 [地址] 的办公室”]。会议主要议题包括：1）[议题 1，如 “X 项目进度回顾”]；2）[议题 2，如 “针对贵团队近期需求的定制方案讨论”]；3）[议题 3，如 “答疑环节，解答您可能有的疑问”]。）
3. 礼貌征询意愿与确认细节
"We truly hope you can join us. Could you please let us know if this time works for your schedule? If not, feel free to suggest a time that’s more convenient for you—we’re happy to adjust."
（我们非常希望您能出席。不知这个时间是否符合您的日程安排？如果不方便，欢迎告知您更合适的时间，我们很乐意调整。）
"Once you confirm your availability, we’ll send you the [Zoom link/meeting agenda/office directions] promptly. Please let us know if you need any additional information beforehand."
（您确认出席后，我们会立即发送 [Zoom 链接 / 会议议程 / 办公室路线] 给您。若您提前需要其他信息，欢迎随时告知。）
二、非正式场合邀请（适用于长期合作、关系较熟的客户）
1. 轻松开场 + 邀请
"Hi [Clients Name], it’s [Your Name] from [Your Company]! I wanted to quickly invite you to a short meeting next week—we’ve got some updates on [e.g., the X project or a new service] that we think you’ll find useful, and we’d love to get your thoughts too."
（嗨 [客户姓名]，我是 [你公司名称] 的 [你的名字]！想快速邀请您参加下周的一个简短会议 —— 我们有一些 [如 “X 项目” 或 “新服务”] 的最新动态，相信您会感兴趣，也很想听听您的想法。）
2. 简化会议信息 + 灵活沟通
"We’re thinking of [Day, e.g., Thursday morning] around [Time, e.g., 11:00 AM]—either online via Teams or in person if you’re free. Does that sound okay, or is there a better time for you?"
（我们初步定在 [星期，如 “周四上午”][时间，如 “11 点”]—— 可以通过 Teams 线上聊，您有空的话也可以线下见面。这个时间合适吗？或者您有更方便的时间？）
3. 强调互动与价值
"It’ll only take about 30 minutes, and we’ll keep it focused on what matters to you. No need to prepare anything—just bring your questions or feedback, and we’ll take it from there!"
（会议大概只需要 30 分钟，内容会聚焦在与您相关的事项上。您无需提前准备，带上疑问或反馈即可，剩下的交给我们！）
三、会议前提醒（避免客户遗忘，强化重视）
1. 正式提醒
"Dear [Clients Name], this is a gentle reminder about the meeting we scheduled for [Date] at [Time] via [Zoom/office]. We’ve reattached the meeting agenda and Zoom link (if online) for your reference. Should you have any last-minute changes or questions, please don’t hesitate to contact me."
（尊敬的 [客户姓名]，特此温馨提醒您，我们定于 [日期][时间] 通过 [Zoom / 办公室] 举行的会议即将到来。我们已重新附上会议议程及 Zoom 链接（若线上）供您参考。若您临时有变动或疑问，欢迎随时联系我。）
2. 非正式提醒
"Hi [Clients Name]! Just a quick note to remind you about our meeting tomorrow at 10 AM via Zoom—looking forward to chatting with you about [e.g., the project updates] and hearing your ideas. See you then!"
（嗨 [客户姓名]！快速提醒一下，我们明天上午 10 点通过 Zoom 开会 —— 期待和您聊 [如 “项目进展”]，也想听您的想法。到时候见！）
四、特殊情况调整（需更改会议时间 / 形式）
"Dear [Clients Name], we regret to inform you that we need to reschedule our upcoming meeting originally set for [Old Date & Time]. Due to [brief reason, e.g., an unexpected delay in preparing the project materials], we wonder if [New Date & Time, e.g., Friday, October 18th at 2:00 PM] works for you? We apologize for any inconvenience caused and appreciate your understanding."
（尊敬的 [客户姓名]，很遗憾通知您，我们需要重新安排原定在 [原日期时间] 的会议。由于 [简要说明原因，如 “项目材料准备出现临时延误”]，不知 [新日期时间，如 “10 月 18 日（周五）下午 2 点”] 是否符合您的日程？给您带来不便，我们深表歉意，感谢您的理解。）
【邀请客户参加会议英语口语】相关文章：
邀请嘉宾参加会议邀请函范文06-24
参加会议邀请函范文09-30
邀请客户共同进餐需要掌握的英语口语07-18
与客户告别常用英语口语07-29
客户邀请函07-26
给客户的邀请函09-22
客户 邀请函范文10-10
客户会议邀请函05-27
客户年会邀请函08-21