以高校评估为契机加强高校档案工作论文
[摘要]国家通过在各高校开展各种形式的评估活动，对一所高校整个工作进行全面检查，又能促进高校进一步明确办学的指导思想，对高校加快落实教育工作的中心地位、改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。
[关键词]高校 评估 档案
对高等教育实行评估制度,是国家继“211工程”之后高等教育领域的又一项重大举措。通过在各高校开展教学评估、科研评估、校园文明建设评估、学校治安综合治理评估等各种形式的评估活动，对一所高校整个工作进行全面检查，又能促进高校进一步明确办学的指导思想，对高校加快落实教育工作的中心地位、改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。
一、充分认识高校档案工作的重要性和必要性
以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作的机构设立、人员配备和设备购置等难以得到保证，严重影响了档案部门的信息服务能力。评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位，是关系到学校命运和前途的大事。所以，档案既是学校评估、改革和发展不可缺少的基础和前提条件，也是学校积累的宝贵财富，只有切实做好档案工作才能保证档案工作更好地为教学、科研以及学校的各项工作服务，才能在学校接受评估时发挥应有的作用。
二、摸清底数，找准高校档案工作存在的问题
随着高校迎评工作的开展，高校档案工作正面临难得的机遇，同时面临严峻的挑战。一方面，高校档案工作的重要性日益显现，另一方面，高校档案工作的`滞后与被动也更为明显。从我院的情况看，档案工作主要存在五个方面的问题：一是个别系部领导对档案工作重视不够，直接影响了档案工作的正常开展；二是档案基本工作比较薄弱，个别系部没有及时建档、归档，导致一些档案资料流失；三是资金投入不到位，导致档案保管条件差，设施陈旧、装具不足，不符合“七防”要求；四是大部分档案工作人员未经过档案业务培训，缺乏档案专业知识和基本操作技能，案卷质量达不到规范要求；五是所有档案工作人员都是身兼数职，工作多、任务重、精力分散，造成归档不及时，收集不齐全，整理不规范。
三、六措并举，全面推进高校档案工作规范化
1.加强领导和监督，健全档案工作网络
（1）高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和监督。也就是通常所说的“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
（2）建立和健全各学院及各系部档案工作网络。各学院的综合档案室是日常具体负责档案业务工作的管理机构，也是全学院档案工作的基础和落脚点。健全学院综合档案室，根据工作需要设置一名或多名专职档案人员负责日常工作，对搞好高校档案工作具有至关重要的作用。
各系部也必须指定一名兼职档案员，负责本系部有关档案材料收集、整理归档、查阅工作，使日常工作中形成的档案材料能及时完整归档。
2.全员参与，提高群体档案意识
平时在工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全不完整，从而造成案卷质量不能达到要求。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。在迎评工作中，档案建设需要各方面的各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，所以，评估对人们档案意识的影响是十分广泛的。通过教育教学评估，学校广大教职工能够深切体会到档案的重要性，这无疑是提高档案管理水平的重要保证之一，也是提高档案工作在学校管理工作中地位的良好思想基础。
3.加强档案法律法规宣传，完善管理制度
（1）在档案人员中加强档案法律法规的宣传，要求他们认真学习、宣传、贯彻《档案法》、《河北省档案工作条例》，利用一切可利用的机会，加大档案宣传的力度，这样才能让大家真正从思想上和行动上自觉配合档案部门的各项工作。
（２）建立完善本学院、系部的档案管理制度。主要包括各门类档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度、档案的保管、借阅制度，各门类档案材料的归档范围和保管期限表等，并对院系教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。
（3）实行档案管理责任制。通过实行档案管理责任制，使院系所有教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地移交档案管理员，经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。
4.加强对档案员的档案业务培训
普通高校院系级档案管理工作起步较晚，制度不够健全，系里档案管理人员大多是兼职，工作繁忙，头绪多，并且由于教学档案内容繁杂，涉及范围广，工作量大，他们当中部分人不愿意从事这项工作，因此造成频繁换人，对业务始终不熟悉，给教学档案管理带来了不利影响，在工作中出现一些漏洞。如：有些人需要文件时乱翻乱拿，借阅、转阅从不登记；自己不妥善保管也不及时归还；相当一部分教学档案材料散失于个人手中。教学档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。因此，必须加大对档案员的档案业务培训力度，定期对他们进行档案岗位培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。
5.强化档案部门服务意识
学校档案部门必须能够满足高校评估专家们方便快速地检索、调取，并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。如今，高校档案部门在职能上已从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研、为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。并在实践中大力开发馆藏档案信息资源，不断拓展服务领域，深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能。档案工作者只有抓住服务这个根本，档案工作才有市场、有价值、有地位，才会充满生机活力，才能充分发挥出档案巨大的社会和经济效益。
6.纳入系部评优考核范围
由于档案工作任务繁重，又没有任何监督、奖励和考核机制，给人的感觉是干多干少一个样，干好干坏一个样，干与不干差不多，而档案管理人员大多是兼职，工作本来就很繁忙，因此很多档案管理人员对待档案工作并不认真，而且人员更换频繁。如果把系部的档案工作列入年底的评优及考核范围，同时对干得好的单位及个人给予一定的奖励，不仅会引起系部领导的重视，而且会加强档案管理人员的责任心和工作热情，从而对档案工作的顺利开展起到很好的推动作用。
总之，高校评估的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机，学校档案部门应当利用“迎评促建”的强大助推力，同学校的各项工作紧密结合起来，抓住时机，发展自己，使档案工作更上一层楼。
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