机关文秘人员的工作意识与文档管理论文
摘 要：文秘工作是档案管理的一项基础性工作，因此每个党政部门和企事业单位都必须设立文字秘书职位，文职秘书的工作不仅是简单的抄、写、收、发，同时还需要对有关的事物进行处理，是领导的参谋和得力助手。一般来说，机关部门的文字秘书还包含文档管理的任务。档案管理的质量是文书档案的关键价值所在，档案的质量不仅决定了文档管理员的工作质量，也在一定程度上反应了文字秘书的工作素质。文章主要阐述机关文秘人员的工作意识与文档管理之间的关系，进一步突出了机关文秘人员工作意识的重要性。
关键词：机关；文秘人员；工作意识；文档管理
中图分类号：C93146 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）11-0157-01
随着我国经济建设进程的加快，很多机关部门都建立了自己的档案管理机制。档案管理不仅能够方便对机关单位的资料和档案进行存储，同时还能够促进机关制度更加完善。调查表明，大多数单位都将档案管理交给文秘人员进行处理，文档管理的工作虽然看似简单，但是文档管理的内容非常丰富，作用巨大，因此机关文秘人员做好文档管理的工作很有必要。
1 文秘人员具备文书档案管理的要求
由于我国的机构设置和人员编制存在着一定的局限性，因此大多数的机关部门的文档管理工作都是由文秘人员执行的，但是文档管理工作按照规定是属于管理层的范畴，因此文秘人员进行文档管理时有着较高的要求，在进行文档管理时一定要充分体现实践性、持久性和科学性。研究表明，我国的很多文秘人员在进行文档管理时还存在着许多问题，例如：信息统计和分析时的差错，材料收集和整理时的遗漏等等。这些都会给档案管理造成严重的影响，因此，一个文秘工作人员应该具备良好的工作意识，才能有效的提高文档管理的效率，保证文档管理的质量。
2 文秘人员必须具备的几种作用于意识
2.1 德才兼备是文秘人员进行文书档案管理的基础
文字秘书是领导的得力助手，一般文字秘书需要负责文稿的起草，会议的记录以及工作的抄写等等。其中文字秘书的记录部分主要包含了对会议内容的记录，领导讲话的记录，以及对来访人员进行详细的记录等。文字秘书的抄写工作，主要是对进行审批后，存在勾画和修改的文件进行誊抄，同时还包含对部分字迹潦草的初稿进行誊抄。文字秘书的起草工作，起草是文字秘书的主要任务，也是反映文字秘书能力的重要方面，一般起草工作是由文字秘书与领导共同完成，有时是领导将稿件的核心内容发给文字秘书，文字秘书根据领导提供的资料进行稿件的撰写，有时是通过领导口述，文字编辑记录的方式，还有一种就是领导直接让文字秘书根据题目进行稿件的撰写。文字秘书在进行稿件的起草时，首先应该明确领导的指示与想法，进而体现在起草的文稿中，让领导去决断，只有这样形成的文稿才可以全面、生动、真实的反应领导的决策，也使群众更加了解领导的方针、意图。所以就需要文秘人员具有良好的洞察能力以及基础知识的丰富。秘书人员的丰富知识不但包括书本所学的，还包括要对基层工作和民意民生的了解以及对单位现状和前景的深研。文秘人员要满足上述的条件与要求，就必须注重自身能力与素质的培养，确保达到德才兼备的要求。不但能够在国家岗位上称职的工作，做好领导的“左臂右膀”，还能够为领导的决策提供准确、可靠的数据与资料。
2.2 责任意识是一名优秀文秘人员的必要条件
在许多机关、事业单位里，文秘人员的工作内容都包含了文书档案管理的内容。文书档案的管理是应该属于档案局领导的工作内容，所以在管理文书档案方面，文秘人员必须坚持党性以及科学性、实践性的基础原则，对文书档案进行统一管理，使其安全完整，达到便于利用的原则要求。文秘人员对文档的管理主要是对信息的收集与整理，以及对档案的奖励，信息的统计与利用等等，这些内容不仅存在着相互关联的关系，同时各项内容之间也存在着相辅相成的关系。其中信息的利用在众多的工作内容之中占中心的位置，其他的工作内容都是围绕着信息的利用进行的'。所以文字秘书应该明确，为单位中心工作服务就是文秘的根本任务，因此要求文秘人员必须具备良好的责任意识。文书档案管理工作主要的目的是保证中心工作能够有效的发挥其根本的作用于价值，同时文书档案不仅是历史的凭证，同时文书档案也是科学研究所必须的条件和教育的基本素材，因此文书档案的管理工作非常重要。文书档案的管理一般是在文档室进行，部分较小的机关单位，文字秘书不仅包含了文书档案管理的内容，同时科技、会计以及人事等档案也属于文字秘书的工作内同，因此较小的机关单位的文书档案管理的内容相对较为丰富，这也给机关单位的中心工作创造了有力的
条件，也在一定程度上提高了资料的完整性与准确性，但是在这样的情况下，文档管理工作的难度在一定的程度上会有所增加。因此，这就要求文字秘书不仅应该具备较高的专业水平，同时还应该具备良好的职业素质，具备一定的责任意识。
2.3 自我学习意识能提高文秘人员的业务水平
文秘人员具有角色多变、全面性以及宽广性等特点，因此这就要求一名文秘人员不仅需要具备一般的工作所需的素质，同时还应该根据秘书工作的性质，严格的要求自己，不断的完善自己。文秘人员和一般的秘书不一样，不仅仅是誊抄、跑腿，同时由于文书档案管理工作无需专业就可以从事，所以文字秘书的自我学习意识和自身修养就直接的决定了文秘人员的管理水平以及工作的质量。文档管理工作与文字秘书存在着一定的区别，只是在业务上相互联系，文字秘书的修养决定着文档资料的价值。所以，作为文秘人员，不断提高自身素质以及知识水平是十分重要的。
3 文秘人员进行文档管理的具体实施措施
3.1 加强文秘人员的修养以及管理能力的培训
作为机关单位的文秘人员，不仅需要具备一定的文书编辑能力，最主要的是需要注重文书档案的管理工作，但是研究表明，大多数的文秘工作人员都缺乏一定的管理能力与职业素养，因此加强文秘人员的自身素质、提高管理能力，对工作中存在的不足进行不断的完善，并且应该对文秘人员进行定期的培训。
3.2 强化职业队伍的建设
机关单位的文档管理并不是一个人就能够胜任的，因此需要建设相应的团队进行管理，但是大多数的领导对此并不重视，这样便会严重的影响文档管理的效率与质量。因此，为了有效的改善这一现状，有效的提高机关单位文档管理的效率与质量，应该注重对职业队伍建设的强化。
3.3 注重协调管理
由于文档管理工作经常会与文秘工作出现问题交织的情况，这种现象有时会导致整个工作的正常进行。因此，文秘人员不仅需要协调好文档管理的工作，还应该做好人事协调、部门协调、领导协调等方面的工作。
4 结 语
本文主要分析了机关单位中文秘进行文档管理工作时需要具备的条件进行分析，总结了文秘工作和文档管理的关系。文秘在做好一切工作的前提下，需要具备良好的职业素养，这是提高文档管理质量的重要保证。
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