公文的格式规范

公文的格式规范

公文的格式规范1

　　第一条行政公文

　　（一）公司常用行政公文的种类：

　　1、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

　　2、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

　　3、通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求各单位办理、周知或者执行的事项，任免人员等。

　　4、公示：适用于事先预告员工周知，用以征询意见、改善工作的事项。

　　5、批复：适用于答复下级单位的请示事项。

　　6、会议纪要（公司级）：适用于公司级会议讨论决策经营管理工作及议定事项的记载。

　　7、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（二）行政公文的格式：

　　行政公文须套印带有公司/部门全称的红头、按类别编制文号并加盖公司/部门印章（电子版除外）。

　　第二条文书类公文

　　（一）公司常用的文书类公文的种类：

　　1、备忘录：用于对内或对外需协调处理事项的备忘记录。

　　2、总结汇报：用于日常工作总结、汇报、情况说明及工作方案等。

　　3、规章制度：指规范公司及各部门、营业部的经营管理工作和员工执业行为的制度、办法、规定、规则、细则、指引等规范性文件。

　　4、信息简报：用于公司内部交流经验、通报情况等。

　　5、部门级会议纪要：用于部门或部门之间联席会议的议定事项的记载。

　　6、部门工作协调单：用于部门之间协调工作。

　　（二）文书类公文的格式

　　文书类公文须使用带有公司LOGO标志的文档模版。不得在无公司名称或LOGO的`空白纸上书写公文。

　　第三条公文写作要求

　　（一）公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定。

　　（二）写作应注意情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文文种应根据行文目的、职权范围和与主送单位的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、

　　月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”、第三层为“1、”，第四层为“（1）”

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般使用阿拉伯数字。

公文的格式规范2

　　?在工作和生活中，我们经常需要处理各种公文，如公告、通知、报告、备忘录和感谢信等。其中，感谢信是一种非常重要的公文形式，它可以表达对收信人的感谢之情，加深彼此间的感情联系，促进合作关系的持续发展。下面，我将结合实际经验，介绍公文感谢信的写作要点、格式和注意事项。

　　一、写作要点

　　1、简洁明了

　　感谢信的内容应该简洁明了，表达感谢的情感应该真诚、深刻、温馨，同时避免出现长篇大论和废话连篇的情况。

　　2、重点突出

　　感谢信中应当突出感谢的重点，即谁帮助了你，具体帮助了什么。可以写一些事例和细节，尽量体现出感谢的具体内容和深度。

　　3、结尾和留言

　　感谢信的最后，应当进行结尾，表明自己的态度和信心。同时，还应当留言提出请求或者预约，以促进进一步的合作和联系。

　　二、格式

　　感谢信的格式一般与信函或书信相同，包括信头、称呼、正文、结束语、落款等。具体内容如下：

　　信头：可以写自己的公司名称、地址、电话、传真等信息，如果是个人发信，可以写自己的姓名和地址。

　　称呼：第一要素就是要确定收信人的姓名，其次是确定称呼的方式。一般可以使用尊称、姓名、职务、称谓等方式称呼，如亲爱的王经理、尊敬的黄维总裁等。

　　正文：正文就是感谢信的重要文本，内容简练、真挚，要突出主旨和重点，写明感谢的原因和具体内容，表达感情，以及留言请求或者预约等。

　　结束语：结束语应当简短、委婉，表明感谢、敬意和祝愿，一般可以用“祝好”、“致敬”、“再见”等笼统的.话语来表达。

　　落款：落款应当包括自己的姓名、职务、日期等信息，一般置于文末右下方，并加上自己的签字。

　　三、注意事项

　　1、文笔要求高雅

　　感谢信是一种正式的公文形式，要求文笔高雅，不要出现口语化的表达方式和简单化、粗糙化的语言风格。

　　2、发信时间要及时

　　感谢信应当及时发出，避免误导发生或者遗忘感恩之情的尴尬和不愉快的情况。

　　3、发信人身份要清楚

　　感谢信的发信人应当是有权发出该信件的人，同时要求身份清楚明了，以免造成不必要的麻烦和误会。

　　4、保持真诚感谢

　　感谢信应该表达真诚感恩之情，要保持谦虚、感恩、诚信、尊重的态度和口吻，以促进良好的合作关系的稳固发展。

　　总结：公文感谢信是一种非常重要的公文形式，要求简洁明了、重点突出、真诚感恩、文笔高雅，同时需要注意格式和注意事项等多方面的问题。只有关注这些细节，才能够恰当地表达感谢之情，促进友谊和合作的长期发展。

公文的格式规范3

　　1.公文用纸幅面尺寸及版面要求

　　1. 1幅面尺寸

　　公文用纸采用A4型纸。

　　1.2版面

　　1.2.1页边与版心尺寸

　　公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

　　1.2.2字体和字号

　　如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

　　1.2.3行数和字数

　　一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

　　1.2.4文字的颜色

　　如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

　　2.公文格式各要素编排规则

　　2.1公文格式各要素的划分

　　标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

　　页码位于版心外。

　　2.2版头

　　2.2.1份号

　　如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

　　2.2.2密级和保密期限

　　如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

　　2.2.3紧急程度

　　如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

　　2.2.4发文机关标志

　　由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

　　发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

　　联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有"文件"二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

　　2.2.5发文字号

　　编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；发文顺序号不加"第"字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加"号"字。

　　上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

　　2.2.6签发人

　　由"签发人"三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。"签发人"三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

　　如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

　　2.2.7版头中的分隔线

　　发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

　　2.3主体

　　2.3.1标题

　　一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

　　2.3.2主送机关

　　编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见3.4.2。

　　2.3.3正文

　　公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1。""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　2.3.4附件说明

　　如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1。 XXXXX"）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

　　2.3.5发文机关署名、成文日期和印章

　　加盖印章的公文

　　成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

　　单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

　　联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

　　不加盖印章的公文

　　单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

　　加盖签发人签名章的公文

　　单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

　　联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

　　签名章一般用红色。

　　成文日期中的`数字

　　用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

　　2.3.6附注

　　如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

　　2.3.7附件

　　附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。"附件"二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注"附件"二字及附件顺序号。

　　2.4版记

　　2.4.1版记中的分隔线

　　版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0。 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0。 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

　　2.4.2抄送机关

　　如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。"抄送"二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

　　如需把主送机关移至版记，除将"抄送"二字改为"主送"外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

　　2.4.3印发机关和印发日期

　　印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加"印发"二字。

　　版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

　　2.5页码

　　一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　　公文的基本概念

　　公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

　　什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。

　　人们能从一篇成功的公文中感受到审美的愉悦，是因为公文的内容体现着一种社会美。"所谓社会美，一般是从形式里能看到内容，显出社会的目的性。在合目的性和合规律性的统一中，更多表现出一种实现了的目的性。"美既不存在于审美对象，也不存在于审美主体，而存在于人的社会性物质实践活动中，美与审美主体都是社会实践的产物。公文恰恰直接而集中地体现了社会实践性的特征，同时又具备了形成社会美的自身机制。在"在合目的性和合规律性的统一中"，形成了一种社会美。和人类其他精神产品一样，公文的审美价值同样根植于它的人文内涵，只是表现的形式不同而已。

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