公司档案管理制度15篇【优选】
在生活中，很多场合都离不了制度，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。什么样的制度才是有效的呢？以下是小编精心整理的公司档案管理制度，希望对大家有所帮助。
公司档案管理制度1
具体描述
为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
制定档案管理制度的目的以及作用
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。
一、文书档案立卷归档制度
(一)1 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
2 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
2 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
a.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的.主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
b.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
(三)归档范围
1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4 本公司的请示与上级机关的批复。
5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
7 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
(四)超期档案的销毁
1.对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
2.经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3.销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
本制度自印发之日起实施。
公司档案管理制度2
1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。
2、各类档案应按系统：土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管，按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等，进行分类管理。
3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。
4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物，如图纸无误则由文员按系统归档；图纸有误，则联系交图单位更正。
5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存，其他各种记录保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。
6、借阅档案需经相应系统的`主管(工程师)以上人员批准，确定归还日期，需续借的要重新登记。
7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。
公司档案管理制度3
第一章 总则
第一条 为充分发挥x 城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用,确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合 本公司实际,特制定本制度。
第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。
第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门,负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。
第四条 本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章 档案的分类
第五条建设工程前期文件资料
(一)可行性研究资料
1、项目建议书及批复;
2、可行性研究报告及批复;
3、项目评估意见;
4、环境影响报告书(表);
5、设计任务书、计划任务书;
6、选址意见书。
(二)基础、设计、施工前准备资料
1、基础资料
(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;
(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;
(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。
2、设计文件
(1)初步设计文件资料:总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;
(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样,说明书、工程预算、计算书、材料表等;
(3)施工设计:施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;
(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。
3、施工准备资料
(1)征用土地批准文件及红线图;
(2)拆迂文件、补偿安置协议书;
(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;
(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;
(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件),施工许可证;
(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。
第六条 施工技术文件资料
(一)开工报告,停工、复工报告;
(二)施工组织设计、施工方案;
(三)图纸会审纪要;
(四)工程技术、质量、安全措施交底;
(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;
(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;
(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;
(八)基础、主体中间验收记录,构件吊装记录;
(九)混凝土施工日记;
(十)技术复核记录;
(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);
(十二)工程沉降观测、变形观察记录;
(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;
(十四)构件合格证;
(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;
(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;
(十七)工程变更设计联系单;
(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;
(十九)工程质量事故及处理材料;
(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);
(二十一)单位工程竣工验收记录;
(二十二)单位工程质量综合评定表;
(二十三)分项、分部工程质量评定表;
(二十四)竣工报告;
(二十五)交工验收材料;
(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;
(二十七)施工技术总结,工程监理总结,工程试运行记录;
(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;
(二十九)工程质量监督报告;
(三十)工程质量保修书;
(三十一)工程决算、决算审计。
第七条 竣工图文件
(一)建筑安装工程
l、各类建筑、结构专业图;
2、各类电气专业图;
3、电信专业图;
4、煤气专业图;
5、各类给、排水工程专业图;
6、供热、冷专业图;
7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。
(二)地下管线工程
1、总平面图;
2、纵断面图、横断面图、结点详图;
3、构筑物结构图;
4、各种管线特征点图;
5、管网综合图。
第八条 竣工测量文件资料
(一)综合性资料
1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;
2、竣工测量施测方案;
3、竣工测量技术总结及测量精度分析;,
4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。
(二)控制资料
1、管线控制,加密控制点的观察手簿
2、光电测距记录;
3、水准观测手簿;
4、平面、立面求算值的计算书;
5、控制点分布略图、成果表。
(三)地形测量资料
l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图;
2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。
第九条 建设(施工)监理资料
(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;
(二)监理规划、监理细则;
(三)监理通知、不合格工程项目通知;
(四)工程延期、费用索赔审批表;
(五)工程部分暂停报告;
(六)工程移交证书。
第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。
第三章 档案的收集和归档
第十一条 在项目建设过程中,综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全,加以整理,以确保资料的完整
第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时,应按城建档案技术标准严格把好质量关。
第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。
第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。
第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。
第十六条 照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。
第十七条 在整理档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作:
(一)一张图纸上改动部分超过图面 35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);
(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的'图纸或资料;
(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的;
(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过 2m),构造形式改变,断面尺寸变化,竖向位置变动等;
(五)未按施工图位置施工的管线工程。
第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram,内容有:编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全,不得代签。
第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。
第四章 档案的组卷和移交
第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。
第二十一条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。
第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。
第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格:297mm×2lomm。
第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号,页号位置是文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。
第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lomm×220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram 等四种。
第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。
第二十七条 在项目完成综合验收后6 个月内,综合管理部应主动与当地政府城建部门联系,办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。
第二十八条 移交项目档案时应如实填写《移交书》,《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。
第五章 附则
第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。
公司档案管理制度4
第一条总则
1、为加强对公司档案的管理，有效搜集、保管和利用各类档案，提高档案综合管理水平，根据国家有关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本制度。
2、本制度所称的公司档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的合同、文件、客户资料、会议纪要、人事档案名册、帐册、凭证、报表、证件等各种文件材料。
3、公司档案工作坚持集中统一管理的原则。
第二条档案管理体制
1、公司设置档案室，归属行政办公室管理。配备档案管理人员，负责协调、组织、管理公司档案工作。
2、公司档案管理人员，负责公司所有档案资料的整理和归档工作。
3、档案管理员在负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案的同时，需按规定编制各类检索表单，确保档案的完整有序管理；
第三条档案资料的形成和归档
1、凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，都必须按归档时间要求交由行政办公室归档，各部门和个人不得据为己有。
2、对归档文件材料的基本要求：
（1）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；
（2）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；
（3）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。
3、档案归档时间要求：
（1）各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档；
（2）各部门在各项业务过程中形成的文件材料，相关审批材料、客户资料等须在本单业务合同签订后3个工作日内，将应归档的`所有文件材料向档案室归档；
（3）各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。
第四条档案保管
1、档案室接收档案要认真验收并办理交接手续。
2、要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。
第五条档案销毁
销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司领导审批后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。
第六条档案的借阅和利用
1、档案查阅、复印、外调，必须严格执行报批手续；
2、档案查阅或外调，需填写《档案查阅、外调审批单》，按程序批准后予以查阅或外调并如期归还。
3、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
4、档案归还时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得残缺、随意折叠、拆散、剪裁，严禁对档案随意更改、涂写。
5、凡公司领导开会形成的重要会议纪要、公司发展规划、合作意向、评估材料等，未经公司领导批准不得借阅。
6、财务会计档案，只准公司财务、会计人员查阅，其他人要查阅，需经副总经理以上领导批准。
7、未经公司领导授权，任何部门或个人无权公开档案。
第七条、附则
1、本制度所配套的相关表单附后
2、本制度自正式下发之日起执行。
泉州市XX投资有限公司
公司档案管理制度5
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第一章总则
第一条为规范集团档案管理,特制订本工作细则。
第二条本工作细则适用于江苏xx实业集团有限公司档案工作人员。
第二章日常事务工作细则
第三条档案人员岗位职责
(一)贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。
(二)负责制订集团公司有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划。
(三)督促、检查和指导各分子公司档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。
(四)负责集团专兼职档案人员的业务培训和业务指导工作。
(五)负责接收、整理、分类、保管和统计集团公司的各类档案。
(六)负责档案的开放利用工作,办理档案的借阅,对所保管档案的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。
(七)做好档案检索工具的编制工作,开展档案的编研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的报刊、杂志等资料,并提供利用。
(九)对档案室所藏已过保管期的档案负责组织鉴定,并提出处理意见。
(十)认真做好档案保管工作,对库房要做到'八防'(防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗),定期清扫、通风、更换防虫用品,延长档案寿命。
(十一)承办公司交办的其他工作。
第四条流程图
(一)接收流程:
材料齐全
缺少材料
1.执行标准
(1)应归档文件齐全完整;
(2)应归档文件为原件;
(3)及时登记;
2.处理措施
(1)档案资料发生损毁时,由于档案员疏忽造成的',首次罚款50元,再次罚款100元,由交接人造成的等同档案员处罚。
(2)未能及时登记,扣除责任人绩效1-5分/次;
(二)借阅流程
1.执行标准
(1)借阅登记;
(2)保持文档完整;
(3)遵守档案管理制度。
2.处理措施
(1)违反档案管理制度规定的,视具体情况扣除责任人绩效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以记过处理,并视情节轻重责任人扣除绩效奖金5-10分/次;触及国家法律法规的,按国家相关法律法规执行。
(3)由于借阅者疏忽造成的资料损毁,首次罚款50元,再次罚款100元。
(4)档案资料遗失者,遗失一般资料罚款200元/次,遗失重要资料,追究当事人行政法律责任。
第三章附则
第五条档案管理考核办法
(一)为切实提高档案管理水平,结合档案工作目标的考核,对档案工作实行必要的奖惩考核;
(二)档案达标工作作为全年工作目标之一,考核集团行政部档案室以及档案网络成员的工作;
(三)集团各部门、分子公司、项目部必须把档案工作作为工作目标管理的主要内容,纳入全年目标,落实责任人;
(四)档案工作结合全年工作进行全面综合的考核评比;
(五)考核内容:各部门、分子公司、项目部的年度目标责任书中档案管理工作指标是否完成。
(六)考核由集团档案管理领导小组负责,对工作成绩突出者给予适当的表彰的奖励,对违反规定或工作不负责的人员视情节轻重,将给予必要的教育或扣发目标管理奖。
第六条本工作细则解释权归行政部,监督执行权归总经办。
第七条本工作细则自颁布之日起正式执行。
公司档案管理制度6
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的.具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、相关支持文件及记录
员工应聘申请表
转递人事档案通知单
员工离职通知单
员工人事档案统计表
公司员工人事档案管理制度
第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。
第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。
第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：
1、招聘登记表
2、聘用通知书
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
4、身份证复印件
5、照片
6、员工转正申请表
7、聘用合同
8、奖惩材料
9、任免、升降、调薪等材料
10、其它材料
第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。
第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。
第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
第十条、任何人不得借阅自己本人档案。
第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。
第十三条、离职人员档案保存期为一年。
公司档案管理制度7
第五章公司规章管理制度
公司制定的规章制度是我们员工之间建立和谐的工作关系的关键，而这种和谐的工作关系对我们的顾客和管理者是非常重要的。
每位员工在每天的工作中严格遵守公司的规章制度，以确保我们拥有一个愉快友好的'工作环境。
一、员工素质要求
1、爱岗敬业：忠于职守，顾全大局；服从公司调动；热爱本职工作；增强事业心、责任感；能完成上级交办的各种任务。
2、热爱企业：保守公司机密，爱护公司财产，珍惜经营成果。
3、遵章守制：遵守公司各项规章制度，严格按规范标准操作。
4、工作状态：相互关心、相互理解、相互尊重、相互协作、相互监督。
5、道德准则：宁可公司吃亏，不让客户吃亏；宁可个人吃亏，不让公司吃亏。
二、礼节礼仪规范及行为修养
待客热情友好，说话亲切和蔼，举止稳重大方，处事礼貌谨慎。尊重自己、尊重他人，团结互助、诚信自律。接待客户时讲究语言艺术，时刻使用敬语“您、您好、请、谢谢、对不起、再见”等。
员工的标准笑容体现的是企业文化。亲切的微笑，优雅的举止，会使人感到和蔼可亲，平易近人，微笑的表情也更使员工自身增强自信心。
1、工作时间内按公司仪容仪表要求上岗，着装干净整洁，严禁穿暴露装、居家服（鞋）或各类奇装异服等影响正常办公服装上班，禁止公共区域吸烟。
2、所有员工须保持头发整齐清洁，头发要经常梳洗；发型切勿标新立异，保持自然色泽。保持脸、颈及耳朵整洁干净。男员工不留胡须，女员工不得浓妆艳抹，可化职业妆。
3、请使用普通话作为接待用语，在任何场合应使用文明语言，语气温和，切忌粗声粗气。
4、在接待公司内外人员时，应注视对方，微笑应答，大方得体，不卑不亢。
5、办公室内接听私人电话力求简短，时间控制在5分钟以内，严禁私人原因占用公司电话时间过长。
6、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，其他员工应主动接听，先说您好并报出公司或部门名称，重要电话做好接听记录，并之后转达给相关人员，电话结束后道谢并让对方先挂机。
三、办公环境及卫生管理规范
1、员工应在每天的工作开始前和结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持桌面整洁，无杂物。
2、不准随地吐痰，乱扔杂物，爱护公物，看见垃圾及时收起，共同爱护办公环境。
3、离开办公桌，长期不用电脑设备时，应锁定并关闭显视屏，节约用电。
4、爱护公司公共财物，爱岗敬业，视公司如家；要以主人翁的态度关心本公司的经济效益，爱护公司财产，提倡勤俭节约，反对铺张浪费。
5、使用会议室时应爱护会议室设施、保持会议室的整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾，关闭电器、照明电源等。
6、办公区域严禁吸烟。
7、不准在室内、走廊等公共区域堆放私人物品。
8、自行车、摩托车按规定放入车棚，不得随意停放在车间、宿舍等机动车道或行人通过的地点。
9、下班时需关好灯、门，切断所有电器设备的电源，并做好检查工作。
10、定期做好每周一次卫生清洁工作。
四、工作行为规范
1、根据考勤制度按时打卡，不迟到、早退，不代打、漏打。
2、工作时间内不得有睡岗、串岗、脱岗、打牌、下棋、干私活、玩游戏、非工作原因酒后上岗、做微商等网络推销、使用为客人提供的设施设备等类似行为。
3、自己负责的工作要有始有终，不得放松、推脱。
4、不得无故不参加公司组织的会议、学习、培训练兵、义务劳动等集体活动。
5、按规定时间完成工作计划内容，不得无故拖延提报工作计划及相关报表。
6、工作中出现失误造成不必要的损失的，由当事人做出相应承担。
7、外来人员（包括其他部门员工）未经允许不可使用公司电脑及其他办公设备。内部员工未经允许不得触碰指定电脑。
8、员工不得拒绝接受关于行为、纪律、经济等方面的相关检查。
9、不得未经授权私自使用酒店车辆、设备、器械、复制钥匙、磁卡等类似行。由此所产生的费用由个人承担，如造成财产损失照价赔偿。
10、各员工之间应紧密配合，加强沟通，主动协调，凡被动应付，出现员工之间推诿扯皮，影响经营管理的行为，给予双方口头警告，处以罚款，如造成财产损失按价赔偿。
11、不得未经公司授权私自发表或传播虚假言论而影响客户或员工声誉，一经发现给予最后警告，处以罚款，并视情节轻重给予降薪或劝退，情节恶劣者送交司法部门处理，影响公司名誉者追究法律责任。
12、不得有打架斗殴、聚众闹事、谩骂他人、欺压同事或恐吓、威胁打击报复相关人员等类似行为，并视情节轻重给予罚款、降薪或劝退，如造成财产损失按价赔偿，情节恶劣者送交司法部门处理，影响公司名誉者需追究其法律责任。
13、不得对同事违规、违纪现象有意包庇或捏造事实，视情节轻重给予降薪或劝退，如造成财产损失按价赔偿，情节恶劣者需送交司法部门处理，影响公司名誉者追究法律责任。
14、严禁利用职务之便私贪污或收受回佣，一经发现立即开除，如造成经济损失双倍赔偿，情节严重者送交司法部门处理。
15、未经许可私自启用单位印章及证件者，一经发现立即开除，造成经济损失双倍赔偿，情节严重送交司法部门处理。
16、进出公司除特殊情况外，不准携带公司资产物品离开，经查实一律按规章制度办理。
17、服从上级领导的合理工作安排，不得顶撞上级，不得无故拖延、拒绝或终止上级安排的工作任务，若有意见可按正常程序逐级反映。
18、严格执行工作标准及流程，严禁发生各种因公司或个人因素造成客户不满意的情形。
19、员工如有个人问题或工作困扰时，应向主管领导反映寻求解决，绝不能因个人私事而影响工作的执行与进度。
20、所有员工必须专心听取客户的投诉，遇到投诉时要紧急处理，不能推托。超越本人权限时，应立即通知部门主管领导解决。
21、对客户提出不妥善的地方要表示感谢并致歉，然后立即上报部门主管领导，不得辩解；
22、工作中的相关文件做好记录，分类摆放。离开办公室时要将印章、秘密文件、资料及硬盘等贵重物品锁在文件柜或抽屉内，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作。
23、办公区内谢绝与工作无关的私人访客。
24、如有触犯中国法律或被法院依法定罪者，公司将配合司法部门进行调查并立即开除。
五、值班行为规范
日常值班管理
1、值班人员遇事可先行处理，事后再报告。但遇其职权范围之外的事情，应立即通报并请示主管领导。
2、值班人员遇到重大紧急事件时，应及时向公司领导汇报与请示，以便及时处理并在第一时间通知相关负责人。
3、值班人员应将值班时所处理的事项填写在“值班日志表”，交班后送主管领导审查并及时备档。
4、值班人员应做好广告机及其他设备的播放、维护等相关管理工作。
5、值班人员应做好公司备用钥匙的保管及交接工作。
6、值班人员应做好下班后灯、门、电源的检查及关闭工作。
7、值班人员应做好上班登陆对公qq，接收信息，并及时查看业务邮件等工作。节假日值班管理
1、重要节假日值班但不坐班。
2、行政人资部在放假前组织一次联合检查并将结果予以通报。所查隐患在节前必须完成整改，经联合检查组确认后方可放假。
3、法定假期以国家颁布政策为准。法定假当天如不能正常安排休息，企业将根据经营情况给予补休。
4、值班人员如需连休可提前三天申请，并做好交接工作。
5、法定节假日的值班要求视公司实际情况自行安排。
6、值班期间，通讯设备必须时刻保持通畅。
公司档案管理制度8
一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、 档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的.各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一 、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：
1、营业执照办理或变更;
2、每年的审计报告存档;
3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);
4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;
5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)
十三、经营公司行政办档案管理内容：
1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;
2、员工档案存档(复印件)
3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;
4、考虑工作便捷，要求将公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等，做成电子版存档;
5、员工调动档案：原单位整理封口后交由本人，传递给集团综合管理部，集团登记后转移给新单位行政办。
公司档案管理制度9
第一条
管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条
文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。
第三条
文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条
档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第五条
档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条
档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第七条
归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的`档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八条
保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条
档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
第十条
调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条
调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
公司档案管理制度10
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的`重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。
二、档案部门设置及其职责
（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。
2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。
2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
三、档案接收与整理
(一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
公司档案管理制度11
一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》 。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；
必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/ 总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的.备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管⑴档案编号a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录1、 《文件（合同）管理记录目录》 2、 《文件档案移交目录》 3、 《档案移交清单表》 4、 《档案借阅审批单》 5、 《档案分类编号表》 6、 《档案管理流程》文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：
序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交目录记录编号:日期：
序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
记录编号:移交性质档案类别合计移交说明接收意见档案移交清单表日期：
□离职□调岗□归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人：
接收人：
移交人（部门）接收人（部门）经办人：
经办人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日见证人：
日期：
年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单记录编号:借阅部门借阅人日期：
借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
公司档案管理制度12
一、每期月结账后会计人员应及时打印会计凭证，按照会计规范装订成册。
二、每期年结账后会计人员应及时打印各类会计账册，按照会计规范装订成簿。
三、每期的财务报表、税务报表、其他相关财务资料应规范整理，定期装订。
四、会计凭证、会计账簿、财务报表、税务报表、其他相关财务资料严格按照会计档案规范进行保管。
五、会计档案的查阅权限限于财务人员、税务检查人员、公司总经理及副总经理，其他人员查阅会计档案需经总经理批准，并在财务人员的.监督下在财务室内进行查阅。
公司档案管理制度13
一、严格遵守公司各项规章制度；服从领导管理与安排。
二、值勤期间严禁瞌睡、酗酒、抽烟、吃零食；不准嬉笑、打闹、看书报、聊天；禁止做其他与工作无关的事情。
三、衣容严整，文明值勤，礼貌待人。遇到领导要敬礼，以示尊敬；回答别人的问话时，要起立。
四、严禁小摊小贩、收购废品者或推销人员等一切无关人员进入；外出的自行车或摩托车对于陌生人或行迹可疑者（包括外来人员）要主动上前询问，如有必要并让其出示有效证件做好登记。
五、对于外来车辆要问清楚其来意并做好发放车牌与登记工作。凡是外出车辆经查证后没有相对应的车牌的，一律不予放行；报告给管理处后，经核实确实是其本人的再给予放行。
六、对于搬家或外出携带贵重物品或大件物品者，如不能确定其身份要问清楚并核实做好登记。
七、值勤人员要严查细问、敢说敢问；注意观察可疑的`人或事，一旦发现情况立即上报。
八、夜间巡逻时，应该有重点性、针对性，对于要害部位要细查、严查、多查。
九、做好交接班登记工作，交接班时要清点好物品是否完好无损；物品如有损坏或丢失及时上报，对于人为的破坏追究其责任人并按原价赔偿。
十、严格请销假制度。对于无故旷工或无故不参加会议者，管理处将根据有关规定进行处理。
十一、希望有关人员能够遵守以上规定，对于违反者：情节较轻并为初犯者，给予警告处分；情节较为严重、影响比较恶劣或屡犯不改者，给予处罚或予以除名。
公司档案管理制度14
第一章总则
第一条为加强投资管理中心（有限合伙）（以下简称“中心”）档案管理工作,根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。
第二条档案是中心及各部门在各项工作中形成,具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。
第三条加强档案管理工作,是规范中心内部管理的重要内容,对于提高中心管理水平具有重要意义。
第二章归档范围
第四条中心档案分为以下几种:
(一)中心级证件
营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证;机构信用代码证、会员证等其他证件。
(二)企业治理结构
1．合伙人、投资决策委员会、总经理、各部门决议及会议材料;
2．高管人员资料档案;
3．合伙人情况相关材料
4．其他相关资料。
(三)中心文书档案
1．外发文件:外发红头文件等
2．外收文件:
（1）监管部门的批文、批复、通知等;
（2）上级管理部门、股东单位颁发的需要中心执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等;
（3）其他金融机构的往来文件;
（4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函;
（5）其他需要立卷归档的外来文件。
3.内部文件:各部分告诉、转达、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。
(四)基金交易及基金清算
包括不限于：合伙人会议记录、投资决策委员会会议记彔、监察委员会会议记彔、清算指令等。
(五)合规档案
各种风控合规报告及提示函等。
(六)行政物业
1．办公楼相关文档:办公物业租赁文档，财产保险相关文档等;
2．办公家具类文档;
3．电话、安保、音视频相关文档;
4．物业管理相关文档;
5．空调、电梯相关资料;
6．办公楼消防、水系统图纸等等;
7．购置各类设备的图纸、说明书等;
8．其他需要归档的文件。
(七)信息系统
信息系统工程建设等资料。
(八)合同类
中心对外签订签订的协议书、合同书等。
(九)基金业务
1．基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等；
2．基金合同、托管协议及其他有关文件;
3．基金年度报告等;
4．其他。
(十)会计档案
1．会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证；
2．帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活动的会计帐簿；
3．报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注；
4．审计报告、验资报告等。
(十一)人事档案
1．经验材料
2．自传材料
3．鉴定材料
4．考核材料
5．劳动合同
6．参加党团组织的材料
7．英雄模范先进古迹材料
8．处分、取消处分以及复查材料
9．反映职务、职称、工资等方面的材料
10．其他材料
(十二)声像档案
1．本单位各种会议的照片、底片、录音带、录像带
2．重要的合同、协议签字仪式的照片、底片、录音带、录像带
3．重大节日、晚会活动的照片、底片、录音带、录像带
4．本单位历届主要领导的照片
5．其他重要的照片、底片、录音带、录像带
6．各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。
第三章档案管理的组织和分工
第五条行政人事部是卖力中央档案管理工作的部分,职责是:
(一)负责收集、整理、保管和统计中心的档案资料
(二)督促指导中心各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档案室移交归档,幵检查其落实情况;
(三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作;
(四)中心应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记录集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于10年。进行档案的'鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见。
(五)各部门要配备兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按规定时间及时向档案室移交归档。
(六)中央财务会计档案和统计档案由财务部卖力保管。
(七)基金交易及基金清算的材料属与项机密档案，机密材料采用密封归档方式。
第四章整理归档方法和要求
第六条文书档案的分类可采用多种方式,可根据实际情况灵活掌握:
第五章保管和查阅
第七条负责集中保管档案的部门应明确与人进行管理,与柜存放,定期检查,防止损坏和丢失,发现因信息载体而影响档案寿命时,要及时抢救复制,有条件时应划出与用房间存放档案。
第八条严格档案调阅的管理
(一)外单位查阅、摘抄、复印档案资料,须凭单位介绍信,经中心领导批准,按查阅规定办理。
(二)本中央人员因工作需要,履行规定的审批手续后,可以调阅档案材料。
1．查阅本部门的档案资料,经本部门领导批准;
2．查阅中心的档案资料,由各线部门负责人审批。
(三)查阅档案时,应办理有关登记手续,在指定地址查阅。查阅时,不得在档案材料上标记、涂改、折叠和拆散。清偿档案时,管理人员要仔细检查清点,发现丢失、损坏应及时报告和处理。
第六章附则
第九条本制度由行政人事部负责制定、修订与解释。本制度未尽事宜，按相关法律法规执行。
公司档案管理制度15
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的'归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第6篇：公司员工档案管理制度
1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。
2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。
3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。
4、查阅原始人事档案管理规定：
（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。
（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。
（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。
（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。
5、员工业绩、培训档案：
员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。
（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。
（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。
（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。
（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。
（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
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