二、档案查阅利用制度
(一)利用范围
1、本机关室藏的文书、科技、会计、声像及其他实物等各种门类和各种载体的档案及有关资料;
2、本机关各部门、本系统或其他单位经过批准，办理手续均可利用室藏档案资料;
(二)利用方式
查阅、摘录、复制。
(三)利用档案的要求
1、查阅利用档案只限在一定范围内进行，与查阅内容无关情况不予提供，档案查阅者在查档案时，不得阅看其他无关内容的案卷。
2、查阅利用档案时，必须爱护档案。不得在档案文件批注、涂改、勾画、圈点、折叠，严禁擅自拆卷，抽剪页、复印、拍照，以保持档案的清洁，完好无损;
3、档案员要熟悉所藏档案情况，并能及时准确地查找出档案材料，提供的档案要齐全完整，准确无误;
4、全宗内永久、长期的案卷要编制《案卷目录》和《案卷文件目录》，为利用档案和资料提供方便条件;
5、本机关形式的档案，是为本机关各项工作服务的，原则上不外借。确需外借，须经有关领导同意，办理手续后，方可借出，期限不得超过一周，如需延期时，需办理续借手续;
6、利用者若需复印档案材料，须经有关领导批准，利用者应妥善保管复印材料，不得转借他人;
7、未经组织批准，私人查阅档案，谢绝接待;
8、查阅和利用档案要有登记。
(四)批准手续
1、凡本单位工作人员查阅所属业务档案，应经科室负责人同意后，方可查寻;
2、查阅机密档案及本机关核心档案，应经形成科室领导，办公室主任或主管领导批准;
3、党委会议记录及党内文件需经分管领导批准;
4、会计档案仅供形成科室查阅，查阅须经形成科室负责人同意，由两人以上方可进行，其他部门需要，形成科室有关人员代为查阅;声像基建档案因工作需要复制须得到分管领导批准;
5、外单位查阅档案者，须持单位介绍信，注明查阅的目的与内容，履行登记手续，经有关领导同意后方可查寻。
(五)归还手续
1、案卷使用完毕归还时，档案人员要逐件、逐项进行清点，无误后方可在借阅登记薄上注销;利用者在归还借阅案卷时，应填写档案利用效果登记表，反馈档案利用信息，以便不断总结经验，改进工作。
三、档案工作保密制度
(一)档案工作人员和档案利用人员，都必须认真执行《保密法》及有关保密工作规定，增强保密观念，遵守保密制度，不得泄露档案的内容或提供加密档案的线索;
(二)严格履行借阅不同密级档案的批准手续，未经领导批准不得随意借阅或扩大借阅范围，转载和引用，复制或拍照档案文件;
(三)只限于阅读卷内直接借阅的档案，不得随意阅读其他档案，借(查)阅档案不得转让他人;
(四)档案人员必须时刻提高警惕，加强档案库房的保管保密工作，经常检查各项安全保密设施，下班前要锁好文件，关好门窗;库房钥匙要由专人保管，做好防盗、堵塞一切可能失窃的漏洞，保证档案的安全;
(五)要做好防火工作，库内严禁烟火，防火检查要做到经常化、制度化，发现问题及时解决，以保证档案材料的绝对安全;
(六)非档案人员，未经领导批准不得进入档案库房;
(七)要进行定期或不定期的检查，发现有丢失或被盗现象，必须立即报告，及时追查，设法挽回损失;
(八)注意口头保密，未公开的内部情况绝对不外传;
(九)需要销毁的档案，要进行登记造册，经机关领导人签章批准后，方可销毁，销毁时指定两人监销，并在销毁清册上签字，以示负责。
四、档案人员岗位责任制
(一)工作目标
根据档案工作的基本原则，对本机关档案实行综合管理，维护档案的安全，积极开发档案信息资源，为机关各项工作和领导进行科学决策服务。
(二)职责
1、认真学习和贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和各项规定，建立健全各项规章制度;
2、对本机关各部门形成的各种文件材料进行收集、分类、整理、立卷和归档;
3、集中统一管理本机关在公务活动中形成的文书档案、会计档案、声像档案和科技档案，积极提供利用为机关各项工作服务;
4、按照规定，要定期向档案局移交具有永久和长期保存价值的档案;
5、做好档案的统计工作;
6、按照规定及时向档案局报送档案工作基本情况和各种统计表;
7、办理领导交办的其他有关的档案业务工作;
8、定期对已超过保管期限的档案组织鉴定，并按有关规定办理审批手续，进行销毁工作，做好防火、防盗、防鼠、防光、防虫、防潮等工作，确保其完整与安全;
9、认真贯彻执行党和国家的方针政策，严格执行保密规定，确保档案的安全无损。
(三)考核
1、对档案员的工作考核要纳入目标管理，实行半年检查，年度评定的办法;
2、档案员工作目标任务的完成情况，由办公室负责人进行日常考核。
(四)奖惩
1、档案员较好地履行《档案法》，档案管理工作突出，目标任务完成好的，可给予奖励;
2、档案员出现严重违反《档案法》行为，根据情节轻重依法追究责任。
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