提高办公室工作效率之我见

时间：2021-11-05 18:48:40 资料我要投稿

提高办公室工作效率之我见

摘要：办公室是一个单位的“心脏”和“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系左右的“纽带”，具有特殊的地位和作用。面对新形势，办公室工作必须与时俱进，从学习入手，在力求高度、不断创新上下工夫，参在点子上，谋在关键处，立足全局抓大事，把握细节抓小事，想方设法抓难事，统一筹划，提升效率，紧跟发展步伐。

提高办公室工作效率之我见

关键词：办公室；提高；工作效率

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）10-00-01

办公室作为承上启下、沟通内外的枢纽部门，其工作效能和服务水平的高低，直接影响企业的科学决策和实施。当前，随着经济社会的发展，办公室工作的内容和性质也相继发生了较大变化，这就要求办公室必须优质高效地开展工作，发挥参谋助手作用，推动办公室各项工作全面发展。

一、强化学习意识，不断提高理论水平和工作能力

办公室是为领导和机关日常的管理和决策服务的机构。办公室每一位员工要确立终身学习的观念，不断用学习充实自己、提升自己、武装自己，做到“一学、二勤、三悟”：“一学”就是要在坚持理论学习和业务学习并重，能写会说的全方位复合型人才，同时要加强廉政学习。廉政学习对于我们确立正确的人生观、世界观、价值观和权利观，提高思想境界十分重要。要守得住清贫，耐得住寂寞，管得住小节，在任何时候都经得起权利、地位、金钱的诱惑与考验。“二勤”就是要勤学、勤思、勤干。勤能补拙，要“知”就得勤学苦干，办公室要自觉做到手勤、脚勤、口勤、脑勤。“三悟”就是要领悟党的路线、方针、政策以及上级的指示精神，结合实际悟出贯彻落实工作的新思路。办公室工作要正确地领悟领导意图，体现领导思路和领导风格，避免出现大的失误。

二、强化服务意识，不断提高服务水平

办公室的工作，无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作，还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作，都是围绕“服务”这一中心运转的，服务是办公室最基本的职能。办公室工作无小事，大到辅助决策，小至接听电话，一举一动都体现着办公室的水平，代表着单位的形象。因此，办公室人员做任何事情都必须举轻若重、精益求精、严谨细致。

首先，要规范会议服务，提高服务质量。对重要会议，要认真做好会前、会中、会后服务。会前，要对会议的各项准备工作作出全面、周到、细致的安排，并检查落实情况。会中，要注意了解与会人员的意见、建议和要求，及时改进。会后，要适时协助抓好会议精神的督促落实。其次，要规范文电处理，提高工作效率和质量。一是及时准确办理好每一份文件电报，杜绝错送、乱送和积压文件的现象。二是认真搞好文件校核，严格把好行文关、政策关、文字格式关和会签手续关，提高文件质量。三是严格发文程序，规范发文行为，大力精减文件，做到少行文、行短文，杜绝滥发文、乱行文、行“劣文”的现象。第三，要提高信息的有效性。搞好信息撰写工作，要在求快、求真、上层次上下功夫。求快，就是要把握好信息的时效性，及时报送信息。必须选择在领导最需要的时候报送，在领导未曾知晓的时候报送。求真，就是要把握好信息内容的真实性和完整性，准确报送信息。必须实事求是、全面真实地反映情况。对在发展变化中出现的重大问题，要实行跟踪系统收集报送。上层次，就是要正确处理好质与量的关系，搞好信息的综合开发，对大量、零散、粗浅的信息搞好筛选、分析、归纳、综合，必要时作进一步的调查发掘，写出高层次的信息，为领导了解情况、指导工作提供依据。第四，要搞好调查研究。调研工作要紧紧围绕公司的工作中心和全局性、战略性的问题，用超前的眼光，选准课题，开展有分量、有影响的调研活动，拿出高质量的.、具有超前性的调研成果。要充分发挥公室的协调职能，把有关职能部门和相关部门的调研人员组织起来，走出办公室，深入基层，作艰苦细致的调查研究，为领导决策提供有价值的参谋意见。

三、强化执行意识，加大督查力度

企业制定了决策仅仅是完成了工作的一半，落实决策才是重要一环。办公室一定要配合相关职能科室开展好督促检查工作。督促检查工作必须围绕中心、突出重点来检查，但同时也要改进检查多和滥的现象。检查和督促的关键是要及时发现问题和矛盾，适时进行工作调整和跟进。

首先，要突出重点。紧紧围绕公司的重大决策、重要部署、重点工作目标以及领导批示交办的事项，组织力量开展专项督查，特别是要关注职工群众反映强烈的热点和难点问题，努力把督查的过程变成发现问题、解决问题的过程，变成统一思想、协调关系的过程，变成加快实施、促进落实的过程。其次，要创新机制。充分发挥办公室承上启下、协调各方的优势，主动协调主管部门和相关单位开展督查。通过及时制订督查计划，分解下达督查任务，明确督查落实的责任单位，做到件件有着落，事事有反馈。真正做到督在实处、导在明处，提高督查工作的实效。第三，要转变作风。一方面，要深入基层和群众抓督查；另一方面，对督查中发现的问题，及时反映，务求实效。

办公室工作要努力形成雷厉风行、求真务实的作风，对于领导交办的任务要热心办、马上办、办得好，决不拖延压误。要及时处理各类信息和应急信息，及时办理领导的每一件批示和指令，及时处理每一张报表和文件，及时修正每一个不翔实的数据和典型，及时承办每一个接待任务。

四、强化忠诚意识，不断提高综合协调能力

办公室工作的性质和地位，决定了办公室是一个辛苦的部门，应急事情多、加班加点多、受批挨怨多。办公室工作人员要甘当无名英雄，经得起各种委屈、误解、挫折，心胸要宽，气量要大，标准要高，要求要严，同时也要有“自我欣赏”的心态，缓解工作压力。要通过合理的方式向领导解释工作中的误解。扎实做好本职工作，思想上不能懈怠，仅仅是“见子打子”，就给自己降低了工作标准。要以一流的品质、一流的态度、一流的作风做好服务工作，这是办公室工作特点决定的。

办公室处于沟通上下、协调左右、联系内外的中枢地位，办公室的工作离不开协调，协调无处不在，无处不有。要增强协调的主动性。既要善于根据领导的授权和意图，按职责分工分解任务，又要机动灵活地处理分工不明确的问题；既要依法办事，依政策办事，又要广泛听取意见，分别不同情况做出妥善处理。从整体利益出发，局部利益服从整体利益，眼前利益服从长远利益，一般工作服从中心工作，突出重点，兼顾各方利益。要在既尽职尽责，又不越权越位的前提下，在搞好文件和会议协调的同时，按照适度、实效的原则，重点搞好领导各类公务活动的协调，切实增强协调效果。进一步加强与上下级的协调、联系与沟通，理顺方方面面的关系，为各项工作开展创造良好的外部环境。

总之，要使办公室工作做得扎扎实实、富有成效，还必须在工作中加强学习，不断总结和提高。办公室的职能重要，责任重大，地位突出，作用明显，尤其要适应新形势下的新任务，要把握大局，认清形势，突出工作重点，确保我们的工作效能。

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