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外语学院学生会部门制度 -管理制度
人事制度
（一）人事任免
1．(1)招聘新干事：
学生会干事招聘在新生来校报到之后的第一到第二个星期之间进行，新生了解了学生会各个部门工作职能后，填意向表，参加面试选拔；
(2) 面试合格者进入学生会为见习干事，见习期为45天。合格者转为学生会干事，并举行转正仪式正式由学生会接纳。存在以下情况的不予以转正:
1）45天内无法适应学生会生活（由部长主席团讨论决定）
2）自愿退部者
3）不能与本部及学生会成员融洽相处（参照成员内部互评，评分远低于平均分者视为不能与他人融洽相处）
4)符合免职情况的(见(一)3)
2．成员有以下情形之一的，应当予以任职
（1）新录用人员（不含职务变更的人员）试用期满合格的;
（2）经主席团认可，在学生会内部转换职务或升降职位。
（3）其他原因经分团委书记和主席团认可转换职务或升降职位
3. 成员有下列情况之一的，应当予以免职
（1）无故未出席部门例会达两次以上(包含两次)
（2）未完成部门所分配任务达两次及以上
（3）在学生会活动中，出现重大失误（由主席团及秘书部讨论决定）
（4）有其他不良行为导致损害学生会形象者，视情节轻重，予以降职或劝退。
（5）一学期内有一门或以上不及格科目，且学分绩点不满2．3者，或有两门或以上不合格科目者，出于对成员的关怀，予以劝退。
（6）严重违反学生会制度。违反校纪校规。
（7）时间精力无法分配得当，不能或者不接受任务达五次及以上者，予以劝退。
（8）不能与本部及学生会成员融洽相处。
4.职务升迁
1)副部长由部长提名报主席团同意。
2)部长委任采取答辩方式。在学生会工作一年及以上部员有资格参加面试。正常情况下每学年末一次。由分团委书记主席团共同面试。(非学年末原部长离职达4个及以上时，可紧急启动答辩。)
考核制度
考核原则：考核应公正、公开，考核评定应参考上级、下属、同事及自身的鉴定意见。
1.人员考核制度
（1）见习干事考核：试用期一般为45天；考核制度可参照外语学院部员考核制度(附录1)
（2）学生会的考核一般在每学期期末进行；
（3）考核分为三种：学生会各部门内进行互评（附录1）（包括部员对部长及部长对部员的考评）、部长互相考核、主席团对部长考评；
2.部门考核制度
（1）秘书部对部门进行考核。考核内容包括：
i. 例会中，部员的出勤率。是否有无故缺席、迟到和早退现象；
ii.例会中，有无围绕学生会工作展开，有无说笑等现象
iii.各部门应及时客观地上交各自文本档案和电子档案。包括活动小结及简报；
iv.各部门对学生会办公室的值班情况。各部对学生会办公室工作条件的遵守情况。
以上各项考核成绩由秘书部统计后逐月公布。
（2）由主席团对各部进行期末考评
（3）由学生代表对各部进行学期末考评（以学代会方式）
以上各项考核成绩由秘书部统计后于学期初公布。
工作调动和退出
1.在担任学生会某部门工作期间，确实须调整工作部门的须经主席团同意，递交调动申请书后方可调动；见习干事在见习期间，可向部长申请调动，由现部长与意向调向部门部长，见习干事三方面谈。由两位部长共同决定。
2.在担任学生会某部门工作期间，确有原因需终止学生会工作的成员，要向主席团提出书面申请，递交退部申请，说明具体原因，由主席团同意方可退部。
3.部长如需调动或退出学生会工作的须向主席团递交申请，要求参照以上两条
4.调动申请书和退部申请书都须由主席团签名，才能生效
工作制度
(一) 工作理念
学生会须充分发挥学院与学生之间的桥梁与纽带作用，强化服务意识，积极进取，乐于奉献，为学院和学生的发展做出应有的贡献。
(二)工作机制
本着共同奉献的精神，学生会成员之间建立平等、协作的关系，机构由主席团、部长、副部长及干事构成。
（三）会议制度
（1）主席团会议两周举行一次，由主、副主席组成，主要讨论学生会整体工作运转及长远发展规划，统一认识，统一领导
（2）部长会议两周举行一次，由各部部长及主、副主席组成集中讨论解决全局性问题和具体任务的布置，统一步骤，协同工作。
（3）考勤
a)学生会成员不得无故缺席、迟到或早退。确有原因者，须向主席团说明请假，再由主席团将请假名单告知秘书部，秘书部负责汇总。任何会议或活动凡迟到15分钟以上的，视为缺席（请假单格式见附录2）。
b)每次部长例会各部长都须签到。部门的例会会由秘书部派与的会议记录人来负责考勤。
（四）学生会办公室工作条例
为了加强对院学生会办公室的管理，方便院学生分会各部门之间的交流与合作，给院学生分会提供一个良好的办公环境，特制定以下条例：
1．爱护室内公物，妥善保管办公用品、档案等。禁止擅自挪用办公室物品，如有特殊必要情况，应在会议登记表上加以说明。
2．借用办公室召开会议，须提前约定，由办公室统一协调。会后，由开会部门恢复办公室的整洁关掉所有的电源开关，防火防盗加强安全防范意识。如其后使用办公室部门发现办公室未被恢复整洁应及时告知秘书部。否则由其后使用部门负责。
3．非我院学生会成员不得使用办公室，不得在办公室内进行与我院学生会工作无关的活动。
4．办公室刊物由办公室统一管理，不得损坏，不得擅自带走。
5．办公室钥匙一律不得另配。
6．禁止在办公室内大声喧哗、打牌、抽烟、喝酒等有损学生会形象的行为。
财务制度
1．学生会任何部门成员在购买学生会活动用品之前，必须于秘书处领取采购单（见附录3），并认真填写，尤其是“物品用途”一栏。（日常工作所需用品由秘书处统一采购）
2． 采购单填写完整后，须交予秘书部部员，秘书部人员会针对实际情况给出意见，以避免不必要的浪费。秘书部做好统计后，会发还给部门。申购单由秘书部指定部员保管，用以发还报销款项时核对
3．举办大型活动，各部门另还需向秘书部呈交一份采购预算,超出预算的金额将不予报销，预算需有部长签字。
4．申请报销的活动经费在100元以下的,须经此部门的分管主席签字同意,100元以上需经分团委书记审批方可报销;
5．采购时，应向商家索取采购发票，超市购物还应当索取购物清单，发票的客户栏一律填写“东华大学”，否则不予报销。发票中“品名规格”一栏，应当尽可能填写完整。如所购物品较多，可只填写办公用品，但要在采购单上详细地注明采购的物品，其中列出所购物品的名称，数量，单价，金额；
6．打印复印同样必须填写采购单，并且详细填写“复印内容”、“复印份数”等信息。经部长签字后交与秘书处征求秘书处意见。
7．预算及发票等凭证必须统一由部长亲自交予秘书部。报销的发票等凭证一般在当月15日交于秘书部，再由秘书部统一到分团委书记处报销。
8．秘书部会在月末将报销的钱款发还给部门；
9．采购务必坚持节俭原则。
另注：根据小额申购，大额预算的原则，若金额不超过200元，以申购单的形式来报销。若超过200元，请本部门财务负责人员做一个财务预算。预算要由分团委主席审核同意，签名后才能生效。如特殊情况临时购买，请在发票上注明事由。
学生会成员应认真学习我会各项制度，并严格按照相关制度履行权利和义务。
附录1
部员考评制度
1. 例会出席率高，缺席不得超过1次。
2. 例会迟到不得超过2次。
3. 参与活动态度积极，每次都参与到本部的活动中，并且也积极帮助其他部门的学生会活动。
4. 对于部长交代的任务都能有效率地完成，够完成的出色。
5. 是否有活动构想，能否做到经常与部长交流。
6. 是否在执行任务的时候考虑周到，遇到紧急情况能以集体的利益为先。
7. 对本部乃至整个学生会的发展有无建议。
8. 是否能与部门内部成员处理好关系。
9. 成绩绩点不小于2.3。
附录2
请假单
XX席，我因XX原因不得不缺席我部X 月X日X时的XX 活动。造成学生会的不便，深感抱歉。希望XX主席能给予准假。
此致
敬礼
XX部
XXX
X年X月X日
附录3
采购单
在秘书处批准采购前，申请人（部门）必须认真填写下列内容
部门
经办人
采购理由及用途
购物清单及预计单价
预计合计
预计购物时间、地点
部门主管签字确认
分管主席签字确认
秘书部意见
以下为经办人采购完毕后填写
实际详细购物清单
物品名称
单价
数量
小计
金额
合计
备注
打印复印申购单
申请部门：
复印/打印人：
纸张颜色：
份数：
复印/打印内容：
部门部长签字：
秘书部签字：
备注：
请节约用纸
外语学院学生会
2008年9月
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