时间管理的进展报告

关于时间管理的进展报告

关于时间管理的进展报告 （中国大学网 unjs.com）　　先说1句废话：时间就是生命，渡过一分钟，其实就是渡过一分钟的生命，过一天，其实就是消耗了自己一天的生命。一天有效时间是50%，那么生命质量其实也就只有50%。我们要研究如何扩充生命的长度，另一方面，要如何利用已有的生命，后者可能更重要。 　　时间管理竟然是今年我最关注的主题，因为，时间不大够用啊，大脑已经遥遥领先于执行，竟然给我构思了需要一辈子去做的事情。下面放一些资料，作为参考使用，以后再分享我的实践心得和具体案例经验： 　　A部分：用Excel做时间管理 　　在网上找了不少时间管理的工具，比如：Make Life Organized(MOL),MonkeyGTD，Google Calendar等等。这些工具虽然都很先进，但是操作和学习起来都比较复杂。 　　用来用去，找不到一个顺手的好工具，而且学习起来很头疼。于是，不思进取的懒毛病上来了，索性用Excel自制了一个时间管理工具，基本上体现了GTD（Get Things Done，把事情干了、让事情被干了....）时间管理思路，而且最重要的是非常简单，使用起来很方便！ 　　独乐乐不如众乐乐，将自己制作的工具与大家一起来分享，希望对大家有点帮助，也希望借此机会与学习时间管理的朋友进行交流。 　　这个Excel文件是一个空白模板，其中包括了每周计划，每天计划和每月计划。下面对软件的特点和使用方法进行简单介绍： 　　1）每周计划的基本界面 　　每周计划的界面，如下图所示： 　　 　　通过标签可以在不同计划之间方便的切换。 　　任务在这里按照重要程度分为4类。另外还有一个特殊任务列表，表示那些能够产生明显改变的行动计划。 　　2）每日计划的基本界面 　　每日计划的界面，如下图所示： 　　 　　每日计划分两个大的区域： 　　左边的是进度管理区，用于控制每天的工作进度和时间，这里每行为30min。 　　右边的是任务分类区，用于设定每天的工作任务，并对工作任务进行分类。 　　3）应用实例 　　这个软件工具的最大特点是非常实用，也非常简便。下面结合实例说明： 　　比如要制定下一周的工作计划，先将Excel文件拷贝一份，在新文件上开始编辑。 　　以一周中的一天来详细说明操作步骤： 　　步骤1) 发散思考 　　根据一周计划，列举出一天中需要做的事情，操作步骤如下图所示： 　　 　　步骤2) 任务规划 　　将记事本中的工作按重要等级复制/粘贴到Excel表中的任务分类区，操作步骤如下图所示： 　　 　　步骤3) 排定时间 　　选中任务分类区的某项任务，利用复制/粘贴（Ctrl+C和Ctrl+V）到Excel表中的进度管理区。 　　很快就能排好每天各个时间段需要做的事情。 　　步骤4） 执行情况检查 利用步骤3）类似的操作，将任务执行情况填入到执行那一列。 　　步骤5）写每日小结，在表上任意地方写吧，很方便。 　　通过上面的介绍，相信大家对该软件已经有了初步的了解。如果感兴趣，不妨下载试用一下，如果有什么问题或好的建议请与我联系！ 　　另外，有两本关于时间管理的书值得推荐，分别是：《尽管去做》和《要事第一》 　　B部分：[转]时间管理工具的经验 　　我使用 Tracks 作为时间管理工具已经有三个月了，感觉相当不错。最近和部分同事、朋友聊天时，感觉时间管理问题还困扰着蛮多人的，因此，推荐一下。 　　 　　做时间管理之前，我推荐先看看德鲁克的《卓有成效的管理者》。无论你希望好好管理时间、管理自己或者是管理一支团队，这本书能给你最朴实而有效的建议。--我建议，不单看，而且按照书中的建议试着做。 　　我，包括我身边的朋友，在时间管理上通常的困境是： 　　1、每天都很忙，但不知道在忙什么--或者说，忙完以后，没什么成就和成就感； 　　2、总是在救火--都在处理重要且紧急的事情，并且看起来这些事越来越多； 　　3、习惯于处理最容易和简单的事，但复杂困难的事情，会拖很久很久； 　　使用 Tracks，能够让我： 　　1、分析自己时间的利用情况； 　　之前我在文档方面花的时间太多了，在技术操作方面也是如此，在管理和沟通上，花费的时间却远远不足。 　　因此，最近做了些调整--文档工作量降下来了，不过，一些技术活儿，却是爱好，暂时不好改。 　　 　　我的生活习惯显然还不太好，晚上还有可能睡得比较晚： 　　 　　还是应该尽量早睡早起，在每天开始的时候做计划，每天晚上审视完成情况。 　　2、看清自己最拖拉的事情是什么，如果实在不适合自己做，就交出去； 　　3、不会把重要的事情拖成重要且紧急； 　　上回拉着欧阳帮我们做培训的时候，他问大家：重要、紧急、重要且紧急、不重要不紧急的事，先做哪个？ 　　很多人选择重要且紧急。 　　单次来看，这么选是没错。 　　但长远看，为什么会总在救火？是不是因为处理重要且紧急的事件时，我们又把一件件事情由重要拖成重要且紧急？ 　　4、有点儿成就感； 　　我承认，我有蛮强的虚荣心的，所以，看着自己做完的工作列表，心里多少有那么些满足感 ;) 　　使用 Tracks 时，我对 Project 和 Content 的分类，或许能供你参考： 　　最后提醒一下，再好的工具，也只是工具，如果你不在意，不坚持，它就一点用处也没有。 C部分：[转]时间管理工具的经验-2 为什么要进行时间管理： 屠格涅夫说：等待的方法有两种，一种是什么事也不做地空等，另一种是一边等，一边把事情向前推动。 　　与其将时间耗费在无意义的消磨等待中，而在事务缠身时手忙脚乱疲于应付，不如随时对自己的时间进行规划管理。 　　如果将一小时看做独立的60个一分钟，你会发现，这一小时中能完成的任务量大大增加。 　　10000小时/墨菲定理/二八法则，引导我们更有计划地支配和使用自己的时间。 　　如果不能让每一秒都创造出价值，毋宁让我去死 我会倍感压力与惭愧。 　　我选择时间管理工具的标准： 1.使用成本低，操作快速便捷。 　　2.功能强大，适合折腾，能够根据实际需要进行个性DIY。 　　3.非公开，可设置隐私权限；可共享，选择共享对象。 　　我使用的时间管理工具： 　　1.Blackberry + Google Sync 　　 　　经典的组合。可同步联系人的资料以及日历信息。优势是随手可得（一般而言Blackberry在以我为圆心的半径一米内随手可得），在缺乏电脑的环 境下记录方便。一般被我用来记录读书后获得的行动灵感，或是在课堂记录作业任务等。另外看电视时有什么精彩节目的预告，我也会用BB记下，绝不错过好节 目。 　　此外BB的闹钟也是我常用的。 　　2.Google Calendar 　　 　　主要用来系统地进行每天、每周或某一阶段的时间整理。最经典的应用是将一学期的课程（时间、教室、任课老师的姓名）输入，并设置提前1小时+提前5分钟的SMS提醒。经过上学期的实践证明，这种方式非常有效。我从未上课迟到，而忘记教室门牌号的情况也久不复发了。 　　我还添加了China Holidays、历史上的今天、语录三个公共日历。此外 Contacts birthdays 这个新开放的日历功能，允许你将Google联系人的生日添加为一个单独的日历表，是个非常贴心非常人性化的功能，自然也要加上。 　　另再推荐今天发现的一款叫做Twistory的应用，允许你将Twitter上的Tweets添加到日历中的对应时间点上，实现了LifeStream的功能。 　　http://twistory.net/ 　　3.Gmail 　　又是Google的产品，G社你是想垄断我的人生么？ 　　Gmail的GTD功能，我是这么开发的： 将网络的部分任务以Email形式发送到自己的邮箱（好处是可以实现富文本，并且借助Google的强大功能可以实现更多玩转方式）。所有处理完的邮件，统统Archive掉，保证Inbox干干净净。 　　开启Gmail Labs里Superstar（超级星标）工具，允许添加多种星标形式，每一种自己规定个代表的状态。例如我将绿色的钩作为包含账号信息的网络服务确认邮件的标记，感叹号作为高权重事务的重点提示。（Labels标签也能实现这种作用，只是文字不太直观） 　　黑莓上收到的重要短信，可以复制并发送到Gmail。 　　我在Blogger上开辟了一个个人记事本，并且激活绑定了邮件发表日志的功能。因此我可以随时通过黑莓或PC端，将简单的文字日志通过Gmail发布到墙外的Blogger上，与老外交流分享。 　　Gmail的Task与Google Calendar的Task是联通的，二者保持一致。 　　4.脑袋+笔记本儿 　　在好记性、烂笔头都拼不过电子设备的今天，担心大脑机能退化、手写功夫下降的我，还是残存了一些使用传统方式记事的习惯。被动地让机器来提醒你，虽 精确甚至万无一失，但总会让我觉得自己变成机器的附庸，不利于形成主动的习惯。事实证明，传统方式在时间管理方面的效率，绝不亚于电子产品，更有利于事务 的拓展和脑力的激荡，让事情的完成更具弹性和创造力。 　　D部分：月光博客的心得 本文主要讲的是工作方法的一个重要内容-时间管理，并且介绍了一个使用Google个性化主页来进行时间管理的简易方法。前一阵我们公司的相关时间管理的培训给了我很大启发，促使我将这个好观念介绍给更多的人，同时结合我自己使用的Google工具来实现时间管理的方法，如果你想改善自己的工作效率，那么请继续往下看。 　　时间管理的理论知识我就不介绍了，市场上关于这方面的书非常多，相关的培训也很多。简而言之，时间管理是就是如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间，其本质是管理个人，是自我的一种管理。时间管理的方法是通过良好的计划来完成的。 　　时间规划 　　提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程，充分利用有限的时间，这是高效完成自己工作的有效方法。 　　时间规划一般分为长期规划和短期规划，一般可以在年初制定本年计划，月初制定月计划，周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定，但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务，每天的计划会非常难以管理。 　　时间规划的难点是一天时间的规划和分类，一天一共24小时，除了上班时间外就是个人业余时间，上班时间的工作一般是一些日常工作或者临时任务，而业余时间则是思维期，一些事情可以吃饭睡觉都在想，这些事情一般不