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进出口贸易作业标准化手册范例
□ 组织系统?
详见组织系统图18.2.1。??
图18.2.1 组织系统图
□ 业务流程?
1.新产品开发(样品收集)。?
2.客户开发。?
3.客户询价(电报、信件、电报处理)。?
4.报价。?
5.订单确认。?
6.开立境内订单。?
7.生产督促及l/c催开。?
8.出货。?
9.押汇(出货通知)。?
10.付款。
□ 业务处理细则?
1.新产品开发(样品收集)?
(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：?
①临时编号。?
②品名、规格、包装。?
③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。?
④开发成本。?
⑤预估生产成本。?
⑥制造商报价。?
⑦可能销售对象及地区。?
⑧预估售价。?
⑨预估毛利。?
(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为a、b、c三类，a类为极具开发价值，b类为有开发价值，c类为无开发价值。?
(3)经评估列为a、b类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为c类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。?
(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。?
(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。?
(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填a、b分别代表a类产品或b类产品。?
②第一位数填1代表 第一位数填6代表?
〃 2 〃 〃 7 〃?
〃 3 〃 〃 8 〃?
〃 4 〃 〃 9 〃?
〃 5 〃 ?
③第二位数填1代表?
〃 2 〃?
〃 3 〃?
〃 4 〃?
〃 5 〃?
〃 6 〃?
〃 7 〃?
〃 8 〃?
〃 9 〃?
2?客户开发：?
(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：?
①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。?
②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。?
③介绍新产品(邮寄新产品目录)。?
④刊登广告、邮寄开发信。?
⑤其他。?
(2)客户开发应选择a类产品，并配合季节性需求。?
(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。?
3.客户询价(电报、信件、电话处理)?
(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。
(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。?
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