文件管理制度
在现在的社会生活中，制度的使用频率呈上升趋势，制度具有合理性和合法性分配功能。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编为大家收集的文件管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
文件管理制度1
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3职责
3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4文件编制、审批、发布的权责
3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的`重要依据和工具。
4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2文件阶层分类
（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
5.1.3文件密级分类
（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。
（2）机密文件：
a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。
b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。
c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。
d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。
e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。
f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。
（3）秘密文件
a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。
c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
d、供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。
e、客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。
f、产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。
g、各类印章（含印模）和重要证件。
（4）无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。
5.1.4文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。
5.2文件标识与编号
5.2.1文件标识
（1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外），并标明分发号。
（2）正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。
（3）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。版本状态用A、B、C顺延表示；修订状态用0、1、2、3顺延表示。
（4）技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识，依《技术文件管理制度》的相关规定执行。
（5）有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖“绝密”、“机密”或“秘密”标识。
（6）无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。
（7）失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。
5.2.2文件编号规则
文件管理制度2
为加强公司职代会文件材料的收集、整理、归档，确保各类文件材料的完整，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，制定本规定。
一、归档范围
1.公司工会职代会、工会换届、办公会等会议的文件材料;
(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报及重要的照片、音像等文件材料;
(2)贺信、贺电、讨论没有通过的文件材料;
2.上级工委颁发的文件材料;
3.典型材料、代表发言、简报、会议记录;
4.原始记录;
5.公司工会的请示与上级工委的批复;
6.公司工会工作的总结、报告;
7.公司劳动模范、先进工作者等文件材料;
8.处理员工来信来访的文件材料;
9.上级工委与公司工会签署的目标考核责任书;
10.工会管理规章制度、实施计划、调研、报告、总结;
二、归档时间
1.文书档案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工会专责整理后，移交公司档案室。
3.实物档案根据实际情况自收到实物之日起1个月内移交公司档案室。
三、归档要求
1.归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备。
2.各种公文归档时，底稿应签发齐全，必须有相关公司领导签字、文件编号及用印。
3.归档的各种公文、统计年报等底稿及领导审改、阅批、签发，应一律使用碳塑墨水或蓝黑墨水的.钢笔、黑色签字笔书写。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水笔。
4.归档的文件材料应字迹清晰、耐久，纸质应符合档案保存要求。
5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等合并一件装订。
6.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
7.归档的材料必须按规定的格式逐件填写文件归档目录，所有目录需录入计算机，整理完毕后将纸质目录及电子目录一同移交公司档案室。
8.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将归档人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应放置盒内尾页。
9.归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并归档。归档材料应使用不锈钢钉装订或三孔一线的方法装订。
10.荣誉档案、音像档案按照荣誉档案、音像档案归档要求执行。
11.归档文件移交时，必须将对应的电子文件一同移交。
12.归档时拟定移交清册，一式两份，分别在清册上签字或盖章。
文件管理制度3
一、学院的公文均由董事长、党委书记或院长签发。
1、学院对外公文、副处级（含副处级）以上干部的任免和内部重要的行政、财务、资产管理等公文由董事长签发。
2、学院教学、科研、招生、学生管理、后勤服务管理和副处级以下干部的任免等内部公文由院长签发。
3、学院党委的公文由党委书记签发。
二、学院公文拟稿与签发程序：
1、公文拟稿需经学院领导同意或交办。
2、公文内容涉及其他部门和单位的，主办单位或部门在拟稿前应与协办单位商议形成共识。
3、拟稿人对行文的目的与内容要了解清楚，所拟公文要条理清楚、简明严谨、文字规范。
4、拟稿人拟稿后交部门或单位主要负责人审查文稿内容及其表述形式。其内容不得与国家法规、政策、政府有关文件和学院有关规定相抵触。审查完毕签字后转交协办单位负责人会签；会签者无论同意与否，均须用文字明确表述意见。
5、会签后的文稿由分管院领导进行审核，并签署审核意见。
6、分管院领导审核后的文稿由院办公室或党委工作部进行文字与格式审核，并签署审核意见。
7、院办公室或党委工作部审核文稿后按本制度第一条之规定送请有关领导签发。
8、签发后的文稿由学院办公室或党委工作部负责编号、印制、盖章和发送。其格式要符合公文规范；校对由拟稿人负责，做到准确无误。
9、未严格按程序办理的文稿，院办公室或党委工作部不得受理。
三、呈送上级的公文，其文件红线左上方设置文号，右上方打印签发人及其姓名；属于“请示”类文件，须在印鉴与日期的左下方，用括号打印联系人姓名与电话号码。
四、部门公文由各部门拟稿、核稿、校对，由分管院领导审定签发。格式审定和编号由院办公室或党委工作部负责（详见下表）。
注：
1、共产党员和教职工处分类文件，由纪检监察室拟稿，视错误程度和类型分别用纪检监察室、院纪委或院党委、学院的文件公布（通知）。
2、学生处分文件，由学生工作部拟稿，除勒令退学和开除学籍的`用学院文件外，其余用学生工作部的名义发文公布（通知）。
3、凡为了规范统一，需用学院函头纸打印下发的资料（文稿），不属此列。
附件2：
文印管理制度
一、学院文件资料的制发由办公室统一管理。
二、学院的文件、公函以及院领导交办需印制的资料由文印室办理；各部门需印制文稿的，按《公文签发管理规定》中的程序完成审批后，由院办公室缮印。未按规定程序办理的，文印室不得印制。
三、文印程序：
四、文印室工作人员要加强政治与业务学习，增强职业道德素养，严守文件机密，不断提高文印质量。
五、院办公室要加强对文印室的管理，严格按规定程序办文。
文件管理制度4
为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
安全文件管理目标及内容：
1、安全管理各项台账要有专门的`存放地点，并由专门人员进行管理。
2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。
3、应及时送交领导，不要挤压。
4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。
5、保存时，要保持文件的完整性。
6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。
8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。
10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。
11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。
文件管理制度5
1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。
2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。
3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。
5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的'室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。
文件管理制度6
1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。
2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。
3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。
4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。
5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。
6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。
8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。
9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。
11.质量记录销毁：对于超过保存期的'质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。
文件管理制度7
（一）总则
一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的`各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。
三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。
2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。
3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。
4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。
5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。
6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。
7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。
（三）、发文制度：
1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。
2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。
3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。
4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。
5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。
注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。
土木工程与建筑学院分团委办公室
文件管理制度8
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
6文件编号、标识与控制
6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
7文件编制、审核、批准和发布
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
7.2.2文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门; (2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的.借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废
7.3.1文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1.2.3.4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.5外来文件管理
7.5.1外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
文件管理制度9
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的`统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
文件管理制度10
1目的
运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。
2适用范围
适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。
3职责
3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。
3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。
3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。
3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。
4实施程序
4.1质量体系文件的建立
4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。
4.1.2管理处作业指导书
4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。
4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。
4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。
a.编号方法为:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
顺序号
文件类别号
上海分公司xxx管理处代码
作业指导书代码
文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、
社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。
b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。
4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。
4.1.3物业管理方案
4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。
4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。
4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。
4.2质量体系文件的修改
4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。
4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。
4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。
4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。
4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。
4.3质量体系文件的使用
4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。
4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。
4.4质量体系文件的发放
4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。
4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。
4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。
4.5质量体系文件的借阅
4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。
4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。
4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。
4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。
4.6质量体系文件的'保存
4.6.1管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。
4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。
4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。
4.6.4作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。
4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，
但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。
5质量要求
所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。
6监督检查
总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。
7改进分析
本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。
8记录、标识
8.1 《作业指导书审批单》
8.2 《文件借阅登记表》
8.3 《受控文件发放记录表》
8.4 《作废文件保存清单》
8.5 《文件修改状态页》
8.6 《体系文件目录》
8.7 《体系文件修改申请单》
文件管理制度11
一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：
1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的`各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
文件管理制度12
为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。
一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。
二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。
三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。
四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的`情况汇报应以文件形式上报。
五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。
六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。
文件管理制度13
一、收文
1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。
2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。
3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。
4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。
5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。
二、发文
1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。
2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。
3、各部门对公司所发的`内部文件必须认真贯彻执行。
4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。
5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。
三、文件查询
1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。
2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。
文件管理制度14
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的.文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度15
局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：
一、行文
(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。
(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。
(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[XX]23号)有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。
二、收文处理
(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。
(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
(三)对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。
(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。
(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
三、保密文件收发管理
(一)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
(二)制发文件时，经办人要根据文件、资料的`内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。
(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。
(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。
(六)对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
(七)销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。
【文件管理制度】相关文章：
文件管理制度03-22
文件的管理制度03-26
文件管理制度03-28
体系文件管理制度04-22
文件收发管理制度03-24
技术文件管理制度03-24
生产文件管理制度02-27
文件收发管理制度04-23
公司文件管理制度10-20