档案管理制度

时间：2025-01-09 10:35:26 管理制度我要投稿

档案管理制度[经典15篇]

　　在现实社会中，很多场合都离不了制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。到底应如何拟定制度呢？以下是小编为大家整理的档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

档案管理制度[经典15篇]

档案管理制度1

　　1.目的

　　规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

　　2.适用范围

　　适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

　　3.职责

　　公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

　　4．程序

　　4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

　　档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

　　4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

　　身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

　　4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

　　本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的.材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

　　4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

　　质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

　　4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

　　4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

　　部经理批准。

　　4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

　　4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

　　档案应妥善保管三年以上销毁。

档案管理制度2

　　社区档案管理制度范本一：

　　档案收集制度

　　1、根据《档案法》的规定，在本社区活动中形成的，记录和反映本社区工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料(包括图表、簿册、声像材料等)均属收集归档范围，任何人不得据为己有或拒绝归档。

　　2、归档的文件材料应为原件，格式符合国家规定，必须用碳素或蓝黑墨水书写，不得用红黑水、蓝圆珠笔、铅笔、复写纸书写。

　　3、外出学习、开会、考察等活动中带回的文件资料，应在差旅费报销前移交档案室。

　　4、移交文件材料应填写移交清单一式两份，双方清点核对后签字，各存一份备查。

　　档案整理制度

　　1、文书档案的'整理采用《归档文件整理规则》或《文书立卷方法》，必须于次年的3月份以前完成。采用《归档文件整理规则》应在每份文件上加盖归档章或附上归档文件封面，编制归档文件目录。

　　2、会计档案由本社区财务人员按要求整理完毕后，于次年2月底前移交档案室。

　　3、基建档案由负责基建项目的人员在项目竣工、验收后3个月内整理、编目、造册，集中统一移交档案室。

　　4、设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后，由档案人员一起参加开箱验收，并登记、及时归档后再提供利用。

　　5、录音、录像、照片、底片等档案由具体承办人员及时编写说明(时间、内容、地点、人物、摄影者、背景等)后，向档案室移交归档。

　　档案保管制度

　　1、非档案工作人员，未经许可不得进入档案库房。

　　2、坚持档案室温湿度测记工作，高温、高湿季节积极采取降温、除湿措施，发现问题及时处理。

　　3、档案库房放置灭鼠、杀虫药物，做好档案防虫、防鼠、防火、防盗、防光等工作。

　　4、保持档案室清洁卫生，确保档案安全。

　　档案利用制度

　　1、社区档案室要建立档案利用登记表(册)，利用档案必须填写利用登记表。

　　2、利用档案必须在档案室查阅，特殊情况需借出时，须经社区委会主任批准，严格履行借出手续、按时归还。

　　3、借阅档案者不得转借、遗失、拆散和损毁档案，不得在档案原件上圈点、加注、涂改、污损。

　　4、档案借阅和保管人员要保守档案秘密，不得向无关人员谈论档案内容和泄漏档案秘密。

　　5、外单位借阅档案须持单位介绍信，经领导批准，方能借阅。

　　6、借出归还的档案，必须认真清点、检查，发现问题立即上级部门报告。

　　档案人员变更交接制度

　　1、社区组织档案人员由社区文书担任。

　　2、档案人员变换，要切实履行交接手续。

　　3、交接内容包括档案数量、档案有关设备、参考资料、登记、统计台帐等。

　　4、交接双方要认真核对档案的内容，并做好检查记录。

　　5、档案人员变换，要向县档案局备案。

　　社区档案分类大纲示意图

　　社区级档案：

　　1、文书档案

　　2、会计档案

　　3、科技档案

　　4、电子档案

　　5、声像档案

　　6、实物档案

　　社区档案管理制度范本二：

　　1、目的：为规范创建安全社区的档案管理，做好创建安全社区过程中相关材料的统一管理、收集、保存、开发和利用，特制定本管理办法。

　　2、适用范围：本管理办法原则上适应于办事处辖区内各级各类安全社区的创建过程中形成档案的管理，各社区可根据本办法制定管理实施细则。

　　3、管理职责：创建安全社区促进委员会办公室应设置一名专(兼)职安全社区档案管理员负责档案管理。

　　4、管理内容与管理方法

　　(1)归档范围：创建安全社区过程中主要工作所形成的文字材料、图片图纸、音像制品等。

　　(2)归档要求

　　①归档文件材料应完整，准确，签批手续完备。

　　②归档文件的形成和书写材料，须易于长期保存，一般使用黑色碳素笔书写。

　　③归档文件的材料整理应符合入档条件。

　　④归档文件材料须经过创建安全社区的.促进委员会主任或该社区内机关、部门、单位负责人审核签字。

　　⑤应归档材料应于次年3月底前，向安全社区促进委员会办公室档案室移交归档。

　　⑥各类应归档材料一般归档1份，特殊材料应归档2-3份。

　　(3)归档分类

　　①分类原则：根据创建安全社区过程中形成材料内容与形成特点进行分类，保持各类之间有机联系，便于检索和查阅。

　　②档案分类：所有创建安全社区过程中形成的应归档材料分为一级八大类;二级;三级类别由各社区根据工作进程，从一级，二级中分设并保持与上一级的联系。

　　(4)归档案卷的存放排列

　　①档案按大类分别在档案橱架排列，小类应紧靠大类依次排列，即一级→二级→三级。

　　②档案的存放年限排序：同一大类的案卷首先按年度分别排列，在各年度内，先按保存期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的案卷按顺序排列。

　　(5)档案号的编制

　　①档案的档案号由分类号、案卷号组成。

　　②同一年度内按三个不同保存年限分别编写件号(一年三位自然顺序号)。

　　(6)归档手续：各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经规定负责人审定并在目录上签字后，向档案部门移交。交接时，双方经清点无误后，均在目录上签字，移交目录双方分别保存。

　　(7)档案的借阅：档案借阅须履行严格手续，填写借阅申请单，经分管档案的负责人和档案管理员双人签字后方可借阅，借阅期已到，延期不还者每延期一天罚款50元，依次累计。

　　5、相关规定

　　(1)档案专兼职管理员变动，须办理相关关交接手续。档案鉴定5年进行一次。

　　(1)催交：创建安全社区委员会办公室对应归档的材料进行审查，对未及时归档、归档不齐者，限期在规定时间到期后一周内移交，对未及时归档、归档不齐者按社区部门工作目标责任书考核，兑现处罚。

　　6、档案管理记录

　　应根据本管理办法要求，结合办事处实际，统一设计办事处各级各类安全社区档案管理的相关记录

　　7、本管理办法自发布之日起试行，每年完善修正一次，每3年修订一次。

　　安全社区促进委员会

档案管理制度3

　　管理处业主档案管理程序

　　一.目的

　　规范客户档案的管理工作。

　　二.适用范围

　　适用于管理处业主档案的动态管理。

　　三.职责

　　1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四.程序要点

　　1.业主档案内容。

　　1)经业主签署的《业主公约》。

　　2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　3)《业主家庭情况登记表》。

　　4)《钥匙领用登记表》。

　　5)《业主证领用登记表》。

　　6)《业主入住验房表》。

　　7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

　　8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　9)业主的有关证件复印件。

　　10)业主产权确认登记(产权证书)。

　　11)其他应保存的资料。

　　2.档案盒(夹)的制作。

　　1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

　　2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:×××-×.×-s.w-业主档案:表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。

　　3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

　　3.业主档案袋的制作。

　　1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

　　2)将写有'栋号、楼层号、房号'的'标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　7.业主档案的跟踪。

　　1)当发生下列情况变化时,行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:

　　a)通讯电话联络方式发生变化时;

　　b)业主发生更替时。

　　2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

　　3)对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

　　8.业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。

　　9.业主档案应永久保存。

　　10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。

　　12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;

　　13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;

　　14.借阅档案要经过批准,并做好记录。

档案管理制度4

　　1 目的与范围

　　本制度规定了xx公司安全、环保、职业卫生档案管理的'范围及档案管理的基本要求等内容。

　　其目的是为了规范安全、环保、职业卫生档案管理。

　　本制度适用于xx公司安全、环保、职业卫生档案管理。

　　2 管理职责

　　2.1公司总经理负责安全、环保、职业卫生档案管理的领导工作。

　　2.2设备安全课负责安全、环保、职业卫生档案日常管理工作。

　　2.3技术部负责指导、监督安全、环保、职业卫生档案管理工作。

　　3. 管理内容

　　3.1档案的分类及编号

　　a)共设置三个一级类目。

　　编号用汉语拼音音节表示。

　　一级类目分类编号顺序如下:

　　代号名称

　　aq 安全类档案

　　hb 环保类档案

　　w 职业卫生类档案

　　b)二级类目按档案管理内容进行编号,编号用阿拉伯数字表示,凡设及人员档案管理的全部按拼音姓名排序。

　　3.2安全类档案包括:上级安全法规文件、公司内部安全管理性文件、危险源管理资料、年度计划及总结资料、教育培训资料、应急救援预案、应急演练、日常检测检验结果、事故隐患排查资料、日常检查记录(含各类专项检查)、隐患整改资料、新建项目安全性评价及验收资料、新员工三级安全教育卡、奖励与处罚资料、安全有关会议纪要、特种设备安全技术档案、事故档案(含职业病事故)等。

　　3.3环保类档案包括:上级环保法规文件、公司内部环保管理性文件、环境因素管理资料、年度计划及总结资料、“三废”检测检验结果、环保设施日常检查记录、隐患整改资料、新建项目环保评价及验收资料、危险废物“五联单”、环境年报、排污申报、排污许可证、环保事故档案等。

　　3.4职业卫生类档案包括:上级职业卫生法规文件、公司内部职业卫生管理性文件、作业场所职业病危害因素检测资料、职业健康监护档案、职业病防护设施检查记录、作业场所职业病危害申报资料、新建项目职业病危害评价及验收资料等。

　　3.5档案的保存期限

　　3.5.1安全类档案:新员工三级安全教育卡、特种设备安全技术档案、事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存,其它档案保存三年。

　　3.5.2环保类档案:环保事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存,其它档案保存三年。

　　3.5.3职业卫生类档案:职业健康监护档案、新建项目职业病危害评价及验收资料应永久保存,其它档案保存三年。

　　3.6管理要求

　　3.6.1归档资料必须分类装订成册。

　　3.6.2需复印事故档案、职业健康监护档案时,必须经主管领导批准后方可复印。

档案管理制度5

　　一、目的

　　为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合本企业实际及内部管理需要，特制定本制度。

　　二、定义

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。具体包括以下四类：

　　1、会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；

　　2、会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿；

　　3、财务报告类，包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；

　　4、其他类；包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

　　三、工作规定

　　1、企业每年形成的会计档案应由财务部按归档的.要求负责整理、立卷或装订成册，当年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务保管，任何人不得自行封包保存。

　　2、财务部指定专人对会计档案进行妥善保管，存放要有序，查找要方便，同时要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　3、单位撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案移交至指定单位，并按规定办理交接手续。

　　4、保存的会计档案应为本单位的财会人员提供查阅服务，非财会人员不得查阅。向外单位提供查阅服务时，须经本单位主管领导及财务总监签字批准，且会计档案原则上不得借出。

　　5、经企业负责人批准，查阅或者复制会计档案时，需如实填写《会计档案调阅登记表》。查阅或者复制会计档案的人员不得将会计档案携带外出与借出，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　6、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

　　7、会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

　　8、对保管期满的会计档案，要由档案部门和会计部门共同鉴定，严格审查，报经批准后，进行销毁处理。具体销毁程序按如下顺序执行：

　　9、由本企业档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　10、企业总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

　　11、由档案部门、会计部门和审计部门共同派员监督销毁会计档案。

　　12、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告企业总经理。

　　13、会计档案销毁清册交至档案部门长期保存。

　　企业之间交接会计档案时，应当按照《会计档案移交清册》所列内容逐项交接，并由交接双方的负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

　　四、附则

　　本制度自发布之日起实施。

档案管理制度6

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为加强公司项目档案的管理，规范项目档案管理行为，保护公司利益，提高工作效率和档案管理水平，特制定本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于公司所有涉及项目的`档案管理工作，包括但不限于工程项目、市场拓展项目、技术研发项目等。

　　第三条制度依据

　　本制度制定依据《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》、《行政管理法》等相关法律法规和公司内部政策规定。

　　第四条主要内容

　　本制度主要包括项目档案管理的目的、范围、责任主体、执行程序、管理要求、责任追究等方面。

　　第二章目的与管理要求

　　第五条目的

　　项目档案管理的目的是规范档案管理行为，保障公司利益，提高工作效率和档案管理水平。

　　第六条管理要求

　　1、严格按照公司相关制度规定，规范项目档案管理行为。

　　2、确保项目档案保密安全可靠，避免遗失、损毁或泄漏。

　　3、做好归档、整理、检索等工作，确保档案信息及时、准确、完整。

　　4、发生案件等应急事件时，要做好相关档案保管和处理工作，并及时向上级汇报。

　　第三章范围与责任主体

　　第七条范围

　　公司项目档案管理包括但不限于以下内容：

　　1、招标文件、方案设计文件、施工图等工程项目档案。

　　2、市场调研报告、营销方案、推广方案等市场拓展项目档案。

　　3、科研报告、技术方案、产品设计方案等技术研发项目档案。

　　第八条责任主体

　　1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。

　　2、项目管理人员要协助档案管理人员做好档案整理和归档工作。

　　3、公司内部审计部门要定期对项目档案进行检查和审计。

　　第四章执行程序

　　第九条立卷建档

　　1、建档前，需审查文件、资料，分别归类处理。

　　2、建档须注明档案代码、档案名称、文号、年度、保管期限等项目，建立档案目录并编号。

　　3、项目档案应及时梳理，整理和升级管理，更新且完善档案信息。

　　第十条档案管理

　　1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。

　　2、档案管理员要负责未完成项目的档案管理。

　　3、项目结束后应及时完成归档，存放在指定的档案库内。

　　第十一条出入管理

　　1、出入档案库的人员，需出示有效证件并填写出入登记表。

　　2、未经许可，禁止私自携带档案出库或带入档案库。

　　3、档案外借须经过审批，外借时间限制不可超过保管期限，归还后要及时进行核查。

　　第五章责任追究

　　第十二条追究责任

　　1、档案管理人员未履行档案管理职责，造成重大损失或影响，应追究法律和经济责任。

　　2、违反规定，私自出入档案库，泄露、篡改、毁坏档案，造成档案丢失或毁损，应追究相应责任。

　　第十三条处理方式

　　1、如有违反规定、失误等情形，应及时上报上级主管部门，报告处理情况，为进一步处置提供依据。

　　2、根据有关法律法规和政策规定，实行从严处理、从重处罚原则，依照不同情形进行处理。

　　第六章附则

　　第十四条本制度的解释权归公司。

　　第十五条本制度自发布之日起实施，本制度修改权归公司所有。

档案管理制度7

　　为了加强对社团档案资料的管理，规范社团的建设，提高工作水平，根据档案管理实际情况，制定本制度。

　　第一条校社团联合会档案的管理工作由秘书处具体负责、专人管理，保证档案管理的科学性、合理性。各社团应根据本制度制订相应的档案管理条例。

　　第二条档案的分类管理：对校社团联合会所有资料包括各社团上交的资料，进行统一整理和分类，校社团联合会自身的`各种资料按类别、性质分档，各社团上交的资料按社团类别分档。

　　第三条资料的存档：按资料的性质、类别存档、编号，统一入档，每周对新资料进行一些清点，由专人负责分类存档在年底统一上交校团委：

　　(1)每学期开学初：各社团负责人存以下资料：社团注册表、社团成员登记表、社团负责人登记表、社团学期工作计划、社团会费收费情况及使用范围。(合指导老师和挂靠单位意见)

　　(2)学期末存如下材料：社团工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团负责人总结及建议;社团活动申请登记表、社团的活动图片及社团其他主要成果、财务帐目报表;

　　(3)以上材料应以打印稿留存，所有材料应客观、公正、真实。

　　第四条档案的查阅。需要查阅相关资料的按以下要求进行：

　　(1)校社团联合会所有成员都有权查看资料，办公室成员可自由查阅，其它成员需查阅的，要经办公室副主任或档案管理负责人的许可。

　　(2)各级社团成员，如需查阅相关资料的，应说明理由报请校社团联合会组委会批准。

　　(3)任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或其它非法形式使用，若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。

　　第五条档案的更新：每学期期未对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化

　　附：本制度自公布之日起实行，解释权东华理工南昌校区社团联合会。

　　东华理工大学南昌校区社团联合会

　　xxxx年7月23日

档案管理制度8

　　1、目的：

　　规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

　　2、适用范围：

　　适用于各部门各种档案的管理工作。

　　3、职责：

　　3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

　　3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4、管理制度：

　　4.1档案管理的内容：

　　4.1.1公司各部门均需保存以下档案：

　　a）公司各种行政文件；

　　b）公司与质量有关的文件；

　　c）部门收发文记录；

　　d）本部门形成的质量记录；

　　e）其它本部门形成的或公司下发的文件。

　　4.1.2各部门除要保存以上档案外，还需按部门分别保存以下档案：

　　a）办公室保存公司所有文件（除财务与建设修缮的资料）的原件。

　　b）各部门保管各部门的资料。

　　c）办公室保管人事档案和各种合同。

　　4.2档案的保管目的

　　a）便于查阅；

　　b）保证档案的安全；

　　c）防止档案的损坏；

　　d）延长档案寿命；

　　4.3档案的密级

　　档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：

　　a）绝密档案包括：员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；

　　b）机密档案包括：质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文（通知、通告除外）、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案；

　　c）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.4档案的保管方式

　　4.4.1档案的装盒与标识

　　各部门档案管理员将不同档案分类，并按时间顺序装入档案盒内，然后根据档案的规格准备相应的`档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称，然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。

　　4.4.2编制目录：

　　4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》；

　　4.2.2.2每一份档案归档时，均需将该份档案登记在《文件归档目录》中，以便查阅。

　　4.5档案的查阅权限

　　4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

　　4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

　　4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

　　4.6档案的查阅/借阅/复制

　　4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

　　4.6.2部门档案管理员审核其资格：

　　a）权限内的按正常手续办理；

　　b）权限外的，需得到相应授权人的许可：部门（财务除外）的档案，由部门负责人审批；公司档案，由办公室主任审批，财务档案及公司机密档案，由总经理审批。

　　4、7在档案归还日期前，部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

　　4.8须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由办公室主任审批；普通档案由部门负责人审批。

　　4.9档案的销毁

　　4.9.1超过保管期限的档案，由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

　　4.9.2该清单报部门负责人审核，由管理者代表审批后进行销毁，财务档案的销毁由总经理审批。

　　4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场，销毁结束后，销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

　　5相关文件

　　6记录

　　6.1《文件归档目录》

　　6.2《文件和资料销毁清单》

　　6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》

档案管理制度9

　　一、每学年初，对新生进行心理健康普查后，要及时建立健全心理健康档案。

　　二、心理档案应包括学生的基本情况、心理健康测量结果、个人性格分析等;日常的咨询情况，要及时补充到档案中。

　　三、心理档案要分类(正常/异常)保存。对普查中出现的心理状况异常学生，经指导和咨询恢复正常后，及时将其档案归入正常学生档案中。

　　四、心理档案要统一保管在指定的档案柜中，由专职人员负责保管。值班人员如需调阅，需登记并写明原因，用后及时归还，不得私自带出中心。

　　五、档案只能作为辅导人员开展辅导服务的'依据，要实行专人管理，不得对外公开，确保其保密性。

　　六、特殊情况若确需对外提供或带出时，必须经负责人同意，并隐去全部可辩认的来访者的信息。如有损坏或丢失，借出人要负全部责任。

档案管理制度10

　　第一节总则

　　第一条档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制定本制度。

　　第二条归档的档案应字迹清晰、完整有效。

　　第二节应急档案管理

　　第三条各部门应将文字资料的收集归档工作列入各部门科员的职责范围。

　　第四条应急救援档案归档范围，凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：

　　（一）具有保存价值的本单位正式收文、发文、除文件的正件外，还应包括它的附件；

　　（二）本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件，包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等；

　　（三）本单位在应急救援活动中产生的.各种文件材料（即内部文件）；如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；

　　第五条应急救援档案归档要求

　　（一）已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存。

　　（二）归档的文件材料要收集齐全（包括附件，附图），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

　　（三）存档文件必须为原件；

　　（四）文件归档时要有交接手续；

　　（五）每年六月份之前，各部门兼职档案员向矿档案室移交已归档完毕的上一年的文件材料并办理移交手续；

　　（六）各部门兼职档案员和具体办公人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作；

　　第六条应急救援档案的借阅

　　（一）根据《石岩沟煤矿档案借阅利用制度》办理相关手续方可借阅，并填写利用效果反馈登记簿。

　　（二）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天。

　　第七条应急救援档案的保管及销毁

　　（一）专职档案员有责任对矿各部门文书档案的归档进行监督指导；

　　（二）矿综合档案室负责集中统一管理所有文书档案；

　　（三）专职档案员对各部门移交的文书档案按标准进行整理，分类，编目、统计、保管，并进行数据化管理，方便快捷提供利用。

　　（四）档案保管期限分为永久、长期、定期三种，定期开展档案鉴定工作，对保管期满的档案经相关手续后可以销毁，并建立文书档案销毁清册。

档案管理制度11

　　为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：

　　本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。

　　档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。

　　各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的'查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。

　　一、档案内容

　　档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：

　　一是履历类材料。

　　二是自传和思想类材料。

　　三是考核鉴定。

　　四是学历学位、职称、论文、培训。

　　五是政审、审计类。

　　六是党、团材料。

　　七是表彰奖励材料。

　　八是处分材料。

　　九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批。

　　十是报到(派谴)证、计生材料。

　　二、档案管理

　　档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。

　　收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。

　　经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。

　　三、档案利用

　　档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。

　　查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。

　　查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。

　　xx县人力资源和社会保障局

　　20xx年xx月xx日

档案管理制度12

　　第一章总则

　　第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。

　　第二条员工档案建立范围

　　凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

　　第二章员工档案种类及运用

　　第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

　　第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。

　　第五条公司员工内部档案收集的内容：

　　1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

　　2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

　　3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

　　4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

　　第三章员工档案收集程序和归档标准

　　第六条收集办法：

　　1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

　　2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

　　第七条归档标准：

　　1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的'日期。

　　2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

　　第四章员工档案的借阅

　　第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。

　　第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。

　　第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。

　　第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

　　第五章档案的转接

　　第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

　　第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。

　　第六章员工档案的存档期限及销毁要求

　　第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年(一般员工)—20xx年(中高层管理人员)后酌情销毁。

　　第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

　　第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。

　　第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。

　　第七章员工档案管理人员的职责

　　1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。

　　2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

　　3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。

　　4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

　　第十八条本办法自印发之日起执行。

行政人事部

　　20xx年1月5日

档案管理制度13

　　第一章总则

　　第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

　　第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

　　学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

　　第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

　　第二章档案管理机构、原则及其职责

　　第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心集中负责管理。

　　第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

　　第六条学务部学生档案管理职责：

　　（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

　　（二）办理学生档案的查阅、借阅；

　　（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

　　（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

　　（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

　　（六）办理其它有关学生档案事项。

　　第七条院系及相关职能部门的职责：

　　（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；

　　（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

　　（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

　　第三章档案的保管与保护

　　第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

　　第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作

　　（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施定期检查。

　　（二）保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度—24度，相对湿度___%）。

　　第十条学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。

　　（一）学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。

　　（二）学务部对学生档案进行详细统计分析工作

　　（三）每学年新生入学一月后对档案行进详细核对，及时发现解决问题。

　　第四章归档材料范围及要求

　　第十一条归档材料分类及内容

　　（一）招生材料：教务部提供的招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）；

　　（二）学习材料：教务部提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单；

　　（三）学籍材料：教务部提供的`休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；

　　（四）毕业材料：各院系和相关职能部门提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料；

　　（五）奖励材料：各院系和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》）；

　　（六）处分材料：学务部提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

　　（七）贷款材料：学务部提供的国家助学贷款材料；

　　（八）组织材料：党务办公室和校团委提供的学生在校期间党团材料；

　　（九）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；

　　（十）可供组织参考的其他材料。

　　第十二条档案材料的归档要求

　　（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

　　（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

　　（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

　　（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

　　（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

　　（六）学务部对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。

　　（七）各类材料须经学务部审批登记后方可归档。

　　第五章档案材料移交和档案的归档时间

　　第十三条入学新生档案均由各院系在开学后一个月内收集齐全，编学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向学务部提交登记存档。

　　第十四条学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一周内归档。

　　第十五条学生校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。

　　第六章档案的利用

　　第十六条查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：

　　（一）各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门负责人签字，并加盖所在单位公章经学务部审批同意方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。

　　（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可复制拍摄。

　　（三）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过___天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。

　　（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

　　（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　（六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。

　　（七）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

　　第七章档案的转递

　　第十七条学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。

　　学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

　　第十八条在校内跨专业、跨院系转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关院系；有关院系在接到学生学籍变更通知书后，应及时开具证明来学务部重新编号整理存档。

　　第十九条转到其他学校学习的学生，有关院系应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学务部办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起___个月未收到回执者，学务部应与档案接收单位联系，加以确认。

　　第二十条由其他学校转入我校的学生，有关院系在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明前来学务部存档。

　　第二十一条毕业生档案的转递工作，由就业指导服务中心按有关规定组织实施。

　　第二十二条申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。

　　第二十三条受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。

　　第二十四条当年未报到入学的本科生新生，其档案由学校转回生源所在地招生部门。

　　第二十五条因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。

　　第八章法律责任

　　第二十六条档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

　　第九章附则

　　第二十七条本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。

　　第二十八条本办法的解释权归学务部所有。

　　第二十九条本办法自公布之日起实施。