对高校会计核算摘要栏填制的几点思考论文
一、 “摘要”的作用
在高校财务管理中,绝大多数高校都已经完全采用机代替手工进行管理和核算,会计凭证和账簿也由手工制作和记录转向计算机操作。无论高校使用的是哪种财务核算系统,开发商提供的电算化功能都相差无几。为了减少重复劳动,在财务核算系统中一般都是只要一次输入会计信息,记账、查询、报表均由系统提供的各种功能按钮来完成。在高校使用的所有的财务核算系统功能中,有一个功能是相同的,那就是,会计账簿是由会计凭证经过财务核算系统中的“记账”功能按钮自动完成的,会计账簿的摘要直接取之于记账凭证的摘要。在会计电算化以后,财务管理的账务查询和主要使用的是电脑的记录。《会计法》也将摘要的填制作为会计基础工作的一项进行法定。摘要填制得完整、准确,可以为我们的财务分析、查询起到事半功倍的作用;摘要填写得如何,直接到财务管理部门提供的会计账簿的质量;摘要填写的质量,可以反映一个单位财务管理的水平、会计基础工作的质量、会计人员的业务素质。会计凭证和账簿是通过摘要栏来记录和反映经济业务内容的,对财务管理部门自身来说,审核人员是通过摘要来记录所审核的经济业务的来龙去脉,向需要会计信息的人员述说经济业务的真实面貌;对财务管理部门外如上级主管部门、银行、投资机构、注册会计师审计、学校内部各职能部门和相关院系等来说,通过凭证和账簿所记载的摘要来获取经济信息,了解经济内容并判断经济性质。特别是在全面实行财务核算与管理化以后,财务管理部门与各个院系职能部门的经费及账簿核对是通过对账单来进行的,对账单是通过摘要的述说向经费使用者提供经济信息,反映经济业务的来龙去脉的。拿出财务管理部门的对账单需要让经费使用部门人员看得明白,尤其是在高校提供了高级财务管理平台以后,各个部门与项目经费的负责人,将会通过高级财务管理平台直接在校园网络上实时查询自己部门经费与项目经费的使用情况,他们只能通过财务审核制作的凭证摘要来获取和了解财务管理部门提供的会计信息。因此,为了提供准确、完整、简洁、明了的会计信息,提高财务管理部门账簿的质量,摘要的填制有待规范。
二、“摘要”栏填制存在的
摘要的填制需要简明扼要地反映经济业务的来龙去脉,使得查询人员一目了然,这是会计的基础工作。模糊不清或过于简单的摘要会让经费使用部门、账务查询人员难以理解和明白,往往会在实际工作中浪费时间和精力,还会造成查询人员对会计核算和财务管理质量的质疑,对财务管理部门工作质量的怀疑,对会计人员和财务管理部门来说,谁也不想遇到和看到这种现象发生。可现实工作中,我们看到的凭证摘要就是这样,过于简单让人难以判断。例如:张三老师为教学实习基地的事情出差到山东济南,回来之后来报销山东旅费2356元,审核人员制作的凭证摘要是“张三差旅”、“张三旅费”,别人看了以后只知道是张三老师出差了,到哪里去干什么无从知晓。再如,郑二老师借论文版面费1000元,审核制作凭证的摘要是“郑二借款”,虽然,我们知道郑二借了1000元钱,干什么用不知道,在暂付款催账时也会莫名其妙,而且,在暂付款分析时,这样的借款不知道该归为哪一类;还有,马六老师购置了一些实验易耗品和办公用品总计983元,审核制作的凭证摘要是“马六购物”……有时候,在查询账目时为了一笔摘要不清的凭证,不得不花费时间和精力去翻阅原始凭证,重新审核一遍原始单据,造成了相应的人力资源的浪费。高校规模不同,从事审核岗位的人员数量也不同,但据统计,一般高校都有两人及以上的审核,规模较大的高校甚至有8到10人的审核,而且高校经过多年的合并,会计人员来自于各个不同管理模式的高校,工作习惯、知识面、对业务的理解各不相同,高校合并后由于没有对经济业务的摘要进行适当的规范,同样的经济业务由不同的审核填制凭证的话,摘要会填制得五花八门。例如:赵四老师购置了一批实验用碳酸钾等药品3687元,对这样的业务,有的审核会填制摘要“赵四购物”,有的审核会填制摘要“赵四购药品”,有的审核会填制摘要“赵四购实验药品”……不同的审核完全凭自己的意识来填制凭证的摘要,如此种种,不胜枚举,给财务监督、分析、管理、查询带来了诸多不便,财务管理部门提供的账簿质量也大打折扣。
三、对如何填制摘要栏的几点看法
一般的财务核算系统对摘要栏的字数都有一定的限制,会计人员必须在规定的字数内对审核过的经济业务作恰当的记载。摘要的填制是一项简明扼要的记载经济业务的来龙去脉的工作。摘要的填制既需要简明扼要又需要符合语法要求,不能出现病句。“简明扼要”需要的是提取经济业务发生过程的精华,提纲挈领地记录下来,会计人员自己清楚,别人看了也明明白白,这样的摘要基本上是完整的、准确的。“符合语法要求”就是填制摘要使用的语句需要符合语言的结构方式,精简、通顺,不是病句。笔者根据自己多年从事审核和账目查询、会计分析的经验,对摘要的填制大致作了如下和分析,列示如此,以与各位同行商榷。
(一)差旅费。在高校的差旅费核算中,差旅费的用途主要有会议、购物、实验、科研、进修培训、出国等,甚至办理一些各项业务上的事宜。差旅费的摘要只要注明出差人、出差的地点、出差的目的就能让人了解该笔业务。一般情况下,“王某某等济南参加数学研讨会旅费”、“李某某上海购书旅费”、“赵某某广州修理激光检测仪旅费”、“陈某某北京部联系学科申报旅费” …… 这样写明“某人某地某事”就可以作为差旅费凭证摘要了。
(二)购置物品。在日常工作中,购置一些办公用品、实验耗材、固定资产、图书;搞活动用奖品、纪念品、食品等;维修用零配件、维修材料……对于这类业务,需要载明的是“某人购为某事用某物”。例如:“张某购实验用氧气3瓶”,“钱某购课题用书10本”,“施某购教学楼维修用水泥5吨”、“李某购生沙龙活动用照相册20本”,“郑某购招待专家用水果” ……当然,如果经办人将多种用途的单据一并报销,应该按用途进行归类,摘要中可以将金额较大的物品注明,金额较小的物品用“等”表示。
(三)内部结算。高校中的内部结算包括下属印刷厂、餐厅、车队、宾馆、出版社向学校财务处结算各部门的印刷费、用餐费、用车费、住宿费、出版费、购书费以及下属单位需要返还学校的工资、水电费、上交利润等。一般来说,这样的结算相对业务比较集中,每月发生一到两笔,各种用途的同类性质费用也比较多,结算的时间跨度也比较长,各相关院系职能部门对费用后所附有的清单基本上都进行过详细核对,这类凭证的摘要,笔者认为注明“某单位结算某费用”妥当些。如“车队结算文学院用车费”,“某宾馆结算某单位住宿费”等等,经费使用部门领导一看一目了然。对于返还学校的费用,可以使用“某单位返还2004年工资”、“某单位上交2004年度利润”等等即可。
(四)工资核算。工资结算凭证一般一个月才有一张,工资中核算的明细项目比较多,一张凭证涉及的也很多。笔者认为,按照工资核算的项目填制摘要比较好,对整张工资凭证来说反映的业务内容比较清楚,对各个费用的账簿来说也能清楚地反映哪个月份的何种工资费用。例如:“发放六月份在职(人员)基础工资”……“发放三月份工资代扣水费”……这样的摘要比较直观而且容易让人明了。
(五)内部转账。在日常核算中,常常有一些计提费用,内部划转费用的发生,对于这类费用的摘要,笔者认为应该按照发生费用的性质填制。如:“计提某月职工福利费”、“计提某年某月至某年某月学生奖学金”、“叶某交科研用信息流量费”、“补贴院系元旦学生活动经费”,如此等等,按照费用的性质分析填制比较容易让人明白。
(六)发放性质的费用。高校经常发生一些带有发放或领取性质的劳务费用、奖励费用、购房补贴、安家费、遗属费等。对发放性质的费用,根据笔者多年的'工作经验,往往有一些是需要核对和经常查询的。因此,对这样的费用摘要的填制需要注明发放对象、发放性质。如“张二领引进人才安家费”、“李五领5月份遗属补助费”、“郑七领2005年3-5月科研津贴”、“赵九报销博士论文答辩及评审费”、“发放2004-2005年度本科生奖学金”、“洪八报销专家自动化控制学术讲座酬金”等等。摘要注明到发放对象,方便以后的账务核对与查询。
(七)收入核算。高校收入来源渠道很多,有财政拨款、科研拨款、捐赠收入、代管性质的收入、收费性质的收入、罚没收入、银行或机构借款等等。据笔者经验,很多收入,在财务管理过程中需要不断核对、查询、分析,对于这类凭证的摘要一般必须注明收入性质,摘要尽量完整详尽。如:“5月份财政拨款”、“5月8日-.14日本科生培养费收入”、“香港大学数学集刊捐赠收入”、“核部拨张四科研经费” 等等。
(八) 其他核算。有一些不能划归以上类别中的核算业务,像订正凭证、调账凭证、特殊费用、指标单、年终结账等等,对这类核算业务的摘要,需要载明的是订正什么凭证、调什么账、何种性质的费用等。如:“订正2002年8月30号凭证”或者“订正沈九上海修理仪器费用”,“调整工资中电话补贴费”,“学生宿舍管理系统专项经费指标”,“科研处承办生命学术会议住宿费”等等,只要能说明业务的主要内容的摘要就算是比较完整的。
在工作中往往会遇到有很多不同性质的经济业务放在一张报销单据上审批的情况,在填制费用支出摘要时比较方便,按照费用的用途和内容分项填制就可以,而相对应的现金和银行账的摘要比较麻烦,可以填制成“蒋某科研用药品电话费等”、“马某购实验药品等”……不难看出,在规范摘要填制的同时需要对报销单据的粘贴做到一账一单,这样才可以保证现金和银行账也清晰明了。按照现行的档案管理办法,凭证和账簿保管时限为15年,而现金和银行账保管时限为25年,在凭证和账簿销毁以后还能找到经济业务的本来面目就只有依靠现金和银行账的摘要了,可见规范一账一单制和规范摘要同样重要。
随着经济的,的变化,新生事物不断产生,高校需要核算的经济业务也会不断扩大和发展,新的业务会层出不穷,笔者在此不再赘述。总而言之,如何填制凭证的摘要,笔者倡导的原则是语句通顺、简明扼要,并非强求千篇一律;如何填制好凭证的摘要,笔者倡导的是:加强业务,提高业务水平;加强职业素质的培养,提高工作人员的责任心;加强职业道德的,提高工作人员的积极性。
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