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项目档案管理制度
在当下社会，制度起到的作用越来越大，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家整理的项目档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
项目档案管理制度1
1、名称
2、范围
适用于公司内部所有项目档案的管理。
3、目的
为规范项目档案管理工作，提高管理效率和透明度，确保项目档案的正常秩序和安全。
4、内容
（1）项目档案管理的基本要求及管理职责；
（2）项目档案的收集、整理、分类、保管和利用要求；
（3）项目档案的保密要求；
（4）项目档案的检索要求；
（5）项目档案移交和保管的要求。
5、责任主体
公司领导、项目经理、档案管理员。
6、执行程序
（1）项目经理按照要求收集项目档案，交由档案管理员进行管理；
（2）档案管理员按照本制度的规定对项目档案进行分类、整理、保管和利用；
（3）对于有涉密内容的档案，应当按照国家相关法律法规进行保密管理；
（4）对于需要检索的档案，档案管理员应当根据搜索要求快速查询并提供相关档案资料；
（5）项目档案移交时，档案管理员应当按照规定程序进行。
7、责任追究
对于严重违反本制度的行为人员，公司领导将按照公司相关规定进行处理，对造成经济损失的行为将追责追究。
二、档案保管制度
1、名称
档案保管制度
2、范围
适用于公司内部所有档案的保管。
3、目的
为规范公司内部档案保管工作，确保档案的正常秩序和安全。
4、内容
（1）档案的.存储、保管和保密要求；
（2）档案的借阅与归还要求；
（3）档案灭失和损毁后应急处理措施。
5、责任主体
公司领导、档案管理员、职工。
6、执行程序
（1）档案管理员应当按照规定规范地对档案进行存储和保管；
（2）职工需要借阅档案时应当按照规定程序提交申请，经过档案管理员审核后进行借阅；
（3）档案丢失、损毁时，档案管理员应当立即采取应急措施，并向公司领导报告。
7、责任追究
对于严重违反本制度的行为人员，公司领导将按照公司相关规定进行处理，对造成经济损失的行为将追责追究。
三、档案整理制度
1、名称
2、范围
适用于公司内部所有档案的整理。
3、目的
为规范公司内部档案整理工作，提高整理效率和秩序。
4、内容
（1）拟定档案整理方案；
（2）档案整理方法和标准；
（3）档案整理后的保留与处置；
（4）档案整理的复审要求。
5、责任主体
公司领导、档案管理员、职工。
6、执行程序
（1）档案管理员应当按照拟定的方案进行档案整理；
（2）整理后的档案应当按照规定进行保留和处置；
（3）整理的结果应当进行复审，确保整理的效果和档案的完整性。
7、责任追究
对于严重违反本制度的行为人员，公司领导将按照公司相关规定进行处理，对造成经济损失的行为将追责追究。
项目档案管理制度2
一、目的
为了加强对项目档案的管理，规范项目档案的收集、保存、利用和保密，确保项目档案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
二、范围
适用于本公司各项目实施过程中形成的项目档案的管理。三、制度制定程序
1、制订初稿由项目管理部门负责人牵头，组织相关人员起草制度初稿。
2、征求意见初稿完成后，邀请公司内部部门、项目组成员和专业人员进行讨论和修改，并征求公司领导的意见。
3、审批公布经公司领导批准后，制度正式公布。四、制度内容
1、项目档案的名称和范围本管理制度适用于公司各项实施中形成的书面资料、图纸、报告、计划等项目档案。
2、项目档案的目的`保障项目档案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
3、项目档案的收集各项目组应按照《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》等相关法律法规要求，制定项目档案管理计划，明确项目档案的收集和维护工作。
4、项目档案的保存项目档案应存放在公司档案库中，并按照项目档案归档分类、编号、注销和保管期限进行管理。
5、项目档案的利用项目档案的利用应遵守相关法律法规和公司内部政策规定，除法律法规规定外，项目档案只能被授权人员查阅和使用。
6、项目档案的保密项目档案应保密，不得向外界泄漏项目的技术、商业和其他机密资料，任何人员不得涂改、删改、挪用项目档案，一旦发现，将依法追究责任。
五、责任主体
1、项目管理部门负责人负责指导和监督项目档案的收集、保存和利用工作。
2、各项目组成员应按规定要求，严格按照规定程序收集和管理项目档案。
3、项目档案保密管理人负责项目档案的保密工作。六、执行程序
1、各项目组应按照《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》等相关法律法规要求，制定项目档案管理计划。
2、项目档案应存放在公司档案库中，按照档案管理标准进行管理。
3、项目档案的利用要经过授权，在授权范围内使用。如有重要的敏感信息，必须经过公司领导批准才能使用。
4、项目档案保密工作应按照公司保密管理制度执行，任何人员不得涂改、删改、挪用项目档案，一旦发现，将依法追究责任。
七、责任追究
任何人员有违反本管理制度规定的，将根据公司有关规定，依法追究责任，承担相应的法律责任。
项目档案管理制度3
一、目的：
为了进一步加强部门档案管理，促进部门规范化、标准化管理体系建设，特制订本规定。
二、规程主要内容：
（一）部门均应明确档案管理责任人，按专人管理，人人参与的原则，建立和实施档案的收集、保管、使用的规范流程（责任人变动时，必须进行清点移交手续）。
（二）明确档案分一级、二级、三级的分类管理。
1、一级范围：各类文件、制度、合同、协议、考核表格、账单、帐表、凭证、工程图纸、仓储账目、资产帐表、采购计划等等重要文件资料。
2、二级范围：公用书籍、办公用品、用具；制服；工具等。
3、三级范围：日常各项记录本；点检表；巡查表；普通函件、文字资料等。
（三）上述内容均指部门共享的档案，与个人办公用的.其它资料区别分开。
（四）档案柜应在柜面标明部门科室、编号等分组别类。
（五）各柜内应附有档案目录，文件夹（盒）等应统一方法标明文件内容，与目录对应。
（六）档案管理责任人要按照档案保管一览表，每年进行二次以上的全面清理、整理。
（七）档案资料管理应注意防潮、防霉、防虫、反腐除锈等防护工作。
（八）档案的借阅、复印等必须经理（或科长）以上及批准方可办理。
三、本规程自xx年一月一日起实施。
项目档案管理制度4
一、目的
为了规范企业项目档案的管理，保证项目档案的安全性、完整性和可追溯性，提高企业管理水平和竞争力，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于企业所有项目的档案管理。三、制度制定程序
由公司相关部门起草制度—企业法律顾问进行审查修改—征求相关部门意见—董事会审批—签字颁布。
四、制度内容
1、项目档案的定义
项目档案指的是项目立项后的所有文书材料、合同协议、工程图纸、开工报告、竣工验收报告、质量验收报告、工程图纸、质量检验单、项目工作日志、会议记录等历史档案材料的统称。
2、项目档案的.保存
（1）项目档案按照项目工期和项目结束时间计算，交由档案管理部门负责收集、整理、归档、保管和借阅。
（2）计划立项的项目，需要提前做好档案归档准备工作。
（3）已完成的项目档案必须在项目竣工验收后3个工作日内归档。
（4）项目档案按照档案保管期限进行管理，保存时间不少于30年，档案保管期满后，按照《档案保管期限终止规定》确定处理方式。
3、项目档案的责任
（1）项目部门负责项目档案的有序收集、整理和归档，并且保证档案的准确性和完整性。
（2）档案管理部门负责对所收集、整理、归档的项目档案进行保管，确保数据的安全性和完整性，并保证档案在第一时间内提供给有关部门借阅使用。
4、项目档案管理制度的执行程序
（1）项目部门在项目完成后，将所需的档案交给档案管理部门，并且在交档前对所收集的资料进行核对，以确保档案的完整性和准确性。
（2）档案管理部门负责对每一个收到的档案进行统计和归档，并且对档案进行标记、检索、借阅和保护。
（3）在需要使用档案时，申请人需要向档案管理部门提交申请表，经过项目部门和档案管理部门的审批后，由档案管理部门提供档案的借阅服务。
（4）档案管理部门负责对档案保管的有效时间进行记录和监督，确保档案的保管期限符合国家相关规定。
5、责任追究
对未按照本制度规定办事，交办不到位，数据泄露等违规行为，我们将根据公司相关制度进行处理，并追究相应责任人的责任。
五、参考法律法规
1、《档案法》
2、《劳动合同法》
3、《劳动法》
4、《劳动保障监察条例》
5、《行政管理法》
项目档案管理制度5
一、制度目的
为了规范公司项目档案管理工作，确保项目档案完整、真实、准确、可靠、便于查阅和使用，提高公司管理效率和服务质量，制定本制度。
二、范围
本制度适用于公司所有项目档案管理工作。
三、制度制定程序
本制度的制定、修改和废止应经公司相关职能部门讨论，由公司领导层审批后实施，并在全公司范围内发布和实施。
四、制度内容
（一）项目档案的定义及分类
1、项目档案是指在工程建设和运行维护中生成的全部文件、资料和资产，包括项目建议书、招标文件、合同书、设计文件、施工图、变更记录、质量检验记录、验收报告、竣工图、保护方案、运行维护手册、费用结算单据等。
2、项目档案按照档案性质可分为基本档案、管理档案和业务档案。
（二）档案管理要求
1、公司各部门应加强内部档案管理，对于文件管理不规范、擅自销毁档案等行为要依法追究责任。
2、档案室应建立档案登记、借阅、归还制度，严格遵循《档案法》和《档案管理条例》的有关规定。
3、每个项目的档案应建立完整的项目档案，包括基本档案、管理档案和业务档案。所有档案应按照年度顺序编档号、封存标识和存储编制等管理标准进行管理。
4、档案应按照存储标准进行分类、编目、整理和保管，确保档案资料的完整性和可靠性。
5、档案馆应建立技术咨询平台，为公司和相关单位提供服务和咨询。
（三）档案保存期限
1、基本档案保存期限为永久。
2、管理档案保存期限为10年。
3、业务档案保存期限为5年。
（四）档案借阅和使用
1、借阅需出示有效证件，填写借阅登记表。
2、借阅和使用档案应遵循安全、保密、规范的原则。
3、档案室应对借阅和使用档案的人员进行管理和监督。
（五）档案的保密和归档
1、保密档案应按照《保密法》和有关规定进行管理和归档。
2、因档案丢失或被损毁，档案室应在5个工作日内作出说明并报公司安全保卫部门备案。
（六）档案的销毁
1、档案室应对已经过了保存期限、已被电子档案取代或已无文件价值的`档案进行销毁。
2、销毁档案应按照《档案法》和有关规定进行，并由档案管理员签字确认。
五、责任主体及责任追究
1、本制度施行后，各部门和相关人员均应严格遵守管理制度，确保项目档案管理工作的顺利开展。
2、对于违反本制度的行为，公司将依据有关法律法规和公司内部规定严肃处理，给予相应的纪律处分或法律责任追究。
六、附则
1、本制度自颁布之日起生效。
2、本制度的解释权归公司领导层所有。法律法规及公司内部政策规定
1、《档案法》（国家档案局）
2、《档案管理条例》（国家档案局）3、《保密法》（国家保密局）
4、《劳动合同法》（中华人民共和国国务院）
5、《劳动法》（中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会）
6、《劳动保障监察条例》（中华人民共和国劳动和社会保障部）
7、《行政管理法》（中华人民共和国国务院）项目档案管理制度
项目档案管理制度6
第一章总则
第一条目的
为加强公司项目档案的管理，规范项目档案管理行为，保护公司利益，提高工作效率和档案管理水平，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有涉及项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目、市场拓展项目、技术研发项目等。
第三条制度依据
本制度制定依据《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》、《行政管理法》等相关法律法规和公司内部政策规定。
第四条主要内容
本制度主要包括项目档案管理的目的、范围、责任主体、执行程序、管理要求、责任追究等方面。
第二章目的与管理要求
第五条目的
项目档案管理的目的是规范档案管理行为，保障公司利益，提高工作效率和档案管理水平。
第六条管理要求
1、严格按照公司相关制度规定，规范项目档案管理行为。
2、确保项目档案保密安全可靠，避免遗失、损毁或泄漏。
3、做好归档、整理、检索等工作，确保档案信息及时、准确、完整。
4、发生案件等应急事件时，要做好相关档案保管和处理工作，并及时向上级汇报。
第三章范围与责任主体
第七条范围
公司项目档案管理包括但不限于以下内容：
1、招标文件、方案设计文件、施工图等工程项目档案。
2、市场调研报告、营销方案、推广方案等市场拓展项目档案。
3、科研报告、技术方案、产品设计方案等技术研发项目档案。
第八条责任主体
1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。
2、项目管理人员要协助档案管理人员做好档案整理和归档工作。
3、公司内部审计部门要定期对项目档案进行检查和审计。
第四章执行程序
第九条立卷建档
1、建档前，需审查文件、资料，分别归类处理。
2、建档须注明档案代码、档案名称、文号、年度、保管期限等项目，建立档案目录并编号。
3、项目档案应及时梳理，整理和升级管理，更新且完善档案信息。
第十条档案管理
1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。
2、档案管理员要负责未完成项目的.档案管理。
3、项目结束后应及时完成归档，存放在指定的档案库内。
第十一条出入管理
1、出入档案库的人员，需出示有效证件并填写出入登记表。
2、未经许可，禁止私自携带档案出库或带入档案库。
3、档案外借须经过审批，外借时间限制不可超过保管期限，归还后要及时进行核查。
第五章责任追究
第十二条追究责任
1、档案管理人员未履行档案管理职责，造成重大损失或影响，应追究法律和经济责任。
2、违反规定，私自出入档案库，泄露、篡改、毁坏档案，造成档案丢失或毁损，应追究相应责任。
第十三条处理方式
1、如有违反规定、失误等情形，应及时上报上级主管部门，报告处理情况，为进一步处置提供依据。
2、根据有关法律法规和政策规定，实行从严处理、从重处罚原则，依照不同情形进行处理。
第六章附则
第十四条本制度的解释权归公司。
第十五条本制度自发布之日起实施，本制度修改权归公司所有。
项目档案管理制度7
一、制度编制的目的项目档案管理制度的编制，是为了规范和统一一切与项目档案有关的工作，强化档案管理，保障企业法制经营和项目落地运营的有序进行。
二、制度范围适用于企业内所有项目档案管理工作。三、制度制定程序1、制定立项审批程序和文件：由企业管理者组织项目决策、立项审批过程，确定项目档案管理计划、政策和程序。
2、制定草案：由企业相关部门和人员按照审批程序，进行项目档案管理制度的起草和修改。
3、部门意见征询：由立项审批机构对起草的制度草案进行审查，征求相关部门、人员和专家评审意见。
4、实施监督评估：由负责人对制度的实行情况进行监督评估，以供下一次修改参考。
四、制度内容1、制度名称：项目档案管理制度。
2、目的：规范项目档案管理工作，保障企业法制经营和项目落地运营的有序进行。
3、范围：适用于企业内所有项目档案管理工作。
4、内容：
（1）立项审批程序和文件；
（2）档案管理的组织管理体制；
（3）档案的评审、归档和保管；
（4）档案的利用和报送；
（5）档案的保密和安全措施；
（6）档案的处置和清理。
5、责任主体：
（1）企业管理者对档案管理工作负总责；
（2）相关部门负责制订和实施档案管理制度；
（3）项目负责人负责档案管理工作的执行；
（4）所有员工都有责任遵守档案管理制度。
6、执行程序：
（1）制定档案管理工作计划；
（2）档案的归档、存储和报送工作；
（3）档案的`利用和保密；
（4）档案的处置和清理。
7、责任追究：对档案管理中出现的失误、疏漏等问题，要追究相应责任人的责任。
五、法律法规要求在制订项目档案管理制度时，应充分考虑符合中国法律要求，涉及的法律法规有：《劳动合同法》《劳动法》《劳动保障监察条例》《行政管理法》等相关法律法规。对于违反法律法规的行为，应及时进行处理并落实责任。
项目档案管理制度8
一、目的
为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程项目建议批文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、档案机构及其职责
公司指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的`保管和销毁；
3、档案材料的查借阅、催还。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记（见附表一）。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
八、档案的销毁
1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定，登记已失效的档案，编制档案销毁清册（见附表三）。
2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。
3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。
4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。
5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
九、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅（见附表四）。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记（见附表五）。
4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理。
6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能带出。
7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。
十、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
二00九年九月十日
项目档案管理制度9
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。
2.2档案管理要求：
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。
2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的`安全、不丢失、不泄密。
2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。
2.2.5坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
项目档案管理制度10
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案:
1)住户二次装修图纸及审批手续。
2)二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料:
1)小区住户入伙资料。
2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。
4、小区管理文本汇编:
1)管理合同、业主公约、用户手册。
2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3)小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料:
1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4)住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测:
1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3)小区避雷系统有定期检测报告。
4)小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档:
1)日常通知、文件的存档。
2)小区管理费收缴情况。
3)公司管理费财务报告。
4)会议记录。
5)值班记录。
6)安保值班记录。
7)其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的.文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
项目档案管理制度11
1项目部配置档案信息员，由工程管理部技术员兼任，负责工程档案、信息的收集和整理工作。
2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料，按照档案管理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求，对不符合者退回整改处理。
3档案信息员对收集来的.资料按照档案管理相关文件要求进行整理，收集整理工程竣工资料，在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。
4档案信息员负责做好对内信息传达工作，并将内部反馈意见及时上达。
5档案信息员负责做好对外信息发布工作，对本单位及时报送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报表，对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》等报表。
6及时联系各物资供货单位，按规定要求审查各单位提供物资质量保证文件，对不合格文件及时退回，并要求提供合格文件。
项目档案管理制度12
一、编写规章制度的目的
公司的项目档案管理制度是为了规范项目档案的建立、管理、使用和保护，确保项目档案的有效性、完整性和安全性，保护公司的合法权益，保证项目的顺利进行和落地。同时，该制度也是为了遵守国家法律法规和公司内部规章制度，做好档案管理工作，提高工作效率和质量，保证项目的成功。
二、范围
公司的.项目档案管理制度适用于公司内部所有项目的档案管理工作，包括项目前期的资料收集、编制项目方案、项目实施的监督、控制和管理，以及项目结束后的归档和保存等所有环节。
三、制度制定程序
1、确定制度的制定需求和目的。在制定制度前，应该确定制度的制定目的，明确制度制定对象和范围，以及制度的适用性和必要性。
2、组织专家评审和意见征询。在确定制度目的、范围后，应该组织专家对制度内容进行评审和改进，并向公司内部相关部门和人员征询意见，确保制度的合理性和有效性。
3、制定、审批和颁布制度。在进行专家评审和意见征询后，应该对制度进行细致的制定、审批和颁布。
4、实施和监督制度。在制度的颁布之后，应该进行实施和监督，确保制度能够得到扎实的落实，并在实践中不断地进行修订和完善。
四、相关法律法规及公司内部政策规定收集整理 1、《劳动合同法》
2、《劳动法》
3、《劳动保障监察条例》
4、《行政管理法》
5、公司内部档案管理相关制度及规定
6、公司内部项目管理相关制度及规定
五、制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等内容
1、制度的名称：公司项目档案管理制度
2、范围：适用于公司内部所有项目的档案管理工作
3、目的：
（1）规范项目档案的建立、管理、使用和保护工作
（2）确保项目档案的有效性、完整性和安全性
（3）保护公司的合法权益
（4）保证项目的顺利进行和落地
4、内容：
（1）档案管理工作的分工和职责
（2）档案材料的收集、整理和归档
（3）档案保管和使用的程序和要求
（4）档案管理工作的监督和检查
（5）档案的销毁和转移
5、责任主体：
（1）项目部门和负责人
（2）档案管理部门和负责人
6、执行程序：
（1）项目成立立项会议时，确定档案管理工作的分工职责
（2）项目实施过程中，及时收集、整理和归档档案资料
（3）档案的使用和保管需经过审批和签字确认
（4）档案管理部门进行定期检查和抽查
（5）档案销毁或转移需得到公司领导的审批
7、责任追究
（1）项目部门和负责人未按规定完成档案管理工作，将按照公司相关规定进行扣分或予以警告、罚款等处理
（2）档案管理部门和负责人未按规定对档案进行保管和使用，将按照公司相关规定进行扣分或予以警告、罚款等处理
（3）档案被损坏或丢失，将按照公司相关规定进行责任追究。
项目档案管理制度13
目的：
为规范项目档案管理工作，提高管理效率和透明度，确保项目档案的正常秩序和安全。
范围：
本制度适用于公司内部所有项目档案的管理。制度制定程序：
1、公司领导确定项目档案管理制度的编写任务，并指定负责人负责编写制度。
2、编写者需收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定，结合本公司实际情况进行制定。
3、编写者向公司领导提交初稿，经过审批后，考虑意见和建议并进行修订。
4、修订后，公司领导签署，并进行公告发布。
各项制度的名称、范围、目的'、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容：
项目档案管理制度14
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义
①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的.交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。
(3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。
(4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。
③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。
②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。
项目档案管理制度15
为了做好工程及设备档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、归档范围
主要为工程和设备档案资料
1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同,供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
2、设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文;开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检
3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
二、档案保密制度
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。
2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅者,须经本公司主管领导批准。
3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。
4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
三、档案工作人员岗位职责
1、热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,勤奋学习,具备档案专业知识。
2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用,为各项工作服务。
3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况,接受其监督、检查和指导。
5、办理领导交办的其他档案业务工作。
四、档案管理制度
1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2、档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好档案柜内'六防'(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4、对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有效措施。
5、凡属归档范围内的`仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档;只有一份的,将原件存档,复印件随机使用。
6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录。
五、档案安全制度
1、严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2、每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消除安全隐患。
六、档案资料查阅利用制度
1、本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。
2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行。
3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任。
5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。
七、档案的收集
1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3、设备档案资料按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4、应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5、勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案员,统一积累和集中保管。
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