五、备注
(1) 部门会议是个部门内部学习和研究、布置、交流工作的主要形式，由部门负责人主持与召集，每月不少于两次。
(2)各部门学期(学年)工作计划在每学期(学年)开学后一周内交办公室，各部门的学期(学年)工作小结(总结)应在学期(学年)结束前l0天内交办公室汇总，由办公室综合整理，作为学校学期(学年)工作计划、总结、大事记的附样归档。
(3)会议记录样式
会议纪要
会议召开时间 会议地点 会议主持人 会议记录人 会议主题 会议参加对象 会议内容纪要 备注六、会议室使用管理。
1、会议室的使用原则上由校长办公室统一安排和协调。
2、各部门使用会议室，至少提前1天向校长办公室书面申请，填写“会议安排单”(包括开会时间、主办单位、会议内容、会场布置要求、费用情况等)。并由相关部门负责人签字同意。
3、会场布置要求包括
(1)会场的标语——部门召开应该自行准备，学校校级层面标语由办公室落实
(2)车辆接送——一般区级以上的活动，学校可安排车辆。教研活动学校不安排。
(3)接待茶水等——教育系统以上的活动，或者是部门的年终总结交流大会可以申请茶水和水果。
(4)就餐——如果大型活动持续半天以上，需要涉及到中午午餐，就餐的级别、就餐的人数，需要提前告知办公室。
(5)摄影、摄像——原则上由会议申请部门自行解决。
3、各部门使用会议室应爱护各类设施，如有损坏，照价赔偿。做好会议室的保洁工作。
附：会议安排单
填写日期： 年 月 日
会议时间 召开部门 会议内容 拟用会议室 小会议室（ ）三楼会议室（ ）五楼活动室（ ） 会场布置要求 确认签字文件阅读暂行规定
一、为了文件传阅迅速，不拖延，不积压，提高工作效率，一般文件从送阅到阅毕不得超过一个星期，校领导和各部门阅文完毕后应及时交回校长办公室，不得擅自横传，擅自把文件直接传给其它部门或个人。
二、保持文件的完整性，请不要抽出卷内文件和文件附件。因工作需要需继续使用文件时，须向校长办公室说明。
三、文件一律不得带到公共场所，所载内容不得擅自翻印和扩大阅读范围。确因工作需要需翻印文件，一般文件须经校长办公室同意，如有违犯者或丢失文件者，对当事人要按有关制度严肃处理，并追究主要负责人的责任。
四、严格遵守保密规则，不得随意泄漏文件内容。
五、学校指定专人负责文件的收发、登记、传阅、管理。文件的签收和归还由专人负责，不准交予其它无关人员代办。
六、阅文人阅文后要在《文件传阅单》上规定位置签署名字或意见。签阅文件要使用蓝、黑色墨水的钢笔或毛笔，不能使用红色笔、铅笔。
附：文件传阅处理单
序号 来文机关 来文 号 文目摘称 领 导 阅 示 阅 件 签 名 承 办 情 况 备注 材料是否齐备（ ）是否归档（ ）是否需要上网公示（ ） 请各部门根据相关文件处理结束后，及时将相关文件和处理情况材料归档到校长办公室。校长办公室保密制度
一、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，切实做好公文、通信、涉外、科技工作、办公自动化以及会议的保密工作。
二、不该说的秘密，不说;不该问的秘密，不问;不该看的秘密，不看;不该记录的秘密，不记录。
三、不在非保密记录本上记录秘密事项;不在非秘密的地方存放秘密文件和资料;不在公共场所和亲朋面前谈论秘密。
四、不用普通电话、普通函件传达秘密事项。
五、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围，如有确需复印的文件、材料，应征得上级有关部门同意后方可复印。
六、每学期末要对涉密文件及材料进行全面清理，并做好后期的处理工作。
七、对违反保密制度的人员要视其情节，追究责任。
办公信息网收发文管理暂行规定
一、为加强和规范办公信息网收发文管理，提高办公效率，特制定本规定。
二、学校指派专人(信息员)负责本单位在办公信息网上的文件收发，并做好收文的归档和网上回执。
三、信息员必须管理好办公信息网的帐号和密码，严格遵守保密制度。
四、办公信息网上文件的收发由校长办公室集中统一管理。各部门上报学校的通知、请示、报告、申请等公文，必须告知校长办公室，由校长办公室负责处理。
五、学校印发的通知等将不再使用纸质文档(除重要文件外)，通过校园网、行政网等传送，请教工注意网上查阅。
六、办公信息网的具体使用和操作由计算机网络中心提供技术支持和培训。
文件传阅登记单
序号 来文机关 来文 号 文目摘称 承 办 部 门 注备 工作是否处理结束（ ）是否归档（ ）是否需要上网公示（ ）文件收发流程：
1、文件收取——〉分类保存电子稿
(保存类型：红头文件、党政干部会议通知、需上交表格或反馈信息的文件)
——〉分类打印文字稿
——〉校长室审阅重要文件、批示
——〉相关部门执行文件规定
——〉处理结束上交有关材料
2、文件反馈——〉有关部门根据文件处理
——〉电子稿到校长室集中反馈。(特殊文件除外)
校章使用管理规定
一、印章管理
1.校级各类由学校办公室负责保管。
2.各部门的印章，必须由专人管理，规范使用。印章应加锁存放，印章管理人员要认真负责，坚守岗位，确保印章安全。
3.印章应及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰。
4.使用印章必须按照规定办理，每次用印要进行登记。
5.盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。
6.文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印。