大话ERP之巧妙应对出货收款问题 -管理资料

管理资料 时间:2019-01-01 我要投稿
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    企业实际需求:

    在ERP实施中,常规需求一般都比较容易满足,困难的是一些比较特殊的需求,如行业特殊需求、企业个性需求等,这些需求的解决思路,没有专门的管理者进行过总结

大话ERP之巧妙应对出货收款问题

。同时,因为有些需求存在违法的嫌疑,所以,很多软件公司也没有光明正大的推出。

    如现在有一公司,就遇到了类似的问题。

    该公司有一客户A,企业出货时,是把货送给A,但是,发票的台头,确是另一家公司B,这个给ERP管理造成了不少的麻烦。

    因为销售定单、出货单上都是客户A的信息,而发票上、应收帐款上、收款单上及其相关的报表上,都要显示B客户的信息,这就有点麻烦。若在发票上,手动更改信息的话,则出货单跟发票及后续的单据就对应不起来,出货单上的自动结案功能也无法起作用,出货单也只能手工结案,不好管理。

    客户为什么要这么做呢?可能是出于逃税的目的。但是,客户是上帝,其做法再怎么不合理,只要有利润,企业有钱赚,也只能配合客户,只要不会出大问题的话。所以,想要客户改变他们的做法,那是不可能的了。接下去,只有企业自己想方法解决这些问题了。

    企业管理的障碍:

    对于企业管理来说,问题主要出在信息的传递、连贯问题上。

    如出货单上的信息跟发票上的信息不一致,如何根据出货单信息自动生成发票信息;如出货单跟应收帐款、收款单上信息不一致,如何知道该张销售定单什么时候收钱、有没有收到钱;对客户进行评级等,也无法对应相关的付款记录;相关的报表之间,数据也无法统一,等等。

    ERP的解决之道:

    ERP在解决这个问题时,走的是曲线救国的原理,简单的说,就是把这个两个客户当做总公司与分公司的关系,向分公司送货,向总公司收钱,这就把原本特殊的收款问题转化为正常的收款业务。

    假设现在客户A下了一张100万的销售定单,其要求出货时,把货发给他,而收钱时,向另一公司B收款,发票也开给他。

    接下来,笔者就根据这个例子,详细阐述一下,在ERP中是如何巧妙解决这个问题的。

    第一步:基础资料的设置。

    在客户基本信息中,把客户A设置成分公司,把公司B设置为总公司,然后,在客户资料A的设置中,选择向总公司收款,然后选择总公司B。如此,就完成基本资料的设置,在出货时,会把货出给客户A,而收款时,就会向客户B收款。

    第二步:销售定单管理。

    当接到客户A的销售定单时,用户开立销售定单,就以客户A的名义开,而不用管客户B的内容。即在销售定单上,使用的是客户A的信息。

    第三步:出货管理。

    在出货时,根据销售定单自动生成出货单,在出货单上带出的客户也是客户A的信息,而不是客户B的信息,跟客户B无关。像收货人、送货地址等内容,都是客户A的内容,而不是客户B的。

    第四步:生成应收发票。

    系统在生成应收发票时,可以根据出货单生成应收发票,可以一张出货单对应一张发票,也可以同一个客户的多张出货单对应一张发票,也可以一张出货单对应多张发票(有些企业发票最大金额有限制,故要分开开立发票,

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    在生成发票时,发票生成作业会自动判断,若发向出货单的客户,在基本信息设置时,设置为了向总公司收款时,发票上跟客户信息有关的内容,就会自动换为客户B的信息,如发票的台头,相关的联系人等等。不过,发票的金额、产品等等,不会更改。

    第五步:后续的收款单等单据。

    后续的收款单只要根据发票生成,就自动会沿袭发票单据上的内容,而不管销售定单的内容。所以,后续的单据上,体现的都是客户B的信息。

    第六步:相关报表统计。

    在相关的报表中,会出现两个客户的信息,客户A与客户A的信息。各个表单之间,看看虽然客户名字不一样,其实,其内在仍然有联系,系统会记录彼此之间的关系,所以,在相关的报表中,仍然会联系起来。

    ERP经验总结:

    1、这个功能基本上没有使用范围的限制,只要有相关的小需求,都可以通过这个功能来解决。笔者还遇到过一个客户,更加奇怪。如客户A下定单时,要求我们出货出给B,而向公司C收款,这些类似的问题,都可以通过这个方式解决。

    2、ERP系统中,除了这个解决方式外,还有另外一种解决方法,就是通过地址的不同功用来实现这个需求。如客户A下了一张100万的销售定单,其要求出货时,把货发给他,而收钱时,向另一公司B收款,发票也开给他。此时,在客户B的信息相关设置中,把出货地址写成客户A的地址与联系人,而发票地址则写成客户B的信息。如此,在发货单上,显示的是客户A的地址,而其他单句上,显示的的都是客户B的信息。这主要是把客户A当作了客户B的一个部门,而不是一个公司。所以,在定单等相关单据上,显示的都会是客户B的内容。这种方法跟以上的方法优点就是简单,容易实现;缺点就是无法反映真实的情况,如想统计客户A到底有多少定单时,就会遇到麻烦。只好统计客户B的定单量。但是,万一客户B也在向公司下定单呢?那就无法统计了。

    注意,用这种方法时,不能把客户A与客户B的关系颠倒过来,即在客户A的信息设置中,把出货地址写成自己的地址与联系人,而把发票地址写成客户B的信息。如此的话,若跟发票系统结合,开发票时,发票台头仍然是客户A的信息,只是地址变为了客户B的信息。如此,张冠李戴,反而是乱上添乱。

    3、企业可能会面临法律的风险。现在企业每年都要接受一次税务机关的稽核,在此过程中,有可能出现问题。若让税务机关查到,虽然说,企业自己并没有偷税漏税,但是帮助其他企业偷税漏税。笔者不是法律专家,不知道这么做企业会不会收到相应的处罚。但是,现在由于ERP的普及,很多税务机关稽核时,也会查看系统数据,而不光光看企业的手工帐本。为此,企业应该先想好应对之策,以防不时之需。

    俗话说,道高一尺,魔高一丈。从这个需求中我们可以看出,其实很多所谓的企业个性化需求,我们只需要稍微转个弯,换一个角度,思考问题,都可以在系统中找到类似的解决方案,通过曲线救国。而不需要事事开个案,如此浪费钱是小事,耽误了项目的实施进度,甚至是影响了系统的稳定性,那是得不偿失了。

    所以,无论是用户还是顾问,当遇到ERP软件不能满足的需求时,要考虑能否换种方法来解决,而不要钻牛角尖,抓着一根绳子不放手。要知道条条道路通罗马,问题不会只有一种解决方式。只要试过各种方法,ERP软件实在无法满足企业个性化需求,而企业又认为这个“个性”非要不可时,才考虑进行二次开发。如此,才是聪明人的做法。

    来自:http://erp.ctocio.com.cn/tzhb/18/7691018_1.shtml

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