怎样做好主管
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怎样做主管
摘自“中国人力资源网” 出处：山屹风采
主管是人人羡慕的职位，不但有可观的收入，还有尊贵的社会地位。尽管人人向往，但却并非人人都能登上此宝座。即使是荣登这一宝座的也不一定活得轻松，许多身临其境的主管，常因处事不够严格，人际关系融洽不够，以致于“尺寸”把握不准，而大惑主管难也！这里笔者试从主管工作的基本功能加以探讨，以期对各位主管有所帮助。
一、主管的性质与内涵
主管是劳心而非劳力者
所谓劳心者是指运用其智慧，发掘潜在问题，进而深入分析，提出解决问题对策的人；劳力者是指凭自身实力，劳碌工作，而少用大脑思考问题的人。孟子说：劳心者役人，劳力者役于人。
主管是人才而非人手
企业的强弱是看各类人才（运用脑力去管理部属者）是否多而全，而不是只求人手（依照上司旨意办事的人）多，人多只是势众，但不一定能成事。
主管不是当官
主管不是做官，而是引导别人把事做好的人，因此主管并非事必躬亲者。既然不是当官，就不能有“官大学问大”的心态，头衔高并非一定实力强，名副其实才是真主管。
主管是既管又理的人
过去是劳力者密集的天下，是人找事、人求事的时代；当今则是技术、资金、信息与人才密集的时代，找事已变成求才。因此，主管的角色不能再凭至高无上的权威，颐指气使、管教、谩骂的待人方式已经落伍，取而代之的是讲理、注意理性和身临其境的方式管理员工，故主管不只是讲求管教，还要讲求合理、合法及合情。
主管是负责单位业绩成败的人
企业各部门若有良好的业绩，大家都会说主管的领导有方。然而，计算成败其实应该按90:10的原则，有错则由上（90）往下（10）记，有功则由上（10）往下（90）记。
主管既要尽力而为，领导部属完成上级所交给的任务；又要善于踏实本分，设法争取到老板的支持与信任，进而顺利完成任务。
二、主管的管理功能
主管的管理功能有规划、组织、用人、指挥及控制等，他们彼此之间有一个前后衔接的关系。
1、规划
规划是一种知己知彼的工作，也是企业管理的首要功能，主管只要规划做的好，其他事就可顺利开展。规划
主要有四大点：
A、评估外界环境形式的变化，分析哪些形势对自己是机会，哪些是威胁。
B、了解自己的强弱优劣。
C、建立负责部门的整体与长期发展计划。
D、依据整体目标再制订部门的方针。
2、组织
组织要求团体合作，建立共识，组织的目的就是要将一群乌合之众变为百万雄师，强调“三个臭皮匠胜过一个诸葛亮”。主管是成事者，但不能事必躬亲，而要本着“组织设计”发挥团队合作的效果，使整体大于个别之和，一般而言，组织设计涉及到以下三种做法：
A组织要将各种心态不一的众人引向统一的目标，需通过沟通、协调、忍让、共识及合作来建立共识。
B主管应对每个部属充分了解，设法使他发挥所长，以达到分工专业化的效果。组织是人才的组合，也是每个人要发挥其专业才能的所在。
C主管除设法让部属充分表现外，更应透过各种沟通与协调，使部属上下一心。主管要通过理念的灌输、会议、目标和各种制度设计，促使大家彼此相互配合，同心协力，抛弃本位主义。
3、用人
用人要求知人善任。企业是要靠人来提高生产力的，主管懂得用人之道才能水涨船高，倾其心智去规划大事，否则若不敢授权，尽己全力只能做些小事。主管用人一般应注意：
A才靠自己培养，挖墙角不能建立共识；
B士为知己者死，人的能力与向心力是靠激励来发挥其潜能的；
C我们要用的是最适合的人，而非最好的人；
D培养部属工作的成就感，使其潜力浮出水面；
E利用轮调或第二专长的真培养，使部属能接棒。
4、指挥
指挥能建立共识、培养使命感。部属是主管的镜子，有怎样的部属就有怎样的主管，主管必须设法让部属建立共识，赋予责任心与使命感，员工才有勇于做事的抱负和主人感，帮主管出注意：
A身教重于言教，待人注重诚心；
B设法使部属成为自己的信徒；
C身先士卒，要求部属之前要先要求自己；
D推行在公众面前表扬，在私下处理过错；
E奖惩应活用，但应遵守多表扬少斥责的原则。
5、控制
控制是追踪考核，确保目标达到，规划落实。作为主管，必须事先制定各种衡量准则，为此主管应做到：
A不要有“亡羊补牢”的思想；
B重点管理，注意各种例外情况；
C定期评估业绩，而非年终才算总账；
D评估标准明确具体，尽可能量化；
E机会教育，吸取别人的惨痛教训，避免重蹈覆辙。
三、主管应具备的能力与条件
主管一般应具备技术、人际、全局、判断四种管理技巧。
技术主要包括专业性的知识、对专业问题的分析能力、专业工具及专业技术的熟练程度。作为主管，不管是销售、生产、人事，还是财务、研究、住处等各个方面的知识都应钻研，技术越好，越能与他人协调与合作。
人际技巧重点在与人的合作，作为一个主管是否拥有良好的人际技巧，可从三个方面来观察：他用什么方式去看他的上司、同事及部属？他用什么方式去了解这些人对他的看法？他如何处理这两方面的问题？人际技巧是一种时时刻刻自然流露的活动表现，主管并非只在做决策时才需要正确了解他人的能力，主管应切记：自己的一言一行，对部属都有不可言喻的影响。
全局性是要求主管能从企业的整体来看问题，同时认请各组织各部门之间的相依性，只有产、供、销、研、财、信等各个部门的密切配合，企业才能有综合效果而言；同时要看主管能否同企业界、社会、政府、学校等力量保持一种什么样的关系，能否使其为我企业所利用，对我企业有利。
判断对于一个主管来说非常重要，企业经营错综复杂，常常通过主管了解来龙去脉因果关系，从而找到问题的真正症结所在，并提出解决方案。这便要求主管能洞察先机、未雨绸缪，这样就能化危机成转机，最后变成良机。
借助孙子的说法，一位主管应具备的条件是：“将者，智、信、勇、严”。主管要有过人的智慧，以作出正确判断，作出合理的决策；要言出必行，以建立威信，同时要依赖部属，进而获得部属的依赖；要有仁德，要爱护部属；要有道德和做事的勇气，能下决断，并有魄力的执行任务，敢作敢当；必须严守纪律，尊重制度，赏罚分明。
抚慰你的员工
死神时时与我们相伴。一位员工的爱侣因心脏病撒手人间，癌魔则吞噬了另一位员工的父亲，而你的秘书
却因车祸痛失爱女。痛定思痛，死者长已，然而时间会抚平留给生者的情感创伤吗？绝对不会。
悲伤和丧失亲人的切肤之痛使我们萎靡不振，工作效率低下，甚至思维混乱、失去理智。在相当长的时间里，我们可能会失却前进的动力和创造性。
工作生涯中，谁都会遇到不幸。不过，死亡和悲伤这种痛苦却是我们惟恐避之不及的。令经理人感到悲哀的是，他们对此束手无策。之所以如此，常常是因为他们也可能会遭受同样的不幸。
伤心经历
美国南卡罗来纳州Precision Converters Inc.(编者译：精密变压器公司)的人事福利部经理Neely Sims（妮丽）道出了她的不幸。
“我父亲死于主动脉瘤，当时我在一家纺织公司担任质量控制审计员。上班后，上司走过来对我说，“对你父亲的去世，我感到难过。”然后再没任何其它表示。即使人们看到我，也都漠不吱声。真是太缺少人情味。他们希望我一上班就把个人情感抛诸脑后。而同事给我的感觉是，‘不要让别人看到你情绪低落，你会让他们受感染。’我因在工作时失声痛哭遭到训斥。
“即使人力资源部门也是冷眼相待。我想星期五请一天假，去给父亲立墓碑时，和我谈话的那位女士说：‘希望你找人处理这种麻烦事。’当时，我母亲没有工作，在未收到保险赔款前，我必须撑起这个家。光这件事就够我难受。”
“于是我决定辞职。上司问我是否知道自己在做什么。我告诉他，事情太难应付，又没人帮忙。我说我已承受不了。对此他感到意外，无法理解我的感受。”
妮丽的遭遇绝非特例。多数企业都不能有效地对此加以解决。它们之所以会失去妮丽这样的宝贵员工，原因自明。其实，经理人不应将员工的悲伤视为扰乱工作的消极因素，而应将其看作是一个人们重新调整自我来摆脱不幸、重建健康关系的自然过程。
悲伤周期
作为经理人，你有能力创造这样一种工作环境，使你能清楚辨认出人们悲伤的几个阶段：震惊和抗拒、愤怒、愧疚、沮丧、接受和恢复。这个过程可能会持续数周、数月，甚至数年，直到哀伤者接受现实并振作起来。 整个的恢复过程取决于生者与死者的关系。比方说，最令人难以接受的一件不幸是自己孩子的早逝。毕竟，我们不想自己的下一代会先我们而去。“失去孩子，就失去将来；失去伴侣，就失去现在；失去父母，则失去过去，”Susan Salisbury（苏珊说道。她是 The Comapssionate Friends (TCF)（编者译：爱心友情会）的前执行董事。TCF是美国的一家非赢利性组织，专门为失去亲人的家庭提供帮助。她强调道，作为失去至爱者的经理人和同事应向他们伸出援助之手。
TCF的临时运作总监Diana Cunningham（戴安娜）补充说：“人们十分害怕这种情感或个人关系，有时会尽量避开你对他们的同情和安慰。但是，坦率地讲，尤其是对为人父母者来说，听到有人提起自己的爱子，他们会心存感激。”
伸出援手
的确，很多失去亲人者最怕他们的亲人被淡忘。所以，尽管你觉得不自然，但笨拙的关心总好过漠无反应。 经理人学会了解悲伤周期各阶段的迹象，就能帮助失去亲人的员工度过痛苦的难关。在震惊和抗拒阶段，失去亲人的员工可能会处于一种麻木状态，不愿相信眼前的事实。他们可能会一头扎进工作以逃避痛苦。在愤怒阶段，他们可能会责怪死者弃他们而去，可能会冲着无能为力的医生发火，责怪他们没能留住其亲人的生命。同事的无心之语也会招来他们的阵阵粗暴，他们埋怨同事要求他们举止如常或对其痛苦不闻不问。另外，他们常常对未来得及为亡故者所做的事或所说的话感到愧疚不已。
他们被似乎无尽的悲伤压垮后，也会变得沮丧。特别是逢节假日、生日、亲人的周年忌日时，他们的日子格外难过。融融的家庭团聚中，再也见不到挚爱者的身影，触景生悲，更是痛上加痛。有些员工会选择这些日子请假，以悼念亡魂。作为上级，对此应灵活处理，而且要留心员工有无生病、是否落落寡欢及其外表有何变化，如最近是消瘦还是变胖。
缺失的环节
亚利桑那州Ottawa University（编者译：渥太华大学）的助理教授兼劳资关系项目主任Bob Obrestein（鲍勃）说道，工作环境中所缺少的环节是，找出悲伤员工与生产效率的关系，找出如何充分提高员工的生产效率并帮助员工恢复其原来的正常生活。
“多数企业认为，员工失去亲人是件麻烦事；对他们表示同情已经仁至义尽；他们最好尽快把丧事处理好，”他解释说，“经理可以帮助员工及其家人到企业外部去寻求帮助，借以让员工重获心理平衡并提高工作效率。他
们可以找到能帮助他们的支持团体。人力资源部要教育员工，人们并不总是在亲人故去的那一刻开始感到悲伤。” 因此，经理们需要改变对死亡和悲伤的看法，明白悲伤随爱而来，是一种深沉的情感。这样为我们阐释人生意义、工作的价值观念和目标提供了更为坚实的基础。人力资源部要重新审视企业和社区的资源，才能更明智地管理工作中的悲伤情绪，从而使人的生命在这个过程中不断升华，而不会为此毁掉一生。
给予员工时间和自由，让时间抚平他们的创伤，使员工从失去挚爱的痛苦中振作起来。丧失挚爱固然沉痛，只要经理人富有同情之心，对员工的痛苦表现出应有的关心、灵活性和尊重，就会使员工受益匪浅。一旦他们从悲伤中摆脱出来，把个人生活与工作生活融为一体，就会对企业更加忠诚。
该与员工靠多近？
现代办公室好比一个家庭，蕴含着其所有的和谐与不睦之处。因此，员工的个人生活问题至关重要。作为经理，你要使员工感到既安全又独立，既得到信任又不感压抑，既可以提出个人问题也不怕生活受到干扰。 日益引起关注。如果把经理人对个人生活的态度看作一个连续统一体，其含括的范围很宽。有些人过于干涉员工的事务以致令员工感到隐私权受到威胁（这种人最极端的例子是打听极为隐私的问题，甚至监听别人的电话或搜查字纸篓）。
而另一些人高高在上、远离员工，使员工感到自己与其说是血有肉的共事者，还不如说更象机械人（在这种环境中，员工的问题将不断恶化，直到已无法补救了才来一次总爆发）。
"员工及其个人生活问题现已引起日益的关注，"纽约People Management Inc.（编者译：员工管理公司）副总裁兼人力资源部主任Rhonda Steeg（朗达）说，"当今的生活日益复杂，经理人越来越有理由要介入和干预员工个人的问题。"
心理学家Robert Rosen（罗森）是美国华盛顿特区一家叫Health Companies Group（编者译：健康企业集团）的管理顾问公司主要负责人。他认为这个问题当属员工和企业之间互动方式发生显著变化的一部分。他说： "企业需要员工对自己的行为担负更多的责任，以便成为企业的活跃伙伴。同时，企业必须在效率管理上担负更多职责，这也许意味着他们不得不更加留意与员工的关系"
罗森认为，与这种势头相对，个人在社会中得到越来越大的权力和授权赋能。他说："员工愈加敢做敢为，更不愿盲从权威。 "因而当管理层想介入员工个人生活领域时，员工一旦觉得有失公允，就会有意无意地予以报复。反之亦然。
业绩问题。许多具体领域都存在这些问题：个人健康资料事关企业的福利项目时，谁可以接触这些资料？谁来监控电脑文档或能进入私人办公室？员工无视危险去吸烟、不系安全带驾车、高空弹跳，该怎么办？ 罗森说： "最终，我认为，要是关系到业绩，上级就有权在监督员工的工作。但工作之外做什么，就是员工的事了。在企业内他们必须是成熟的业务伙伴，并明白公司对他们的期望是出于合理的业务原因。"
也有人认为管理层与员工应保持一定距离，时代周刊（Time）亚洲版的督印人John Marcom（约翰）就是其中一名。他说："只要不影响业绩，我认为一名好经理并不需要对员工的个人生活了解很深。这种事 '应知道' 的少之又少。以我的经验，人们很擅长处理这些事，经理人不须介入员工个人生活。至于那些人人都能碰到的风风雨雨，也就听其自然。"
约翰接着又说道，现在，几乎所有企业的竞争力比以往任何时候更着重于精英人才。 "最要紧的是工作业绩，而不是你的工作风格、背景或家庭。"Adam Gardner（加德纳）对此表示同意，但是他的做法截然不同。加德纳是生气勃勃的More Balls Than Most（编者译：摩尔波公司）的合伙创始人。他说： "我最爱管员工的闲事，这不仅是我的天性，而且我还认为这是我接近员工的一种有效方式。我想了解他们的家庭生活、室友、亲戚、家庭等，样样我都想知道。"
这种个人接触，从加德纳个人比较年轻（刚30出头）及他年轻的员工队伍（仅有 4个员工超过30岁）中略见一斑。他鼓励有意加盟公司的'员工同父母商量是否加入，而且他会与前来看望子女的父母亲共进午餐。他说： "这样做对员工来说意味深长，这也使他们的父母对公司有个好印象。"
谈到个人生活问题时，通常哪些问题会唱重头戏？人们立时想到的当然是婚姻、约会习惯等。但是，经理要不要去了解员工的政治信仰、宗教活动、约会经历和驾驶记录？私人电话记录也不例外吗？如果不影响生产率，回答可能是否定的。
一家大报的主编发现，涉及健康问题时需要步步为营。她说: "如果某人一周内三天两头去看病，我就必须
找出事件的原因，因为他的工作没完成。我讨厌去问，有时这个问题令人尴尬，员工谈到这个问题时也感到窘迫。但是我的工作通常取决于他们的业绩，因而我不得不问一些可能侵犯隐私的问题。
培养敏感度。员工管理公司的朗达认为，经理必须培养对员工问题的敏感度，同时也要清楚何时寻求专家帮助。她说："身旁有个协助员工计划很重要。"但她警告说，只要越雷池一步，那你可能会惹上官司。
一些经理同意，营造开放式办公文化后就不存在侵犯个人隐私的问题了。Bany Schwartz（施瓦茨）在纽约经营一家有12名员工的公共关系代理机构。他说："在这么小的办公室里，我和员工之间根本没有隔阂。他们随时可以来征求关于他们个人事情的建议。但你必须掌握好分寸，保持距离不要靠得太近。要意识到这是个人私事，但不要穷根究底。"
独立会议策划人Bonnie Wallsh（邦尼）说："让员工感到他们可以找你帮忙，这非常重要。 尊重隐私权是一项宝贵的资产。如果你有志于此，他们会更加投入地工作。如今你投之以桃， 将来他们很可能在工作上报你以梨。"
加德纳坚持认为，如果问得唐突，应该允许员工避而不谈。他说道："如果我问的是特别私人化的问题，他们总是可以说'加德纳，唔??没什么'。并且也不会因此而丢了工作。"
经验之谈
在考虑员工的个人生活时，应注意以下几点：
评价自己的风格：太爱管闲事？太高高在上？还是恰到好处？
确保奖励以业绩为基础，而不是盯着个人问题。
了解关于经理与员工关系注意事项的法规或企业政策。
营造这样一种办公氛围：让员工乐意与你分担问题，并且确信他们的问题不会成为闲聊时的谈资。 与员工进行私人交谈时，应谨慎，谨防出错。
基层主管管理原则
1．工作应该进行分工以保证每个人都能完成特定的部分。比如制作帆船，一个人制作船身，第二个人焊缝，第二个人制作船帆。办公室的工作中，一个人负责登记定单，另一个人打印信件，第三个人填写信件。费伊尔把这种想法称为工作分工和专业化。
2．管理者必须拥有发布命令和指示的权力，但也必须承担工作做得不好的责任。比如，一个基层主管有权要求一名工作人员装载一辆货车，但是如果货车没有按标准装载，责任就要由管理人负担。
3．管理者要负责在劳动者之间建立起信心，但他们反过来必须对自己忠诚。换言之，如果你想从员工那儿得到忠诚与合作，你自己首先要忠诚并且乐于合作。
4．一个人只能有一个老板。费伊尔把这称作统一领导。实践证明：如果一位员工听命十几个上司．混乱和冲突就将发生。
5．每个组织只能有一个主要计划、一套压倒一切的目标。比如，当公司的整体信誉就是准时发货，而供应部门以较低价格从不可靠的供应商那里购买原材料造成生产部门的产出不能按时完成时，统一指挥就被打乱了。
6．为遵守统一指挥的原则，费伊尔坚持认为所有个人，尤其是管理者，必须把他们的个人利益置于组织利益之后。费伊尔解释到，如果有职权的人都各自为政，组织中的所有其它人就要受到伤害。
7．工资和奖金应该反映出每个人的努力状况、每个人对组织．目标的贡献大小，这是很重要的。费伊尔有个新观点，他认为员工应按个人价值获取报酬，而不是按照倾向于给员工施恩惠的管理者的想象。
8．命令和指示应该按照从较高层管理者到较低层管理者的连锁领导方式运行。费伊尔还说到，正式的交流和抱怨应以同样渠道反馈到上层。实践证明，允许和鼓励不同部门之间相互交流工作信息是很好的想法。当一位经理越过业务主管向员工发布命令或一位员工去主管的上司那儿表达不满时，真正的问题就出现了。
9．各种原材料应该置放在合适的地方。费伊尔颂扬各种有秩序的做法。他相信常规程序可以使努力和浪费最小化。
10．员工们受到的待遇应该是平等和公正的，费伊尔把这称为公平。当主管让一名员工休息而跳剔另一名员工时，就会引起员工间的不满和冲突。
11．管理者应该在员工间鼓励创造性。费伊尔建议到：“对—个整体来说，鼓励这种能力是很重要的??为把这种满足感让渡给下属，管理者必须能够牺牲自己的某些虚荣心。其它事情也是一样，能够认可某些下属的创造性的管理者要远远高于那些不能做到达点的管理者”。
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