文件的管理制度（精选21篇）
在我们平凡的日常里，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编收集整理的文件的管理制度，欢迎大家分享。
文件的管理制度 1
资料文件的有效管理对于企业的运营至关重要。它能：
1.提高效率：通过标准化流程，提升文件查找和使用效率。
2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，维护企业利益。
3.保证合规：确保所有业务活动遵循法规，降低法律风险。
4.支持决策：提供准确、及时的`信息，支持管理层决策。
5.促进知识传承：有序的文件管理有助于企业知识的积累和传承。
文件的管理制度 2
一、文件材料归档
1、归档范围
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的'材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。
二、档案借阅
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
三、档案保密
1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
文件的管理制度 3
程序文件管理制度的重要性不言而喻，它：
1.提高效率：通过标准化流程，减少工作中的.混乱和延误。
2.防范风险：清晰的指导减少错误，防止潜在的法律或安全问题。
3.传承知识：文件化知识，便于新员工快速融入和老员工的离职交接。
4.提升质量：通过持续改进，提升产品和服务的质量。
5.保证合规：遵守法规，避免因违规操作带来的罚款或声誉损失。
文件的管理制度 4
文件编制管理制度是一项旨在确保组织内部信息准确、有序、高效流通的管理规定。它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新和废弃等一系列环节，旨在提高工作效率，保障信息的安全性和合规性。
内容概述：
1.文件分类与编号：明确各类文件的分类标准，制定统一的文件编号规则，便于管理和查找。
2.制度起草：规定文件内容的格式、要求和审批流程，保证文件的专业性和权威性。
3.审批与发布：设立文件审批机制，确保内容的准确性与合法性，明确发布权限和方式。
4.存储与保管：确定文件的存储介质、期限和安全措施，防止信息丢失或泄露。
5.更新与修订：设定文件更新的周期和条件，规定修订流程，确保信息的时效性。
6.访问与使用：设定文件的访问权限，规范文件的'使用行为，防止滥用或误用。
7.销毁与归档：规定文件废弃的标准和程序，以及重要文件的归档保存。
8.培训与监督：定期进行文件管理培训，强化员工意识，建立监督机制，确保制度执行。
文件的管理制度 5
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文:1
b)未被质量体系引用的外来文件:2
c)与服务过程无关的合同协议:3
d)未被质量体系引用的法律法规:4
e)行业标准性文件:5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
x-x.x-xx
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的'资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr--wd01--02--01
办公室
一年
2
[存档备案资料目录]
qr--wd01--02--02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
qr--wd01--02--03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr--wd01--02--04
办公室
一年
5
[文件复印登记表]
qr--wd01--02--05
办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr--wd01--02--06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr--wd01--02--07
办公室
一年
起草人:审核人:审批人:
日期:日期:日期:
文件的管理制度 6
生产文件管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涵盖了从产品设计、工艺流程到质量控制等各个阶段的文档管理。这些文件包括但不限于产品规格书、工艺流程图、作业指导书、检验标准、设备操作手册等，旨在确保生产活动的标准化、规范化和高效化。
内容概述：
1、文件的编制：明确文件的编写格式、内容要求和审批流程，确保文件的准确性和完整性。
2、文件的审批与发布：设定文件的审批权限，确保只有经过审核的文件才能正式发布并投入使用。
3、文件的版本控制：跟踪文件的修订历史，防止旧版文件的误用。
4、文件的分发与存储：确定文件的分发范围，确保每个相关人员都能获取到最新、正确的文件，并妥善保存文件以防止丢失。
5、文件的使用与培训：对员工进行文件使用的'培训，确保他们理解并能正确执行文件规定。
6、文件的审查与更新：定期对文件进行审查，根据生产实践的反馈及时更新和完善。
7、文件的废弃与销毁：对于不再使用的文件，应有明确的废弃和销毁程序，以防信息泄露。
文件的管理制度 7
一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。
三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的.应提交领导给予责任人必要的处理。
文件的管理制度 8
维护管理制度的重要性不言而喻，它：
1.确保设备设施的稳定运行，减少因故障导致的'生产延误和经济损失。
2.提升设备使用寿命，降低更换频率，节约企业成本。
3.保障员工的生命安全，防止因设备故障引发的工伤事故。
4.优化资源配置，提升维护工作的效率与质量。
5.通过系统的维护管理，提高企业的整体运营效能和市场竞争力。
文件的管理制度 9
1、内容与适用范围
本制度规定了工艺文件的编制,工艺文件的会签,工艺文件的贯彻保密。
2、工艺文件的编制
2.1工艺文件是企业进行工艺管理,组织生产,指导操作的技术依据,工艺文件的编制必须正确、完整、统一。
2.2工艺文件的编制应简明易懂,避免繁琐,但必须确保产品质量,实现安全生产,具有较好的经济效益。
2.3根据产品类型,确定必备的工艺文件。
2.3.1样机试制必备的工艺文件。
工艺方案:产品零部件工艺路线表:自制件明细表,外协件明细表,外购及企业标准工具明细表,工装设计任务书,专用工艺装备图,专用工艺装备验证单,材料消耗工艺定额明细表,材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。
2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。
2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外,各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表,由产品主管工艺员根据实际需要确定。
2.4工艺文件的编制分工
产品工艺文件由技术科负责编制、审核。
3、工艺文件的会签、验证和审批
3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。
3.2工艺文件的验证,样机试制及小批量生产的工艺文件,均应进行验证,由车间负责人、技术科会同质检人员,负责收集整理试制过程中的情况,进行一次可行性鉴定,然后由技术科认真进行修订,经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件,是工厂工艺文件工作的法规,各级人员都必须严格遵守。
3.3工艺文件的审批与签字
根据新的工艺文件统一格式规定,每一种工艺文件必须统一编制,审核,会.
签,审查及标准化五个程序,并履行签字手续。
3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。
3.3.2审核一一由技术科科长。
3.3.3会签一一由相互制约单位履行,具体按3.1条贯彻执行。
3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查,并履行签字手续。
3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整,统一标准审查工作。一律由标准化员承担,并履行签字手续。
3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字,标准化由标准化员签字。
4、工艺文件的贯彻与实施..
4.1工艺文件是企业工艺工作的法规,各级人员都必须严格遵守,认真贯彻执行。
4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况,要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。
4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责,要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。
4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位,要坚持按设计图样、工艺文件,技术标准组织生产,对执行中的问题和需要作出改进的建议,应及时向车间主任提出,未经许可,不得擅自不按工艺加工。
4.5质检人员应按上述三按进行质量检查,发现生产员工不按工艺操作时,有权制止,并及时反映给车间领导处理。..
4.6技术科对工艺文件不全与差错,工艺措施不力,工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。
5、工艺文件修改
5.1工艺文件修改一般原则。..
5.1.1工艺文件需要修改时,一般由技术部门下达工艺文件更改通知单,凭更改通知单修改。
5.1.2保证修改后的文件正确统一。
5.1.3工艺文件修改通知单下达后,需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。
5.1.4由于临时性的'设备、工艺装备或材料等问题,需临时修改工艺时,应填写“临时脱离工艺通知单”,经有关部门会签和批准后生效,但不能修改正式工艺文件。
5.2工艺文件修改程序
5.2.1填写工艺文件更改通知单,其格式应符合文件的更改程序规定。
5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。
5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改时不得涂改,应将更改部分用细实线划去,使划去部分仍能看清,然后在附件填写更改后的内容。
5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记,标记符号应按更改通知单中的规定。
5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号,日期和修改人签字。
5.3.4在下列情况下,工艺文件修改后需更改描晒。
5.3.4.1经多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2虽初次修改,但修改内容较多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底图,更改栏内应按以下规定填写。
5.3.5.1标记栏填写重描写前本次更改所用的标记。
5.3.5.2处数栏填写重描字样。
5.3.5.3更改文件号栏填写重描前本次更改通知单编号。
5.3.5.4签字和日期栏内,负责复核的工艺人员签上姓名和日期。
5.3.5换发新描晒的工艺文件时,旧工艺文件必须收回存档备查,而且新的文件应加区分标记,严禁新旧两种文件混用。
6、工艺文件的保管和处理胃
6.1凡保管的工艺文件应及时登记,根据顺序分类捕,装订或袋装保管。
6.2技术科应常备全套文件复制件
6.3凡需晒发的工艺文件,必须经技术科审批后方可发放。
6.4工艺文件由技术科统一保管,失效废除的工艺文件应盖作废章后单独存档五年以上备查。-
6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准,签字手续齐全。
7、工艺文件的借用与保密
7.1未经批准,对外不准借用工艺文件。
7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续,并限期归还,归还时应清点。
7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺,不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失,不得转借,否则,一律作违反工艺纪律处理。
文件的管理制度 10
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的`职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据；
b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；
g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）
h.设施的设计、运行技术资料；
i.供应商和承包商档案；
j.作业许可证等；
k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
文件的管理制度 11
前言：
为贯彻执行《中华人民共和国计量法》，强化公司计量基础工作，改善公司经营管理，提高公司素质，确保量值传递准确，保证公司产品质量和降低物质消耗，提高经济效益，特制定本管理制度。
1.计量组织及人员职责
1.1计量组织
本公司计量工作在管理者代表的领导下、由品管科归口管理。品管科计量员负责整个公司计量工作的日常管理，各车间班组长作为兼职计量员负责管辖内的计量管理。
1.2人员职责
1.2.1计量工作分管领导职责
负责公司计量工作的全面领导；
负责国家有关计量法律法规在公司的贯彻落实；负责审核公司计量器具配置规划；负责审批公司计量器具检定/校准计划；负责审核公司计量管理制度。
1.2.2品管科负责人
负责公司计量工作的具体领导；负责编制公司计量管理制度；
负责督促公司计量管理制度的有效实施；负责制定计量器具的配置/检定/校准计划；负责核准计量器具的内部校准结果；
负责组织新购计量器具/送修计量器具回厂的验收；负责计量检测点的确定并确保进行相应的计量检测。
1.2.3品管科计量员
负责公司计量工作的日常管理；负责编制计量器具的内部校准规程；负责编制计量器具编号及管理台帐；负责执行计量器具的内部校准；
负责组织计量器具的送检；
负责计量器具使用状况及维护保养的督查；负责计量管理相关表格的填报；负责计量文件/资料档案的保管。1.2.4各车间班组兼职计量员
负责管辖范围内计量工作的管理；负责在班组贯彻落实公司计量管理制度；
负责督促管辖范围内计量器具的日常维护/保养，确保使用的计量器具状态良好；
负责计量管理相关记录的收集/整理/保管。
2.计量器具采购/入库/流转
2.1计量器具的采购
2.1.1请购
各部门根据实际需求提出计量器具采购申请，由部门负责人填写《采购计划单》，明确计量器具的名称、型号、准确度、精密度、量程等资料，然后交品管科负责人确认，再由管理者代表或总经理核准，最后交由采购部执行采购。
2.1.2计量器具生产/供应厂家的选择及采购执行
采购部接到经批准的《采购计划单》后，即着手选择计量器具的生产厂家，计量器具生产厂家要有生产许可证，且在其生产的器具或包装上有明确的标识。同时具备质量保证能力和售后服务能力。一般计量器具的采购可直接到计量器具的供应商店考察，对照实物并查看相关说明书，了解生产厂家资格，比对价格等，确认符合要求即可购买。如果是大型贵重的计量器具，采购部应充分听取使用部门、项目工程师及品管科的意见并进行市场调研、询价，综合评估然后选定一家质量保证、价格合理的生产/供应厂商报总经理批准再落单订货，如需与厂商进行技术谈判应请专业人员参加，就计量器具的性能、品质、价格、交货期、保修、备件及操作培训等事项达成协议，报总经理批准后签订正式采购合同，并按合同约定的事项执行。
2.2计量器具的入库
2.2.1计量器具的验收
计量器具到厂后，采购部即通知品管科，由品管科负责人组织使用单位、专业人员、计量员对计量器具进行验收，验收的主要项目是：
A.随机资料和备件是否齐全；
B.设备状态是否正常；
C.按设备说明书或相关作业指引调试设备是否正常。验收后，品管科计量员填写《监视和测量设备验收单》交采购部，验收合格则准予入库，验收不合格则由采购部与供应商协商作退货处理或其它妥善的解决方式。
2.2.2计量器具的编号/台帐
计量器具验收合格后，品管科计量员即对计量器具进行编号，并登录于《监视和测量设备台帐》中列管。
2.2.3计量器具的入库
计量器具验收合格后，采购部将发票连同验收单办理入库手续，若手续不全，仓管有权拒绝入库，财务有权拒绝报销。
2.3计量器具的流转
2.3.1计量器具的领用
计量器具编号登录后，品管科计量员即通知使用单位领用。领用时使用单位需填写《监视和测量设备移交单》，由品管科计量员保存备案。
2.3.2计量器具的流转
2.3.2.1当计量器具需在公司内部借用时，由借用单位向被借用单位提出借用申请，若同意借用则由借用单位复印一份《借用申请单》给品管科计量员备案。若由于公司业务的调整，需对公司计量器具进行调配时，由品管科提出方案，经管理者代表审批后执行，品管科计量员则予以登记备案。
2.3.2.2原则上，本公司计量器具不允许外借，若确实需要外借，必须经品管科负责人同意和管理者代表或总经理批准，品管科计量员需跟进外借计量器具的归还时间及其归还时的状态。必要时需进行校准/检定后才能使用。
3.计量器具的检定/校准
3.1计量器具的分类
根据计量器具的应用范围，对计量器具进行分类管理,本公司计量器具分A、B、C共三类。品管科根据以下分类原则对公司所有计量器具进行分类，在计量器具台帐上予以注明。
3.1.1用于产品质量检验、贸易结算、环境安全卫生计量检测和公司同类计量最高标准的计量器具为A类；
3.1.2用于内部物料、能源消耗考核、工艺参数监控、机修使用等相应的计量器具为B类；
3.1.3用于指示功能其指示值仅做参考的计量器具为C类。
3.2计量器具的检定/校准
3.2.1临时检定/校准
有下列情形之一时，计量器具的使用部门应提出临时检定/校准要求，品管科审核确认后，组织实施检定/校准。a）b）c）d）新购计量器具；
固定放置的计量器具迁移后；计量器具维修后；对数据产生怀疑时。
3.2.2周期检定/校准
3.2.2.1检定/校准方式
1）A类计量器具需由具有资格和能力的法定计量测试机构进行检定；
2）B类计量器具由品管科进行内部校准；
3）C类计量器具可以免校。
3.2.2.2检定/校准计划
品管科根据计量器具的类别及使用频率确定检定/校准周期，在《监视和测量设备台帐》上注明，并于每年12月份制定下计量器具的《检定/校准计划》，经管理者代表审批后分发相关部门。3.2.2.3检定/校准的执行
1）外校
a）品管科根据校验计划，在有效期到期前，通知计量器具使用部门做好检定/校准准备。如果该计量器具属于“外校”，则由品管科统筹安排，联系条件符合的机构，洽谈检定/校准时间和方式（送检或由检定机构来公司检定），由其执行检定。
b）检定结束后，由检定机构出具检定报告和合格证，品管科将合格证张贴于计量器具合适的部位或其外包装上，标明其检定状态。
2）内校
a）属于“内校”的计量器具，由品管科执行校准，校准时需严格按计量器具的内校规程进行，并做好内校记录。
b）内校完成后，品管科根据内校结果，在计量器具合适的部位或其外包装上张贴校准标识，以标明其校准状态。
3.2.2.4检定/校准不合格的处理
1）由品管科贴上不准使用标识，并及时组织修理，修理好后再进行检定/校准。无法修理的计量器具，由使用部门填写《监视和测量设备报废申请单》申请报废，经品管科确认、管理者代表或总经理批准后予以报废。
2）对使用该不合格计量器具测量的产品，由品管科组织追溯、重检，以评估之前所测量结果的有效性，并采取妥善的处理措施。
4.计量器具的贮存、搬运、使用、维护和保养
4.1计量器具应按其使用说明书的'要求贮存于合适的环境中。4.2搬移计量器具时，必须小心谨慎，以防受外力撞击损伤或造成精确度的下降。搬运重量大精度高的计量器具应由品管科进行指导，并使用合适的搬运工具，搬移后应由品管科对其进行检查确认，必要时要经过检定/校准合格后再继续使用。
4.3凡投入使用的A、B类的计量器具必须经过检定/校准合格，而且在有效期内，C类计量器具也需由品管科对其状态进行确认，严禁使用不合格的计量器具。4.4计量器具使用人员必须熟悉掌握其使用方法，并严格按操作规程进行操作，无关人员不得擅自使用。发现计量器具异常时，不得擅自拆卸或损坏计量器具，应通知品管科，由品管科组织专业人员进行处理。
4.5计量器具使用部门和人员要经常对计量器具进行维护/保养，使用后要清除计量器具上的灰尘、污垢等异物，保持计量器具整洁、完好。
5.计量检测
5.1项目工程师负责对每个产品制定工艺规范、原材料标准、产品标准，确定需要检测的工艺参数、原材料、产品质量指标，品管科确认计量“检测点”并配置相应的计量器具对其进行检测，并保持检测记录。
5.2原材料进厂、生产领料、生产投料、产品分装、产品出厂必须进行严格的计量，而且要填写相应的进仓单、领料单、投料记录、产品分装记录、出货记录，载明计量数值和计量单位。
5.3生产/生活用电、用水、用油要通过相应的计量器具进行计量，能够细分的尽量细分，计量结果也要进行记录，便以考核各种物、能源消耗以及产品成本的正确核算。
5.4环境、安全、卫生的监测一般委托有资格的相关监测机构进行检测，但较简单的项目可以由公司进行检测。
5.5应使用国家法律法规规定的计量单位。
6.计量监督管理
6.1现场品管员每天对车间使用的计量器具的准确性进行检查，督促车间对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时报告品管科计量员进行处理。
6.2品管科负责对实验室使用的计量器具的准确性进行日常检查，督促检测人员对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时进行处理。
6.3品管科计量员定期或不定期对公司所有计量器具进行检查，发现异常及时处理。
6.4现场品管员按规定的频率和数量抽检投料数量、包装重量的准确性，同时检查实际包装重量与标识的符合性，发现异常及时处理。
6.5品管科负责对公司计量管理制度的执行情况进行监控，对违反计量管理制度的单位提出整改要求，并跟进整改效果，直到问题得到彻底解决。
7.计量档案资料管理
计量档案资料包括相关计量器具管理台帐、计量器具周期检定/校准计划、计量器具检定/校准报告、内校规程及内校记录、计量器具使用说明书、计量器具验收单、计量检测记录等等，这些文件和记录由品管科计量员按公司《文件控制程序》/《记录控制程序》规定的保存期限、保存环境、标识方法进行管理。
文件的管理制度 12
总承包文件资料管理包括技术资料、质量保证资料、质量检测资料及项目管理资料的管理。其中技术资料、质量保证资料、质量检测资料由项目总工负责,是保证整个工程保质、按期顺利完成的依据,也是工程竣工验收的必备资料。其中管理资料由项目经理负责,它是整个施工过程中施工管理的依据,施工成果的证据。其所涉及的各种制度、影响施工的各种因素,与业主、监理各分包之间联系函都是关系整个工程极其重要的文件。
1主要内容:
1)图纸(接收/下发);
2)业主指令、施工方的复函、图纸会审记录(土建、机电、装饰接收/下发);
3)工程变更;
4)重大技术方案的确认;
5)工程洽谈纪要;
6)会议纪要;
7)监理批准的方案审批表。
2施工技术资料的归类
1)材质证明;
2)材料试验报告;
3)施工记录;
4)预检、隐蔽检查记录;
5)基础、主体结构验收;
6)施工组织设计;
7)技术交底;
8)质量评定;
9)竣工验收资料。
3总承包和专业分包按照分级管理的原则进行文件和资料的管理。总承包下设资料室,专职负责文件、资料的收发、整理、管理及归档工作。
4各分包单位必须设专职资料员,专门负责资料的搜集、整理、报送、存档工作。按照合肥市对文件技术资料存档的要求及时整理归档。
5各分包单位必须按总承包规定的程序接收和报送文件、资料,否则,由此造成的一切后果,总承包均不负责。接收和报送程序规定如下:
1)业主及监理下发的各类文件由总承包资料员进行登记留底后须经项目经理或执行经理审阅后下发各有关单位。
2)业主及监理直接交给各专业分包的'各类文件、资料,各专业分包在收到文件、资料之后的4小时内必须到总承包资料室登记。
3)各专业分包单位报送业主或监理的各类文件如变更、报告、洽商、申请、签证单等均需要由总承包专业工程师签字并经项目经理审阅后,由总承包资料员登记存档方可报送,否则总承包对此类文件不予承认。
6业主、监理、设计院下发的函件,经总承包审阅后以工程通知单或总承包指令的形式转发给各分包单位;分包单位必须根据通知及函件具体要求处理各项事务。
7总承包对分包单位的管理要求。对上报资料的意见、会议通知、会议记要等,将以工程通知单形式下达给各分包,分包必须根据其要求及时处理,将处理结果及时向总承包汇报。
8分包上报文件资料,必须一式四份,总承包将依据实际需要转报业主、监理审阅及存档。
9分包对工程情况、图纸问题、进度、安全、质量等相关事宜,可以以工作报告形式上报总承包,总承包对该报告的意见将通知单或总承包指令的形式下发分包。
10分包单位需上报的资料包括:承包合同、重要设备的订货合同、材料、构配件、设备报验单,分部、分项工程报验单,施工组织设计、施工方案、施工总进度计划、季度进度计划、月进度计划、周进度计划及依据合肥市有关规定和监理工程师要求上报的有关资料。
11分包单位上报的有关资料应按照合肥市现行标准及文件整理规定执行。
12分包单位自己收集整理有关工程竣工资料,总承包将不定期对资料进行抽查和考证、考评,不合格的资料分包商应及时整改。在工程竣工前根据总承包要求上报,由总承包上交地方监督站及有关部门。
文件的管理制度 13
1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。
3、凡本公司外发的.文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
文件的管理制度 14
设备文件管理制度是企业管理的重要组成部分，旨在规范设备的使用、维护和管理，确保设备的正常运行，提高生产效率，降低运营成本。内容主要包括设备的购置、登记、使用、保养、维修、报废等环节的文件管理规定，以及相关责任的明确和执行机制的建立。
内容概述：
1. 设备购置文件：记录设备的采购流程、供应商信息、设备技术参数等，确保设备来源合法，性能符合生产需求。
2. 设备登记文件：对设备进行编号，建立设备档案，包括设备名称、型号、购置日期、使用部门等信息。
3. 设备使用文件：制定设备操作规程，包括操作人员资质、操作流程、安全注意事项等。
4. 设备保养文件：设定定期保养计划，记录每次保养的'细节，包括保养内容、时间、人员等。
5. 设备维修文件：记录设备故障及维修情况，包括故障描述、维修过程、更换配件等。
6. 设备报废文件：明确设备报废标准，记录报废设备的处理过程，确保环保和资源合理利用。
文件的管理制度 15
（一）总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1、凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
（三）发文的管理
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用于：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的'重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用于：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
（四）发文程序与要求
第十条发文程序规定：
1、各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6、经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；
11、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围：
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
文件的管理制度 16
1. 制定详细文件管理政策：明确各层级的职责，规定文件的格式、内容和审批流程。
2. 引入文件管理系统：采用数字化工具，实现文件的'电子化存储、检索和流转。
3. 定期审核：设立专门小组，定期检查文件管理执行情况，提出改进意见。
4. 建立培训机制：为员工提供文件管理培训，提高其文件管理意识和能力。
5. 更新与修订：建立文件更新机制，确保文件内容的实时性和准确性。
6. 安全防护：采取加密、备份等手段，确保文件安全。
7. 法规遵从性审查：定期评估文件管理制度是否符合相关法规，及时调整。
本资料文件管理制度的实施，将有助于企业构建高效、安全的信息管理体系，促进企业长期稳定发展。各相关部门需严格执行，确保制度落地生效，共同维护良好的企业信息环境。
文件的管理制度 17
1. 建立文件管理委员会：由各部门代表组成，负责制定和修订文件管理制度，解决管理中的问题。
2. 实施电子化管理：采用文档管理系统，实现文件的在线创建、审批、存储和分享，提高管理效率。
3. 定期审计：定期进行文件管理审计，检查制度执行情况，及时发现问题并改进。
4. 培训与考核：定期组织文件管理培训，通过考核确保员工理解和遵守制度。
5. 激励机制：设立奖励机制，鼓励员工积极参与文件管理，提升整个组织的`文件管理水平。
技术文件管理制度的建立和执行，需要全员参与和持续改进，以实现企业的高效运营和长期发展。
文件的管理制度 18
1. 建立文件管理系统：引入数字化文件管理系统，实现文件的电子化存储和快速检索，提高文件管理的便捷性。
2. 培训与宣传：定期组织文件管理制度的.培训，强化员工的文件管理意识，确保制度的执行。
3. 定期审计：设置文件管理审计，检查制度执行情况，发现问题及时纠正。
4. 制度修订：根据企业发展和业务变化，定期评估和修订文件管理制度，保持其适应性。
5. 强化责任追究：对于违反文件管理制度的行为，应有明确的处罚措施，以保证制度的权威性。
通过上述方案，我们旨在构建一个高效、安全、合规的文件和管理制度，为企业的稳定发展提供有力支撑。
文件的管理制度 19
文件收、发管理制度是企业管理中的基石，旨在确保信息的有效传递、安全存储和合规使用。它规范了文件的接收、处理、分发、存储和废弃等环节，防止信息失真、泄露或遗失，提高工作效率，保障企业运营的顺畅进行。
内容概述：
1. 文件分类与编码：建立清晰的文件分类标准，为每个文件分配唯一的.编码，便于检索和管理。
2. 收件处理：规定收件的接收、登记、审核流程，确保文件的及时、准确处理。
3. 发件审批：设立文件发送的审批机制，控制敏感信息的流出，防止误发或非法传播。
4. 存储管理：设定文件的存储期限、位置和备份策略，保证文件的安全性和可追溯性。
5. 使用权限：明确各部门及员工对文件的访问权限，防止未经授权的查阅或修改。
6. 文件销毁：制定文件废弃的标准和程序，确保过期或无用文件的妥善处理。
7. 审计监控：定期进行文件管理审计，检查制度执行情况，及时发现并纠正问题。
文件的管理制度 20
行政文件管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范文件的生成、审批、存储和销毁流程，确保信息的安全性和有效性。它涵盖了文件的分类、编码、版本控制、权限分配、归档和检索等多个环节。
内容概述：
1、文件分类与编码：明确各类行政文件的分类标准，如政策法规、工作计划、会议纪要等，并设定统一的编码体系，便于管理和查找。
2、文件审批流程：规定文件的.起草、审核、批准和发布流程，明确各级人员的职责和权限。
3、版本控制：建立文件版本更新的规则，确保每个版本的可追溯性和准确性。
4、权限管理：设定文件的访问权限，防止未经授权的查看、修改或删除。
5、存储与备份：规定文件的存储介质、期限和备份策略，保证文件的完整性和安全性。
6、文件检索：设计高效的检索系统，方便员工快速找到所需文件。
7、文件归档与销毁：制定文件的归档标准和销毁程序，确保合规性。
文件的管理制度 21
一、总则
第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理
第三条、公文的签收
1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的.文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条、文件的传阅与催办
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
三、文件借阅和清退
第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。
第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
四、文件的立卷与归档
第九条、文件的归档范围
凡下列文件统一由行政秘书归档：
1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。
2、各种专业例会记录。
3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
4、有保存价值的客户资料及处理结果。
5、企业日志和大事记。
第十条、立卷要求
1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
五、文件的销毁
第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。
六、附则
第十二条、本制度解释权归行政部。
第十三条、本制度自公布之日起执行。
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