危机管理初探
危机管理初探1
1982年9月,美国芝加哥地区发生有人服用含氰化物的'泰诺药片中毒死亡的严重事故,一时间各地经销商纷纷拒售强生公司的产品.
作 者： 高杰 作者单位： 南京审计学院管理学系 刊 名： 中国棉花加工 英文刊名： CHINA COTTON PROCESSING 年，卷(期)： 20xx ""(1) 分类号： F27 关键词：危机管理初探2
论文摘要：当前高校危机事件日益频发，构建危机管理团队作为高校全面危机管理的一个基本组织单元显得迫切而且必要。针对高校处理危机事件不够延续性和不够专业性的的现状，本文提出了一系列高校危机管理中的团队构建设想，包括初步工作设想、组织系统建立、管理职责分工以及做好危机培训和危机沟通等工作重点。
论文关键词：高校,危机管理,团队构建
近年来，部分高校不时发生的危机事件，譬如一些突发的事故灾难、公共卫生事件、自然灾害以及社会安全事件等，严重影响和干扰了学校正常的教学与生活秩序，也给社会带来了不安定的因素。建立并完善高校危机管理制度，提高危机处理的能力，是高校管理创新的重要内容。面对危机，我们应该建立起多元治理主体高度整合的危机管理体系和组织运作模式。应对危机的思路和具体做法,可能会在因危机的不同种类而千差万别,但是不管面对什么样的危机,一种多元主体协调有序地参与的、多层次配套运作的、高度网络化的弹性结构是必须的。为此,很有必要借鉴企业管理中的团队结构,利用团队灵活有机的优点应对公共危机,成为高校危机管理的必然趋势。
一、团队在高校危机管理中的必要性分析
高校危机管理是指高校管理者对可能发生或已经发生的危机事件进行信息收集、信息分析、目标决策、计划制定、控制协调、经验总结的系统过程。其目的是提高对危机发生前的预防能力和危机发生后的救治能力，避免或减少危机产生的危害，保护学校和师生员工的生命财产安全，维护学校的正常秩序。大量研究表明,在危机管理中,尤其是在危机组织与众多关联利益人的沟通中,危机管理团队(crisismanagementteam,即CMT)起着重要作用。但是,也有一些研究人员认为,CMT成员各自独特的行为方式和决策方式非常容易削弱甚至扼杀整个团队全面考虑各种情况和后果,以及做出适当反应的能力。是组织危机管理效果和效率的重要保证。
（一）高校职能部门作为正式组织处理危机的缺陷
目前，我国高校还没有建立常设性危机管理的综合协调部门，同时也缺乏具有危机决策功能的综合管理体系，对于关乎高校自身可持续发展的反危机战略规划重视和研究不够，大多数高校在遭遇危机时常常显得比较被动。高校的各个职能部门都有各自的工作职责和日常的学生教育管理工作，一旦出现危机，让某个职能部门作为正式部门处理危机是不太现实的。这种依靠单个职能部门处理危机的一元危机处理体系存在以下几个方面的缺陷：
1、让常规的职能工作陷入混乱
职能部门的工作人员本身有各自的工作职责和日常的学生教育管理工作，而一旦出现危机，这些人员就不得不放下手头的工作，先来处理好危机。一旦危机严重而且处理时间过长，这边被延误的工作就有可能导致整个部门的职能工作陷入混乱。
2、缺乏成熟的危机处理操作方案
每次危机事件处理如果都是由临时性的人员充当危机管理人员，那么就缺乏工作的延续性和专业性。而危机一旦发生，往往无章可循,决策者只凭个人经验,采取临时的应急处理办法,学校各部门充当“救火队”的角色。这样常常使学校陷入被动的困境，危机处理的成本加大。
由于高校特有情况的复杂以及高校危机所涉及的范围很广，高校危机管理仅仅靠几个校领导或部分教育管理者是不现实的，而且也无法做到全面管理，因此，一定要依靠全校师生的力量，广泛凝聚共识，增进沟通协作，在此基础上构建危机管理团队显得尤为必要。
（二）团队是高校危机管理的组织体系的创新
危机对组织来说是一个契机,是组织“转机与恶化的分水岭”。在美国学者L·科塞看来,社会冲突既可能是“其分裂作用”的消极因素,也可能具有校正功能,即社会冲突能够增强特定社会关系或群体的适应和调节能力。因此,危机既可能是组织走向衰亡的开始,也可能是走向新阶段兴盛的契机。实际上,目前很多国际上的政府已经建立危机处理的部门，很多企业也有专门的危机处理工作小组，惟独高校的危机管理体系还不够健全，因此我们高校要迫切进行组织变革与创新。
20世纪90年代以来,团队正在成为基本的商业运作模式。当代美国著名管理学者斯蒂芬·罗宾斯(1994)认为,团队是指一种为了实现某一目标而由相互协作的个体所组成的正式群体。所有团队都是群体,但只有正式群体才能是团队。许多跨国公司,例如通用电气公司、丰田美国电话电报公司、壳牌石油公司等普遍采用团队并取得明显的绩效。在复杂多变的环境中,团队比传统的部门结构或其他固定的群体更灵活、反应更迅速。团队的优点是:快速组合、部署、重组、解散。那么,团队在高校组织应对危机时,能否奏效呢?罗伯特·丹哈特在《公共组织理论》写到:“组织中个人的行为和组织的行为基本是一样的,而与所要研究的组织类型无关。如果真是这样,我们可以期望从某一领域所学习到的经验教训能够简单转移至其他的领域中去。”根据管理主义理论,在管理层次上,从管理角度看,公共部门与私营部门在本质上并无区别,二者的管理方法、管理原则可以通用。
目前温州大学包括其他高校都还没有一个独立和常设的危机管理协调机制,更没有专门的团队来管理危机。每次危机发生后,根据危机的严重程度,学校临时成立一个工作小组,应付危机。这种临时成立的领导小组不具有延续性,缺乏成熟的危机处理操作方案协调性很差。因此,我们认为应该在高校中构建危机管理团队,把危机管理团队作为高校全面危机管理的一个基本组织单元。构建高校危机管理团队,作为高校的常设机构应对危机。危机管理团队中需要有来自高校各个部门的成员,并且在组织结构安排上应接近高级管理层。团队的有效运作需要成员间的技能互补、角色分工。团队内同时有三种不同技能的人:一是需要具有技术专长的成员；二是需要具有能够发现问题,提出解决问题建议,并权衡建议做出比较性选择的决策技能的成员；三是需要若干能够协调解决冲突,处理人际关系的成员。团队的核心成员需要很快的与组织机构的最高管理层和最基层取得联系。
（一）初步工作设想
团队作为非正式组织，按照工作周期和工作重点，可将高校危机管理可以分为以下五个阶段:第一，危机事前管理。指的是高校教育管理者在日常工作中对潜在的和可能发生的危机进行管理，以预防危机的发生，提高高校师生的危机意识和防范能力，并于事先主动采取措施，以减少危机发生时造成的损失和增强高校的危机恢复能力。高校危机事前管理的内容包括成立危机管理机构、制定危机管理预案、进行危机风险管理、开展危机知能培训、构建危机沟通制度、建立危机预警系统；第二，危机事发阶段管理。高校危机事发阶段是指危机事件出现最初征兆到正式爆发的这一段时间。在这一阶段，需要做好以下工作:强化危机认知，识别危机，缩减危机；第三，危机事中阶段管理。管理的目的是尽可能地减少危机损害、降低危机损失，并为危机事后恢复管理奠定基础；第四，危机事后恢复管理。危机事后恢复管理发挥着善后的功能，从恢复对象及工作重点来看，危机事后恢复管理主要包括危机事后重建、人的恢复、危机事件的反思以及危机预案的修正；第五，危机管理评价。评价的目的是为了进一步增强高校预防危机、处理危机和恢复危机的能力，一般在危机事后恢复管理之后进行。危机管理评价需要坚持一定的原则，并依循这些原则对高校危机管理工作进行评价，最后将评价结果运用于高校危机管理的实际。
（二）组织系统建立
由于高校特有情况的复杂以及高校危机所涉及的范围很广，高校危机管理仅仅靠几个校领导或部分教育管理者是不现实的，而且也无法做到全面管理，因此，一定要依靠全校师生的力量，广泛凝聚共识，增进沟通协作。因此，高校可以建立专门的危机管理团队并将其作为常设性机构而真正加以重视，具体建议方案如下:
高校成立危机管理委员会，委员会主任由校党委书记、校长担任，所有的校党委副书记、副校长作为副主任，秘书长由一名校长助理担任，委员包括所有校领导、参与负责学校危机管理工作的校长助理、各职能部门行政负责人、各院(系)党政负责人、学校法律顾问以及心理咨询等有关方面的专家。危机管理委员会下设危机管理办公室，由参与负责学校危机管理工作的校长助理兼任办公室主任。
各职能部门、各院(系)以及学校各直属单位也要结合本单位实际建立相应的危机管理小组，精心安排人员负责和参与危机管理，明确工作职责，保持信息畅通，按照学校危机管理委员会及危机管理办公室的要求开展工作。从现实的角度而言，要管理好高校各种类型的危机，势必需要很多危机管理的专业知识和技能，这就要求高校危机管理者必须熟知学校内外部环境并具备较强的危机管理知能，危机管理人员应该来源于多部门、多学科，具有广泛性，他们应具有顾全大局、勇于创新、善于沟通、严谨细致、临危不乱、决策果断、富有亲和力等品质，如此才一能胜任管理危机的工作。
（三）管理职责分工
高校的党政一把手无疑应该是高校危机管理的领导者和最高决策者，各级危机管理机构的成员是高校危机管理的主力，他们在校危机管理委员会的统一领导下开展具体的工作。
从功能上来讲，危机管理委员会其主要职责是全面负责学校各类危机的管理，对涉及学校安全稳定工作的重大问题和危机事件及时做出决策并进行有效干预。危机管理办公室的主要职责是在学校危机管理委员会的领导指挥下，为管理委员会提供办文、办会、办事服务；负责制定和不断完善学校危机管理的总体预案；负责监督和协调全校各所属单位做好危机预防和处理工作；开展危机管理评价；负责相关信息的收集和整理。职能部门、院(系)以及校直属单位的危机管理小组的主要职责是在校危机管理委员会及危机管理办公室的领导和关心下，具体负责本单位职责范围内的危机管理，与此同时，积极支持和配合校危机管理委员会及危机管理办公室，力所能及地协助做好校内其它危机的预防和处理工作。
鉴于预防高校危机的客观需要，从学校的层面而言，还应该在校危机管理委员会的领导下，由危机管理办公室负责牵头，对学校危机管理工作进行必要的功能划分并明确职责，其做法可以是:由危机管理办公室作为总召集单位并负责总体协调，分别成立安保组、政工组、宣传组、联络组、医护组、后勤保障组、教务组、基建组、法律援助组、纪检组等十个明晰的团队。
（四）工作重点
1、危机培训
第一，心理培训。主要是通过加强危机意识，开展心理健康教育及处理紧张心理的训练，让高校师生尽可能多了解危机的特征，做好防范危机和承受危机的心理准备，增强心理承受能力。第二，知识培训。指的是对高校师生开展关于危机识别、防范、处理、恢复等方面的科学知识的培训。要对危机发生前的多种防范措施以及各类危机发生后的.具体应对处理方法进行细致地介绍。知识培训可以通过讲座、自学、举办培训班和沙龙活动等多种方式进行。第三，沟通培训。重点是训练高校师生如何消除沟通障碍，如何在平时与学生家长、政府部门、社区、校外媒体及其它高校等保持良好沟通，如何在危机的巨大压力下进行有效的沟通，掌握沟通的策略和技巧。第四，危机管理机构组建与协同行动培训。主要是强调如何组建危机管理机构，并训练机构成员在具体的危机情境中如何将他们的职责分工与团结协作有效结合。第五，学习危机管理预案。危机管理预案作为高校管理危机的指导性文件，是旨在帮助高校克服危机或减轻危机伤害程度的管理方案，在培训中，应该将危机管理预案的学习作为必修内容。第六，理论指导实践的培训。指的就是把以上的理论知识学习与具体的危机事件处理过程相结合，通过运用所学的知识、技能，让高校师生思考如何应对可能的危机，包括如何寻求支持，最终达到在确保安全基础上成功解决危机的目的。
2、危机沟通
第一，校内沟通。校内危机沟通既包括危机管理者之间的信息沟通；也包括危机管理者与所有与危机相关的师生的信息交流，还指各种危机沟通渠道和有关技术的提供及应用。建立校内通讯联络网，准备校内声明书的框架。高校可能遇到的危机是很多的，不同的危机对声明要求的侧重点各不相同，因而，高校危机管理者应针对高校可能遇到的各种类型的危机加强研究，事先拟定声明书的基本框架，若危机真的发生，则可立即结合危机事件的实际对声明书的框架予以充实和修正。第二，校外沟通。主动争取社会公众和舆论的信任、支持是高校工作包括高校危机管理的一项重要内容。高校校外危机沟通主要指高校危机管理者根据管理需要与本校学生家长、教师家属、上级教育领导部门、政府有关部门、媒体、所在社区、学校投资者以及其他利益相关者所进行的信息沟通。在进行校外危机沟通时，高校危机管理者应掌握主动权，充分利用和挖掘自身的各种资源优势，在坚持客观、公正、负责、坦诚的沟通原则的基础上，通过开展各种形式的交流、联谊和宣传活动，拉近与校外单位和利益相关者各方的距离，及时准确发布有利于学校的新闻信息，从而为学校营造一个有利的社会氛围。第三，媒体沟通。对于媒体沟通，高校危机管理者要应注意以下几点:1.经常保持危机意识，切勿怀事不关己之念，勿以善小而不为。2.在危机到来前，能主动以坦诚、友好的心态与媒体建立良好的互动关系。3.规定学校消息发布的基准、要求，确定新闻发言人，收集完整的资料，代表学校对外发言。4.建议和指导师生学习学校的媒体政策，遵守媒体采访、报道程序。5.保持平和心态，正面面对记者采访，切忌黑面和怒斥记者。6.记者要知的是事实，切忌回答“不愿置评”或说谎话，要针对问题进行作答，切勿扯远话题，或是向记者披露一些不想被弓I述的信息。7.安排专人负责接听媒体来电，并委托发言人务必答复或以书面形式回应。8在沟通过程中，如果发现记者掌握的资料有误，一定要及时予以纠正;若遇到无法马上回应问题的情况，一定要先进行调查和了解，然后再答复。
总结
经历危机事件后，高校应当全面检讨在管理、技术、组织机构和运作程序上的不足之处，总结经验教训，回应师生及其他利益相关者提出的要求，适应社会形势及学校环境的变化，进而提出改进危机管理机构建设的意见和措施。高校应当及时检查危机管理机构及所属各团队、各部门存在的功能缺陷，对这些部门的职能、权限、危机应对原则等提出系统的修正和改进意见，并着手进行合理地渐进地变革。事件发生后，高校必须适时进行观念更新，不断强化师生的危机意识，在高校日常工作中把正常管理与危机管理、危机事前管理与危机反应管理更加有效地结合起来。只有这样，高校危机管理团队的作用才得以充分发挥。