[精]档案管理制度15篇
在现在的社会生活中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。到底应如何拟定制度呢？下面是小编收集整理的档案管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
![[精]档案管理制度15篇](/pic/00/d6c6b6c803_6136d9e1da57e.jpg)
档案管理制度1
为规范我局公文处理工作，提高办公室办事效率和质量，根据《黑龙江省实施细则》，制定本制度。
一、公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
二、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
三、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
四、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。
五、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科(股)室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。
六、打印的'文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。
七、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。
八、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。
九、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。
十、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
十一、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理(立卷)、归档、个人不得保存应当归档的公文。
十二、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。
十三、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。
十四、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。
十五、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。
十六、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。
十七、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。
十八、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。
十九、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。
二十、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。
二十一、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。
档案管理制度2
1、目的
为实现工程技术档案的标准化、规范化、科学化管理，更好地为科研生产服务，特制定本办法。
2、适用范围
本制度适用于工程项目设计的底图、蓝图、工程技术资料、文字记录和电子文件等（以下称：设计资料）的归档、保管、使用和销毁。
3、档案资料管理
3.1归档资料要求
3.1.1工程项目设计完成以后，工程主持人应及时组织各专业负责人汇集、整理以下资料：
a.底图，按图纸编号排序；计算书装订成册；相关设计文件、技术资料按照分类进行整理；
b.设计过程ISO 9001需要保留的记录、表单；
c.专业设计图纸、资料电子版文件；（必须是经过校审验证、甲方或主管部门确认、审查机构审查并经过修改，通过的.最终版本；）
3.1.2在报送施工图二审通过，《通知单》返回一个月之内，工程主持人将清点、整理的各专业资料，按要求填写QR-6.9-01《工程项目设计图纸资料归档单》，送交主管技术副总经理审验、签署。
3.1.3工程主持人按照以下分类办理归档手续：
a类资料送交工程档案室办理归档手续。
b类资料送交贯标办审验办理归档手续。
c类资料经计算机中心办理归档手续。
3.2工程档案资料保管
3.2.1设计底图保管：
归档后，档案管理人员应按照工程设计年度、工程编号及工程名称，加装封皮、标注案卷号后入柜保存。
3.2.2设计蓝图保管：
档案管理人员应将晒印存档的蓝图叠成A3标准，按专业及图纸排序装订成册，立案保存，以便调审、查阅。
3.2.3设计文件资料保管：
图档管理人员应对与设计有关的文字资料进行组卷，编制目录和备考表，标明文字资料立案日期、页数，保管期限、密级、与档案号等。
3.3工程图纸、资料借阅：
3.3.1工程档案资料一般只供设计人员在资料室内参阅。特殊情况需要外借时，须经项目设计部长同意，凭借阅单，办理外借手续。
3.3.2工程计算书一概不予借阅，特殊情况，须经主管领导批准。
3.4过期档案资料销毁
3.4.1工程底图、蓝图、文字等技术资料
a.档案管理人员应会同相关部门，按照公司《档案统一管理制度》，对超过保存期限的科技档案进行清理、造册、鉴定，销毁。
b.超过保存期限的工程技术档案，在销毁前，须造册、开列清单，经技术部主管领导鉴定、批准、签署。
c.销毁过程应由图档部门、技术管理部门共同实施。
3.4.2设计过程质量管理性活动记录（ISO质量管理体系要求的记录、表单）一般保存一年（或保存至工程竣工），由技术部·贯标办负责处置。
3.4.3工程项目设计的电子版文件，由计算机中心负责刻录光盘，永久保存。
档案管理制度3
1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（2）会计记帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。
（3）财务报告类：月度、季度、年度报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
2、会计档案每年形成，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管两年（会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案）。期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限按照国家《会计档案管理办法》规定执行。
4、会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
5、保管期限满的`会计档案，可以按以下程序销毁：
（1）由会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
（3）销毁会计档案时，由会计机构派员监销。
保管期满但未结清的债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
档案管理制度4
1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续前方可借出，并在2—3天内归还。
2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案，须经指导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，制止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借别人或单位，一经发现依法处理。
6、凡未经，登记完毕的档案，一律不外借。
档案管理制度5
为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法；
一、档案归档范围
1、销售合同
（1）预定书（认购书）原件；
（2）买卖合同原件；
（3）换、退房申请；
（4）房型修改申请；
（5）其他合同之补充协议。
2、客户资料档案
（1）来访客户名录：包括客户姓名、联系方式、需求，及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。
（2）签约客户档案
基本资料：姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等；
办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料；
其他客户提交之资料。
3、内部管理档案
（1）销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件
（2）销售管理档案
（3）各日、周、月统计表及报表；
（4）早晚会会议记录。
4、内部往来文件
（1）发往各部门间的`日常函件；
（2）收到公司各部门的往来文件。
5、公司对外宣传资料
（1）各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本；
（2）电视宣传资料：各种宣传用vcd、录音带、录像带；
（3）户外灯箱、路牌的样稿；
（4）各类宣传活动的录影带及照片。
6、房地产相关信息
（1）房地产相关法律、法规、政策、资料；
（2）各楼盘楼书；
（3）房地产相关信息剪报；
（4）各项目对外宣传广告剪报。
7、对外合同合约
（1）户外宣传制作合同复印件；
（2）媒体制作合同；
（3）其他与销售部有关的合同合约。
二、归档及保管要求
1、严格按归档范围对档案进行归档整理；
2、档案资料分类应清晰、全面；
3、档案接收时要认真点、验收，并办理交接手续后入档；
4、档案必须使用专用资料柜、资料盒；
5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。
三、档案的借阅
档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行：
1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许可签字；
2、本部门员借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部门负责人签字；
3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开；
4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处理，造成重大损失者当追究责任；
四、档案的保管
1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续方可入档；
2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管；
3、档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找；
4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。
五、档案的剔除和销毁
1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；
2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销毁。
档案管理制度6
1、主题内容和适用范围
本制度规定了设备技术档案的管理要求。
本制度适用于设备的技术档案管理。
2、工作内容
2.1设备的技术文件
2.1.1设备的技术文件是指安装、使用说明书、原图、图册、底图等。
2.1.2供应部设备管理员参加设备牙箱,将上述技术文件验收后立即归档。
2.1.3设备管理员将技术文件按有关规定进行整理、分类、排列、编目、编卷号等项工作。
2.2设备的单机档案
2.2.1设备的单机档案是指:
2.2.1.1设备投产前的:
a.制造厂出厂检验合格证书及其附件
b.出厂装箱单
c.随机附件及工具的'清点移交清单
d.设备移交单薄
e.设备档案理
2.2.1.2验收投产后的:
a.计划检修记录及验收评价资料(包括太、项[中]修任务书和验收资料〉
b.设备技术状况普查资料
c.设备一级保养记录及验收单-
d.设备精度检测记录资料
e.设备事故报告单及分析处理资料
f.设备降级、报废鉴定书等
g.设备封存和启用申请单
h.特种设备操作资格表
i.技术文件借用登记表
2.3设备(档案〉的保管和借用
2.3.1设备档案由设备管理员统一保管。
2.3.2档案中的技术资料由设备管理员复印一份,设备维修人员或设备操作人员需借阅资料时,只准借出复印件,正本不得借阅。
2.3.3凡需借阅技术文件,必须办理借用登记手续。
2.3.4档案窒必须加强防火、防盗、防鼠、防虫、防潮等措施,规定每季检查一次,确保档案完好。
档案管理制度7
第一条 为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。
第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条 公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作，或由综合部派驻专职人员协助管理。
第四条 公司档案管理的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可，综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。
2、有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
4、设计部负责工程图纸资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕时，即向综合部档案管理员移交，本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告，项目策划与广告，和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理：销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同，编号永久保存。并在房管局办完手续，合同上加盖备案章 （按揭贷款需再加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼合同，和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后，综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证，并最终将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管，本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后，将相关的签证单移交到财务部保存。
8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同，原则上公司应保留两份原件，财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，综合部保存复印件（售楼合同除外）。
9、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管，本单位可视情况保留复印件。
第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第六条 各部门向综合部档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知综合部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的'文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。
第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记。
2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度和人事档案。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。
13、其他需要归档的重要文件。
第八条 档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。
第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
第十条 凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合部负责人同意后妥为保存，综合部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。
第十一条 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
第十三条 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。
第十四条 立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。
第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。
第十六条 档案分类与编号规则，见附表。
第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条 件，门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。
第十八条 归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条 理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。
第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报综合部负责人，重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。
第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。
第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。
第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。
第二十三条 保管期限
文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）股东名簿；
（3）组织规程及办事细则；
（4）董事会及股东会纪录；
（5）财务报表；
（6）政府机关核准文件；
（7）不动产所有权状及其他债权凭证；
（8）工程设计图；
（9）规章制度；
（10）其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存：
（1）预算、决算书类；
（2）会计凭证；
（3）事业计划资料；
（4）其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存：
（1）期满或解除之合约；
（2）其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存：结案后无长期保存必要者。
第二十四条 档案密级
公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。
1、“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
2、“机密”文书含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第二十五条 凡需借阅公司档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
第二十六条 借阅的档案密级与领导签批
公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，机密级以上档案必须经总经理批准后，方可借阅。
借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准，机密级以上档案必须经总经理批准许可，方可借阅。
借阅公司人事、财务档案须经总经理批准，方可借阅。
第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在综合部负责人批准后可以短期外借，普通档案借阅期为七天，密级档案为三天；机密级以上档案不许外借，并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证明，并经总经理批准，方可查阅无密级档案。
第二十九条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。
第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，总经理批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。
第三十二条 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第三十三条 有下列行为之一，视情节轻重，给予100元—5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
6、泄露公司档案机密者。
第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充，由公司总经理批准执行。
档案管理制度8
物业管理公司日常档案资料管理制度
1、文档管理人员专职负责管理处所有文件（通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要）及资料（技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等）的存档、收集和保管。
2、任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
3、属秘密文件的.要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
4、职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
5、文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。
6、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。
档案管理制度9
为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
(一)档案安全保密制度
1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。
2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。
3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。
(二)档案保管制度
1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。
2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。
3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。
(三)档案利用制度
1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准
确地提供档案利用服务。
2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。
3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。
4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的`完好状况，及时记载档案的利用情况。
(四)立卷归档制度
1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。
2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。
3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。
4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。
档案管理制度10
为了贯彻执行《档案法》，适应办公自动化及档案管理规范化的要求，加强本局文书档案管理，制定本制度。
一、文件材料归档范围
(一)上级机关的文件材料。
1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要材料;
2、上级机关颁发的属于本局主管业务并要执行的文件，以及非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
3、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，上级机关转发本局的文件(包括报纸、刊物转载);
4、上级机关领导视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;
5、其他应当归档的文件材料。
(二)本级的文件材料。
1、局党组、行政领导会议文件材料，召开的工作会议、专题会议材料;
2、颁发的.(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿;
3、本级的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与本级的批复文件;
4、内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;
5、检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;
6、内部职能部门汇总的统计报表和统计分析资料;
7、形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
8、党委、团委、工会等内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;
9、内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析等;
10、征用土地及基本建设工程施工文件材料;
11、制定的规章制度等文件材料;
12、年鉴、大事记、工作简报以及反映本局重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书。有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
13、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、录用、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡、奖惩，党员、团员、干部、工人名册、报表，转移关系存根等文件材料;
14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;
15、编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本;
16、与有关单位和个人签订的各种合同、协议书等文件材料;
17、其他应当归档的文件材料。
(三)同级单位和非隶属单位的文件材料。
1、同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;
2、相关单位对本局工作检查形成的重要文件;
3、同级单位和非隶属单位与本局联系、协商工作的重要来往文件等。
(四)下级单位的文件材料。
1、下级单位报送的重要工作计划、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;
2、下级单位报送的重要工作、重大活动等文件材料;
3、下级单位报送的备案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)办公室是本局文件材料的“出入口”，指定专人负责收发文登记、送阅、收集、整理归档工作。
(二)各部门工作人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料要收集齐全，及时转交本部门负责内勤工作的人员保管。
(三)各部门负责内勤工作的人员对本部门工作人员移交的属于归档范围的文件材料，要及时接收、清理、建档，如有缺少应立即采取补救措施，确保每件档案材料完整齐全。
(四)办公室每月或每季度将各部门保管的属于归档范围的文件材料进行收集、整理和补充，立卷保存。
(五)信息中心要在每月终了后3日内，将本局机关生成在局域网上的收、发文件刻录到电子光盘上(一式三份)，交办公室保存。
(六)领导和机关各部门工作人员外出参加重要会议、重大活动后，应将与会议和活动有关的各种文件材料(包括音像、照片等)送交办公室登记、建档保存。
三、文书档案管理使用
(一)各种文书档案实行定人专管、入柜保存制度，任何个人都不得长期占用和私存文书档案。
(二)内部查、借阅文书档案，原则在文书档案存放场所进行，否则要履行查、借阅登记手续，并按期归还。外单位查阅文书档案，必须报经局分管领导批准，并履行登记手续。对需要复印档案、出具证明材料的，必须报分管局长批准，经认真审查后方可出具有关证明。否则一切后果由经办人负责。
(三)查、借阅文书档案人员不得剪裁、涂改、拆散、抽换文书档案材料，也不得在文书档案上作任何标记，更不得擅自将文书档案转借他人。
(四)销毁过期无效文件材料统一由办公室按规定办理，其他部门和个人不得擅自销毁文件材料。
(五)收发、传阅、保存和查、借阅“秘密”以上等级以及有限定收阅范围的文书档案，严格按《保密法》执行。
档案管理制度11
1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持和指导批准手续。
2、查阅或借阅，只允许在档案室进展。
3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让别人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。
4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。
档案管理制度12
1 目的
为加强环保档案资料管理,进一步完善档案工作,逐步实现档案管理的规范化、制度化,结合本部门工作实际,特制定本管理办法。
2 适用范围
适用于本部门在各种环保管理过程中形成的全部档案资料。各单位的档案资料由专人实行统一管理。
3 职责
3.1 部门档案专人管理,负责部门档案的统一管理并建档,对档案进行统一编号及档案标签的统一打印。
3.2 档案管理员负责对下发文件根据下发部门进行分类并填写安全环保部文件内部阅送表送相关人员阅后进行文件的整理、归档、保管。
3.3 各主体档案由主体使用人员自行搜集、整理、归档、保管,档案变更及时通知档案管理员,由档案管理员对档案编号及标签进行及时修改。
4 管理规定
4.1 档案资料的收集
4.1.1 各主体使用人员自行搜集整理档案资料。
4.1.2 下发文件由档案管理员根据发文单位进行搜集、整理、归档
4.2 档案立卷标准:
4.2.1 文件齐全完整。
4.2.2 分类准确、组卷合理、卷内文件排列科学。
4.2.3 卷内目录填写清楚。
4.3 档案的'保管
4.3.1 根据档案集中管理的原则,各单位在日常工作中形成的各类档案由各主体使用人员实行统一管理。
4.3.2 设置档案柜、统一的档案装具及其它必要设施,严格管理,防止失密、泄密事件发生。
4.3.3 加强档案的科学管理,做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化。归档文件材料分类清楚,组卷合理,以利于调阅、存放和档案的安全,防止和减少档案的损毁。
4.3.4 档案管理人员调动时,必须在离职前,将其所保管的档案数量及现状交代清楚,并办理交接手续。
4.4 档案柜管理
4.4.1 档案柜的摆放力求整齐。
4.4.2 入柜档案井然有序,并设目录索引以满足迅速调阅的需要。
4.4.3 定期进行检查核实,如发现档案与目录不符应及时更正。
4.4.4 保密材料不得作为废品出售。待确认无保存价值后,编制清册,经领导审批后销毁。
5.相关文件
档案管理制度13
一、目的:
规范商户档案资料的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、职责:
1、营运部经理负责审批档案对内的借阅申请及清单、档案管理的`实施工作。
2、营运部指定人员负责档案的日常管理工作。
三、适用范围:
包含但不限于项目客户往来信函、装修管理文件,租赁合同、物管合同、转租撤场等相关资料与文件。
四、工作要点:
1、所有商户档案进行编号,一个客户立一个档案袋,分楼层或业态进行存档;
2、所有商户的档案袋应设立目录,并在目录上记载详细的入册内容与时间;
3、任何人借阅商户档案,要办理借阅手续,并通过营运部经理签字方可借阅;
4、负责档案管理的人员在借阅商户档案时,应向借阅者当面清点好档案袋中的详细的资料,并完成双方交接签字手续;
5、商户档案的借阅,当天须归还,如超过一天时间,须经营运部经理审批同意;
6、商户档案归还时,档案管理人员按当时借阅时的详细清单进行清点完整无误后,双方完成交接手续;
7、档案管理人员,应每半年对商户档案进行清查与整理,每年年底应对商户档案进行归类存档。
档案管理制度14
一、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作
新《企业财务通则》第二十物条规定，企业应当建立健全存货管理制度，规范存货采购审批制度、执行制度，根据合同的约定以及内部审批制度支付货款。外购材料采购工作涉及面广，需要与形形的各界人士打交道，情况纷繁复杂。因此，如果酒店不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要从以下几个方面做起。
1.建立科学合理的采购制度。
建立科学、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间的扯皮现象，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。
2.建立供应商档案和准入制度。
对酒店的正式供应商要建立档案，供应商档案要有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。酒店的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考察。
3.建立价格档案和价格评价体系。
采购部门对所有采购物资建立价格档案，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的'原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出说明。
4.执行材料的标准采购价格，实行比价采购。
财务部对重点监控的物资根据市场变化的产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。
通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理、提高效率、控制采购成本，确实有较大的成效。
二、降低材料成本的方法和手段
1.通过付款条款的选择降低采购成本。
如果酒店资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。
2.把握价格变动的时机。
价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机，为酒店节约资金，创造经济价值。
3.以竞争招标的方式来牵制供应商。
对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行招标，通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使单位在谈判中处于有利的地位。
4.向厂商直接采购或结成同盟联合订购。
向厂商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时厂商的技术服务、售后服务会更好。另外，今后的发展方向是：有条件的几个同类单位结成同盟联合订购，以克服单体酒店数量小而得不到更多优惠的矛盾。
5.选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。
与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。
6.充分进行采购市场的调查和信息收集。
一个酒店的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。
三、对采购价格进行控制
1.规定采购价格通过市场价格调查。
酒店对餐饮所需的某些食品原料提出采购限价，即在一定幅度范围内，规定按限价进行市场采购，不可超过限价。
2.规定购货渠道和供应单位。
为了确保价格得到控制，一般酒店做出采购规定：酒店采购部只能从那些指定的供货单位购货，或者只许采购来自规定渠道的食品原料。因为酒店预先已同这些单位商定了购货的价格。
3.控制大宗贵重食品原料的采购权限。
贵重或大宗食品原料价格影响餐饮成本的主体。一些酒店规定：由餐饮部提供食品原料使用需求情况报告，采购部提供应单位的价格报告，具体向哪个供货商购买由酒店管理层决定。
4.加大购货量和改变购货规格。
大批量采购食品原料以降低价格是控制采购价格的一种策略。若食品原料的包装有大有小时购买酒店适用的大规格，也可以降低单价。
5.根据市场行情适时采购。
某些食品原料在市场上供过于求，价格十分低，又是酒店大量需要品，只要质量符合要求又便于储存，可以适时购进，以备价格回升时使用。在应时食品原料刚上市时零售价格和偏高，采购量应尽量减少，满足需要即可，待价格稳定时再添购。
四、实行战略成本管理来指导采购成本控制
1.估算供应商的产品或服务成本。
我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低成自己单位的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面，以达到与供应商建立长期良好的合作关系。
2.对竞争对手进行分析。
对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里，对手的优势在哪里，优势和劣势的根源是什么，是源自于我们与竞争对手战略上的差异，还是源自于各自所处的不同环境，或是单位内部结构、技术、管理等一系列原因。
3.收集相关行业商业情报，对未来的材料价格走势做到心中有数，应对自如。
档案管理制度15
目录
档案工作岗位责任制
文件、材料收集归档制度
档案鉴定制度
档案借阅管理制度
档案保密管理制度
档案复制制度
档案统计制度
档案库房管理制度
档案销毁制度
档案工作岗位责任制
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的'文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
，档案管理制度
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、复制后要及时进行登记。
档案统计制度
１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。
８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度
１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
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