例(14)：He put forward the suggestion that she draft the document.
(他建议她起草那份文件)
例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船运输"的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.
(三)避免不必要的重复。
必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。
例(15)：We have begun to export our machines to the foreign countries.
(我们已经开始向外国出口机器。)
例(16)：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.
(一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。)
例(15)中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个
to the foreign countries(向外国)，不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：
We have begun to export our machines.(我们已经开始出口我们的机器。)
例(16)是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：
Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例(15)就压缩掉了4个词，例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。
(四)避免使用陈旧的商业术语(commercial jargon)。
每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。
英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(《牛津英汉词典》第800页)，例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。
例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.
在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人?既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子为：
Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.
(五)善于运用缩略词和缩略语。
在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.
1. 表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:
8:00am 表示上午八点. 4:25pm 表示下午四点二十五分.
9:20pm 表示晚上九点二十分
2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如:
WTO (World Trade Organization) 代表世界贸易组织
UN (United States) 代表联合国
ISO (International Standard Organization) 代表世界标准化组织
3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:
TV (Television) 电视机 CD (Compact Disk) 激光唱片机
HDTV(High-Definition television) 高清电视
VCD(Video Compact Disc) 视频高密光盘
4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：
CAF=Cost And Freight(…named port of destination)成本加运费(……指定目的港)
DAF=Delivered At Frontier (..named place) 边境交货(…指定地点)
当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。
五、 结语。
我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作， 因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。
但是，千万别因此就认定应该仿效电报式的精简来写信。有时候也许还是要用到一些不见得绝对需要的文字，篇幅虽然因此而大增，但那些文字同时为整封信注入了一份温暖与亲切。我们要避免的赘字，是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外，别无贡献的文字。所以在写作一封商务信函时写作者要做到7个“C”并重，不能顾此失彼，不能以损害任何一个原则为代价来顾全另外一个原则。