文件的管理制度

时间：2025-01-03 17:24:13 管理制度我要投稿

文件的管理制度常用（15篇）

　　在当下社会，制度使用的频率越来越高，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。我们该怎么拟定制度呢？以下是小编整理的文件的管理制度，希望对大家有所帮助。

文件的管理制度常用（15篇）

文件的管理制度1

　　物业文件管理制度是物业管理中不可或缺的一环，旨在确保各类文件的安全、完整和有效利用。它涵盖了文件的收集、分类、存储、检索、更新、销毁等多个环节，旨在提升物业管理效率，保障业主权益，并符合法律法规要求。

　　内容概述：

　　1. 文件分类与编码：制定统一的.文件分类标准，如财务文件、工程文件、客户服务文件等，并进行编号，便于管理和查找。

　　2. 文件收集与归档：明确文件的来源，规定文件的接收、登记、审核流程，确保文件的真实性和完整性。

　　3. 文件存储与保护：规定物理存储的环境条件，如温度、湿度控制，以及电子文件的备份策略，防止数据丢失。

　　4. 文件检索系统：建立快速有效的检索系统，使员工能迅速找到所需文件。

　　5. 文件使用与借阅：设定文件使用权限，规范借阅流程，防止信息泄露。

　　6. 文件更新与废弃：明确文件修订的程序和周期，对过期或无用文件进行安全销毁。

　　7. 法规遵从性：确保文件管理符合相关法规，如档案法、信息安全法等。

　　8. 培训与监督：定期培训员工，提高其文件管理意识，实施监督机制，保证制度执行。

文件的管理制度2

　　文件编制管理制度的重要性不容忽视，它：

　　1.维护信息的准确性和一致性，降低沟通成本，提高工作效率。

　　2.确保组织遵守法律法规，规避潜在风险，维护企业声誉。

　　3.促进知识传承，保护企业核心竞争力，支持持续发展。

　　4.为审计和决策提供依据，提升管理的科学性和透明度。

文件的`管理制度3

　　物业管理招标文件是物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范文件。招标文件编制的好坏,直接关系到招标人和投标人双方面的利益,因此招标文件的内容既要做到详尽周到,以维护招标人的利益,又要做到合理合法,以体现招标公平、公正的原则。本章分为两部分,第一部分是对招标文件内容的剖析;第二部分是以一份详尽的招标文件样本作为编制招标文件的参考。

　　一、招标文件的内容

　　不同类型的项目其招标文件的内容也繁简各异,然而按照国际惯例,招标文件的内容大致可概括为三大部分。第一部分,投标人为投标所需了解并遵循的规定,具体包括投标邀请书、投标人须知、技术规范及要求;第二部分,(投标人)物业管理企业必须按规定填报的投标书格式,这些格式将组成附件作为招标文件的一部分;第三部分,中标的物业管理企业应签订的合同的条件(包括一般条件和特殊条件)及应办理的文件格式。

　　三大部分的内容具体可归纳为组成招标文件的六要素:①投标邀请书;②技术规范及要求;③投标人须知;④合同一般条件;⑤合同特殊条件;⑥附件(附表、附图、附文等)。

　　1.投标邀请书

　　投标邀请书与招标公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,从而使潜在投标人获悉物业管理项目招标信息后,决定是否参加投标。其主要内容包括:业主名称、项目名称、地点、范围、技术规范及要求的简述、招标文件的售价、投标文件的投报地点、投标截止时间、开标时间、地点等。投标邀请书可以归入招标文件中,也可以单独寄发。如采用邀请招标方式招标,投标邀请书往往作为投标通知书而单独寄发给潜在投标人,因而不属于招标文件的一部分;但如果采取公开招标方式招标,往往是先发布招标公告和资格预审通告,之后发出的投标邀请书是指招标人向预审合格的潜在投标人发出的正式投标邀请,应作为招标文件的一部分。

　　2.技术规范及要求

　　这一部分主要是说明业主或开发商对物业管理项目的具体要求,包括服务所应达到的标准等。例如对于某酒店项目,招标人要求该物业的清洁卫生标准应达到五星级,这些要求就应在“技术规范及要求”部分写明。对于若干子项目的不同服务标准和要求,可以编列一张“技术规范一览表”,将其加以综合。

　　另外,在技术规范部分,应出具对物业情况进行详细说明的物业说明书,以及物业的设计施工图纸。物业说明书和图纸应在附件部分中作详细说明。

　　3.投标人须知

　　投标人须知的目的是为整个招标投标的过程制定规则,是招标文件的重要组成部分,其内容包括:①总则说明;②招标文件说明;③投标书的编写;④投标书的递交;⑤开标和评标;⑥授予合同。以下分别予以具体说明。

　　(1)总则说明

　　总则说明主要对招标文件的适用范围、常用名称的释义、合格的投标人和投标费用进行说明。

　　(2)招标文件说明

　　招标文件说明主要是对招标文件的构成、招标文件的澄清、招标文件的修改进行说明。

　　(3)投标书的编写

　　投标人须知中应详细列出对投标书编写的具体要求。这些要求包括:①投标所用的语言文字及计量单位;②投标文件的组成;③投标文件格式;④投标报价;⑤投标货币;⑥投标有效期;⑦投标保证金;⑧投标文件的份数及签署。如果由于采取邀请招标或议标方式招标,而没有进行投标资格预审,则在招标文件的投标人须知中还应要求投标人按预定格式和要求递交投标人资格的证明文件。招标文件对投标书编写要求的说明通常有两种,一是文字说明,应归入投标人须知部分;另一种是在招标文件中列出投标文件的一定格式,要求投标人只要按格式要求填入内容。这些格式通常包括:投标书格式、授权书格式、开标一览表、投标价格表、项目简要说明一览表及投标人资格证明书格式等。这些格式统一归入“附件”部分。

　　(4)投标文件的递交

　　投标文件的递交的内容主要是对投标文件的密封和标记、递交投标文件的截止时间、迟交的投标文件、投标文件的修改和撤销的说明。

　　(5)开标和评标

　　开标和评标是招标文件体现公平、公正、合理的招标原则的关键,包括以下内容:

　　①对开标规则的说明。

　　②组建评标委员会的要求。

　　③对投标文件响应性的确定。即审查投标文件是否符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离和保留。

　　④投标文件的澄清。即写明投标人在必要时有权澄清其投标文件内容。

　　⑤对投标文件的评估和比较(说明评估和比较时所考虑的因素)。

　　⑥评标原则及方法。

　　⑦评标过程保密。

　　(6)授予合同

　　授予合同的内容通常包括:

　　①定标准则。说明定标的准则,包括“业主不约束自己接受最低标价”的申明等。

　　②资格最终审查。即说明招标人会对最低报价的投标人进行履行合同能力的审查。

　　③接受和拒绝任何或所有投标的权力。

　　④中标通知。

　　⑤授予合同时变更数量的权力。即申

　　明招标人在授予合同时有权对招标项目的规模予以增减。

　　⑥合同协议书的签署。说明合同签订的时间、地点以及合同协议书的格式(详见附件)。

　　⑦履约保证金。

　　4.合同一般条款

　　合同的一般条款不是合同的主要内容,通常包括以下条款和内容:

　　(1)定义。即对合同中的关键名称进行释义。

　　(2)适用范围。即写明本合同的适用范围。

　　(3)技术规格和标准。该条款的内容一般与招标文件的第二部分“技术规范及要求”的内容相一致。

　　(4)合同期限。一般可参照委托管理的期限。

　　(5)价格。即物业管理费的计取,一般应与中标人的`投标报价表相一致。

　　(6)索赔。索赔条款主要说明在投标人(合同的乙方)发生违约行为时,招标人(合同的甲方)有权按照索赔条款规定提出索赔。其具体内容包括索赔的方案和索赔的程序。

　　(7)不可抗力。不可抗力条款是指在发生预料不到的人力无法抗拒事件的情况下,合同一方难以或者不可能履行合同时,对由此引致的法律后果所作的规定。不可抗力条款一般包括三个部分:不可抗力的内容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出报告和证明文件;遭受不可抗力事件一方的责任范围。

　　(8)履约保证金。该条款主要是规定中标人在签订合同后,为保证合同履行而须提交的履约保证金的比例,以及提供履约保证金的形式。

　　(9)争议的解决。该条款主要的内容是预先规定合同双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径和方法。如在该条款中规定以仲裁作为解决争议的途径等。

　　(10)合同终止。该条款的主要内容是说明合同的期限和合同终止的条件(如物业管理企业违约情节严重;业主破产;物业被征用等)。

　　(11)合同修改。该条款应申明对于合同的未尽事项,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。

　　(12)适用法律。即写明合同适用的法律。

　　(13)主导语言与计量单位。

　　(14)合同文件及资料的使用。条款中应写明合同文件及资料的使用范围及事宜,如对保密的规定等。

　　(15)合同份数。

　　(16)合同生效。

　　5.合同特殊条款

　　合同的特殊条款是为了适应具体项目的特殊情况和特殊要求作出的特殊规定,例如对执行合同过程中更改合同要求而发生偏离合同的情况作出某些特殊规定。此外合同特殊条款还可以是对合同一般条款未包括的某些特殊情况的补充,如关于延迟开工而赔偿的具体规定,以及有关税务的具体规定等。

　　在合同执行中,如果一般条款和特殊条款不一致而产生矛盾时,应以特殊条款为准。

　　6.附件

　　附件是对招标文件主体部分文字说明的补充,包括附表、附文和附图,具体有:

　　(1)附表

　　①投标书格式;

　　②授权书格式;

　　③开标一览表;

　　④项目简要说明一览表;

　　⑤投标人资格的证明文件格式;

　　⑥投标保函格式;

　　⑦协议书格式;

　　⑧履约保证金格式(通常为银行保函)。

　　(2)附文

　　物业说明书。

　　(3)附图

　　物业的设计和施工图纸。

　　二、招标文件样本

　　这里以物业管理公开招标为例,以一份完整的招标文件样本来说明物业管理招标文件全文的编制方法。

　　招标文件

　　招标编号:____________

　　招标项目名称:________

　　年月××招标中心统一印制

　　招标文件目录

　　第一部分投标邀请

　　第二部分技术规范及要求

　　第三部分投标人须知

　　a 总则说明

　　1.适用范围

　　2.定义

　　3.合格的投标方

　　4.投标费用

　　b 招标文件说明

　　5.招标文件的构成

　　6.招标文件的澄清

　　7.招标文件的修改

　　c 投标文件的编写

　　8.语言及计量单

　　位

　　9.投标文件的组成

　　10.投标文件格式

　　11.投标报价

　　12.投标货币

　　13.投标人资格的证明文件

　　14.投标有效期

　　15.投标保证金

　　16.投标文件的份数和签署

　　d 投标文件的递交

　　17.投标文件的密封和标记

　　18.递交投标文件的截止时间

　　19.迟交的投标文件

　　20.投标文件的修改和撤销

　　e 开标和评标

　　21.开标

　　22.评标委员会

　　23.投标文件响应性的确定

　　24.投标文件的澄清

　　25.对投标文件的评估和比较

　　26.评标原则及方法

　　27.保密

　　f 授予合同

　　28.定标准则

　　29.资格最终审查

　　30.接受和拒绝任何或所有投标的权力

　　31.中标通知

　　32.授予合同时变更数量的权力

　　33.合同协议书的签署

　　34.履约保证金

　　35.中标服务费

　　第四部分合同一般条款

　　1.定义

　　2.适用范围

　　3.技术规格和标准

　　4.委托管理期限

　　5.价格

　　6.索赔

　　7.不可抗力

　　8.履约保证金

　　9.争议的解决

　　10.合同终止

　　11.合同修改

　　12.适用法律

　　13.主导语言与计量单位

　　14.合同份数

　　15.合同生效

　　第五部分合同特殊条款

　　第六部分附件

　　第一部分投标邀请

　　受用户委托对________________项目的物业管理服务进行公开招标。兹邀请合格投标人以密封标书的方式前来投标。

　　1.招标编号:

　　2.招标项目的简要说明:

　　3.项目开工期:

　　4.投标地点:

　　5.投标截止时间:年月日(北京时间),逾期收到的或不符合规定的投标文件不接受。

　　6.开标时间、地点:

　　7.凡对本次招标提出询问,请在年月日前与联系(技术方面的询问请以信函或传真的形式)。

　　地址:

　　邮编:

　　电话:

　　传真:

　　联系人:

　　(署名)

　　年月日

　　第二部分技术规范及要求

　　1. 项目技术要求一览表

　　2.项目所在地

　　关于物业所在地及物业的详细情况和资料详见物业说明书和物业图纸(略)。

　　第三部分投标人须知

　　a 总则说明

　　1 适用范围

　　1.1 本招标文件仅适用于本投标邀请中所叙述物业的物业管理服务。

　　2 定义

　　2.1 “招标方”系指第一部分所指的组织本次招标的招标机构。

　　2.2 “投标方”系指向招标方提交投标文件的物业管理企业。

　　2.3 “项目”系指物业管理企业(即投标人)按招标文件规定,须向用户提供的物业管理服务。

　　2.4 “用户”系指委托进行本次招标的××开发商或业主委员会。

　　3 合格的投标方

　　3.1 经过本次招标的资格预审确认为合格的投标人称为合格的投标方。投标方应遵守有关的中国法律和规章条例。

　　4 投标费用

　　4.1 无论投标过程中的做法和结果如何,投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。

　　招标文件说明

　　5 招标文件的构成

　　5.1 招标文件用以阐明所需物业管理服务、招标投标程序和合同条款。招标文件由下述部分组成:

　　(1)投标邀请;

　　(2)技术规格及要求;

　　(3)投标人须知;

　　(4)合同一般条款;

　　(5)合同特殊条款;

　　(6)附件。

　　5.2 招标文件以中文、英文两种文字编印,两种文字具有同等效力。中、英文本如有差异时,以中文本为准。

　　5.3 投标人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。

　　6 招标文件的澄清

　　6.1 投标方对招标文件如有疑点,可要求澄清,应在投标截止时间前15天按投标邀请中载明的地址以书面形式(包括信函、电报或传真,下同)通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面形式予以答复,并在其认为必要时,将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一投标方。

　　7 招标文件的修改

　　7.1 在投标截止日期10天前,招标方可主动地或依据投标方要求澄清的问题而修改招标文件,并以书面形式通知所有购买招标文件的每一投标方,对方在收到该通知后应立即以电报或传真的形式予以确认。

　　7.2 为使投标方在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改,招标方可酌情推迟投标截止时间和开标时间,并以书面形式通知已购买招标文件的每一投标方。

　　7.3招标文件的修改书将构成招标文件的一部分,对投标方有约束力。

　　c 投标文件的编写

　　8 语言及计量单位

　　8.1 投标文件及投标方和招标方就投标交换的文件和来往信件,应以中文或英文书写。

　　8.2 除在招标文件的技术规格中另有规定外,计量单位应使用中华人民共和国国法定计量单位(国际单位制和国家选定的其他计量单位)。

　　9 投标文件的组成

　　9.1 投标文件包括下列部分:

　　(1)投标书、授权书、开标一览表以及项目简要说明一览表;

　　(2)投标资格证明文件;

　　(3)投标符合招标文件规定的证明文件及投标方认为需加以说明的其他内容;

　　(4)投标保证金。

　　投标应将投标文件装订成册,并填写“投标文件资料清单”。

　　10 投标文件格式

　　10.1 投标方应按招标文件提供的投标文件格式填写投标书、授权书、开标一览表及项目简要说明一览表(见附件1~4)。

　　11 投标报价

　　11.1 投标方应在招标文件所附的开标一览表(附件3)上写明投标项目的单价和投标总价。如果单价与总价有出入,以单价为准。投标方对每种项目只允许有一个报价,招标方不接受有任何选择的报价。

　　11.2 投标方按格式填写报价以供招标方评标方便,但不限制××开发商以其他方式签订合同的权力。

　　12 投标货币

　　12.1 投标书和开标一览表中的报价对国外投标方用美元或其他国际主要货币填报(若采用其他外国货币报价,为便于比较价格,招标方将按12.2款规定折算成美元)。

　　12.2 以开标日中国银行公布的卖出价作为折算报价的依据。

　　13 投标人资格的证明文件

　　13.1 投标方必须提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件(格式见附件5),作为投标文件的一部分。

　　14 投标有效期

　　14.1 投标文件从开标之日起,投标有效期为90天,特殊招标项目在“技术规范及要求”部分另行规定。

　　14.2 要求投标方同意延长有效期,要求与答复均应为书面形式。投标方可以拒绝上述要求而其投标保证金不被没收。对于同意该要求的投标方,既不要求也不允许其修改投标文件,但将要求其相应延长投标保证金的有效期,有关退还和没收投标保证金的规定在投标有效期的延长期内继续有效。

　　15 投标保证金

　　15.1 投标保证金为投标文件的组成部分之一。

　　15.2 投标方向招标方提交不少于投标总报价2%的投标保证金。

　　15.3 投标保证金用于保护本次招标免受投标方的行为而引起的风险。

　　15.4 投标保证金币种应与投标报价币种相同,可以下列任何一种方式提交:

　　(1)由下列银行开具保函:

　　①中国银行总行或其分行;

　　或。

　　②中国银行在海外的往来行通过中国银行;或。

　　③在中华人民共和国国营业的任何其他中国或外国银行;或。

　　④由中国人民银行授权的其他银行。

　　投标保证金保函应按招标文件附件6格式提供,并在投标文件有效期过后30天内继续有效。

　　(2)银行本票、汇票、支票或现金(在投标有效期满前,因票据即将到期,招标方有权暂时行使票据权力)。

　　15.5 未按规定提交投标保证金的投标,将被视为投标无效。

　　15.6 未中标的投标方的投标保证金,将按31.2款的规定予以无息退还。

　　15.7 中标的投标方的投标保证金,在中标方签订合同并交纳履约保证金和中标服务费后,经银行扣除手续费,予以无息退还。

　　15.8 发生以下情况投标保证金将被没收:

　　(1)开标后投标方在投标有效期内撤回投标;或。

　　(2)如果中标方未能做到:

　　①按本须知第33条规定签订合同;或。

　　②按本须知第34条规定提供履约保证金;或。

　　③按本须知第35条规定缴纳中标服务费。

　　16 投标文件的份数和签署

　　16.1 投标方应准备一份正本和四份副本,在每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样,一旦正本和副本有差异,以正本为准。

　　16.2 投标文件正本和副本须打印并由经正式授权的投标方代表签字。

　　16.3 除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不许有加行、涂抹或改写。若有修改须有签署投标文件的人签字。

　　16.4 电报、电话、传真形式的投标概不接受。

　　d 投标文件的递交

　　17 投标文件的密封和标记

　　17.1 投标方应将投标文件正本或副本分别用信封密封,并标明招标编号、投标项目名称及正本或副本。

　　17.2 为方便开标唱标,投标方应将正本的投标书、开标一览表和投标保证金保函单独密封,并在信封上标明“开标一览表”字样,然后再装入正本投标文件密封袋中。

　　17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投标邀请中规定的开标日期及时间)不准启封”的字样。

　　17.4 如投标文件由专人送交,投标方应将投标文件按19.1~19.3款中的规定进行密封和标记后,按投标邀请注明的地址送至招标方。

　　17.5 如果投标文件通过邮寄递交,投标方应将投标文件用内、外两层信封密封。

　　(1)内层信封的封装与标记同17.1~17.3款规定。

　　(2)外层信封装入17.1款及17.2款所述全部内封资料,并注明招标编号、管理项目名称、招标方名称、地址。同时应写明投标方的名称、地址,以便将迟交的投标文件原封退还。

　　17.6 如果未按上述规定进行密封和标记,招标方对投标文件的误投或提前拆封不负责任。

　　18 递交投标文件的截止时间

　　18.1 所有投标文件不论派人送交还是通过邮寄递交,都必须在招标方在投标邀请中规定的投标截止时间之前送至招标方。

　　18.2 出现5.2款因招标文件的修改推迟投标截止时间时,则按招标方修改通知规定的时间递交。

　　19 迟交的投标文件

　　19.1 招标方将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。

　　20 投标文件的修改和撤销

　　20.1 投标方在提交投标文件后可对其投标文件进行修改或撤销,但招标方须在投标截止时间之前收到该修改或撤销的书面通知,该通知须有经正式授权的投标方代表签字。

　　20.2 投标方对投标文件修改的书面材料或撤销的通知应按第16和第17条规定进行编写、密封、标注和递交,并注明“修改投标文件”或“撤销投标”字样。

　　20.3 投标截止时间以后不得修改投标文件。

　　20.4 投标方不得在开标时间起到投标文件有效期期满前撤销投标文件,否则招标方将按14.7款的规定没收其投标保证金。

　　e 开标和评标

　　21 开标

　　21.1 招标方在招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开开标。投标方派代表参加。

　　21.2 开标时,查验投标文件密封情况,确认无误后拆封唱标,唱正本“开标一览表”内容,以及招标方认为合适的其他内容并记录。

　　22 评标委员

　　会

　　22.1 招标方将根据物业管理的特点组建评标委员会,其成员由工程技术、市场、商贸、法律等方面的专家和招标机构、招标委托方的代表组成。

　　22.2 评标期间,希望投标方派代表参加询标。

　　23 投标文件响应性的确定

　　23.1 开标后,招标方将组织审查投标文件是否完整,是否有计算错误,要求的保证金是否已提供,文件是否恰当地签署。如果单价与总价有出入,以单价为准;若文字大写表示的数据与数字表示的有差别,则以文字大写表示的数据为准。若投标方拒绝接受上述修正,其投标将被拒绝。

　　23.2 在对投标文件进行详细评估之前,招标方将依据投标方提供的资格证明文件审查投标方的财务、技术和管理能力。如果确定投标方无资格履行合同,其投标将被拒绝。

　　23.3 招标方将确定每一投标是否对招标文件的要求作出了实质性的响应,而没有重大偏离。实质性响应的投标是指投标文件符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离或保留。

　　23.4 招标方判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身而不靠外部证据。

　　23.5 招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标,投标方不能通过修正或撤销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。

　　23.6 招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。

　　24 投标文件的澄清

　　24.1 为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较,招标方有权向投标方质疑,请投标方澄清其投标内容。投标方有责任按照招标方通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清。

　　24.2 重要澄清的答复应是书面的,但不得对投标内容进行实质性修改。

　　25 对投标文件的评估和比较

　　25.1 招标方及其组织的评标委员会将对实质性响应的投标文件进行评估和比较。

　　25.2 评估时除考虑投标价以外,还将考虑物业管理服务的质量、物业管理企业的信誉和物业管理方案的先进程度等因素。

　　26 评标原则及方法

　　26.1 对所有投标方的投标评估,都采用相同的程序和标准。

　　26.2 评标严格按照招标文件的要求和条件进行。

　　26.3 在评标时按下列程序确定最低评标价标:

　　(1)开标后,将对实质性响应的投标报价分别与标底价比较,并按其报价的合理程度给予打分,合理性越强则得分越高。

　　(2)在第一次打分的基础上,根据第25条考虑因素,对投标进行第二次打分,服务质量越高,管理方案越先进,则得分就越高。

　　(3)将两次打分分别与商务评审权权数和技术评审权权数加权求出总得分,最高得分者即系最低评标价标。

　　27 保密

　　27.1 有关投标文件的审查、澄清、评估和比较以及有关授予合同的意向的一切情况都不得透露给任一投标方或与上述评标工作无关的人员。

　　27.2 投标方不得干扰招标方的评标活动,否则将废除其投标。

　　f 授予合同

　　28 定标准则

　　28.1 合同将授予其投标符合招标文件要求,并能圆满地履行合同的、对买方最为有利的最低评标价标的投标方。

　　28.2 最低报价不是被授予合同的保证。

　　29 资格最终审查

　　29.1 招标方将审查最低评标价标的投标方的财务、技术、管理能力及信誉,确定其是否能圆满地履行合同。

　　29.2 如果确定该投标方无条件圆满履行合同,招标方将对下一个最低评标价标的投标方资格作出类似的审查。

　　30 接受和拒绝任何或所有投标的权力

　　30.1 招标方在授予合同之前仍有选择或拒绝任何或全部投标的权力,并对所采取的行为不作任何解释。

　　31 中标通知

　　31.1 评标结束15日内,招标方将以书面形式发出中标通知书,但发出时间不超过投标有效期。中标通知书一经发出即发生法律效力。

　　31.2 招标方在收到中标方提交的履约保证金后,将向落标的投标方发出落标通知书,并退还其投标保证金。

　　31.3 中标通知书将作为签订合同协议书的依据。

　　32 授予合同时变更数量的权力

　　32.1 招标方在授予合同时有权对“项目一览表”中规定的项目规模或工作量予以增减。

　　33 合同协议书的签署

　　33.1 中标方按中标通知书指定的时间、地点与开发商或业主委员会按指定的协议书格式签订合

　　同协议书(见附件7)。

　　33.2 招标文件、中标方的投标文件及其澄清文件,均为签订合同协议书的依据。

　　34 履约保证金

　　34.1 合同签订后30天内,中标方须根据合同条款的规定按招标文件附件8格式向甲方提交履约保证金。

　　35 中标服务费

　　35.1 中标方须向招标方按如下标准和规定交纳中标服务费:

　　(1)以中标通知书中确定的中标总金额作为收费的计算基数。

　　(2)中标服务费为中标总金额的1.5%。

　　(3)中标服务费币种与中标签订合同的币种相同,或以人民币支付(按开标日中国银行公布汇率卖出价折算)。

　　第四部分合同一般条款

　　1 定义

　　1.1 “合同”系指甲方和乙方(简称合同双方)已达成的协议,即由双方签订的合同格式中的文件,包括所有的附件、附录和组成合同部分的所有其他文件。

　　1.2 “合同价格”系指根据合同规定,在乙方全面正确地履行合同义务时应支付给乙方的款项。

　　1.3 “甲方”系指通过招标方式,接受合同服务的开发商或业主委员会。

　　1.4 “乙方”系指中标后提供合同服务的物业管理企业或单位。

　　2 适用范围

　　2.1 本合同条款仅适用于本次招标活动。

　　3 技术规格和标准

　　3.1 本合同项下所提供服务的技术规格和标准应与本招标文件技术规格规定的标准相一致。

　　4 委托管理期限

　　年。即自年月日起至年月日止。

　　5 价格

　　5.1 除非合同中另有规定,乙方为其所提供物业管理服务而要求甲方支付的金额应与其投标报价一致。

　　6 索赔

　　6.1 乙方对所提供服务与合同要求不符负有责任,并且甲方已于合同规定的委托管理期内提出索赔,乙方应按甲方同意的下述一种或多种方法解决索赔事宜:

　　(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服务项目,退还已经收取的该类项目的物业管理费、佣金和酬金。

　　(2)对于情节轻微的,经双方同意可降低该类项目的物业管理服务价格。

　　(3)对于情节严重,造成甲方损失金额巨大的,同意甲方终止全部委托管理合同,并赔偿甲方因此造成的损失。

　　6.2 如果甲方提出索赔通知后30天内乙方未能予以签复,该索赔应视为已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索赔通知的30天内或甲方同意的更长一些的时间内,按甲方同意的上述任何一种方式处理索赔事宜,甲方将从议付款或乙方提供的履约保证金中扣回索赔金额,同时保留进一步要求赔偿的权利。

　　7 不可抗力

　　7.1 签约双方任一方由于受诸如战争、严重火灾、洪水、台风、地震等不可抗力事故的影响而不能执行合同时,履行合同的期限应予以延长,则延长的期限应相当于事故所影响的时间。不可抗力事故系指甲乙双方在缔结合同时所不能预见的,并且它的发生及其后果是无法避免和无法克服的事故。

　　7.2 受阻一方应在不可抗力事故发生后尽快用电报或传真通知对方,并于事故发生后14天内将有关当局出具的证明文件用特快专递或挂号信寄给对方审阅确认。一旦不可抗力事故的影响持续120天以上,双方应通过友好协商在合理的时间内达成进一步履行合同的协议。

　　8 履约保证金

　　8.1 乙方应在合同签订后30天内,向甲方按合同货币提交合同总价10%的履约保证金,履约保证金的有效期至合同有效期满。履约保证金应由以下银行开具:

　　(1)中国银行,或。

　　(2)根据国外银行给中国银行的反保函,由中国银行开具,或。

　　(3)在中国境内营业的其他银行。

　　8.2 乙方提供的履约保证金按规定格式以银行保函的形式提供,与此有关的费用由乙方负担。

　　8.3 如果乙方未能按合同规定履行其义务,甲方有权从履约保证金取得补偿。

　　9 争议的解决

　　9.1 在执行合同中发生的或与本合同有关的争端,双方应通过友好协商解决,经协商在60天内不能达成协议时,应提交仲裁。

　　9.2 提交正式仲裁的争端属涉外的,应在北京或在中国国内其他地点内指定的国际经济仲裁委员会根据该委员会的仲裁程序或规则予以最终裁决。

　　9.3 合同双方均为国内法人的,其争端的仲裁应由当地工商行政管

　　理局根据其仲裁程序和暂行规则进行。

　　9.4 仲裁裁决应为最终决定,并对双方具有约束力。

　　9.5 除另有裁决外,仲裁费应由败诉方负担。

　　9.6 在仲裁期间,除正在进行仲裁部分外,合同其他部分继续执行。

　　10 合同终止

　　10.1 本合同期限为年。合同到期甲乙双方均未提出新的意向,合同自行终止。合作期内任何一方不得擅自停止协议,否则应负担所造成的一切损失。如一方因故需终止合同,必须提前三个月书面通知另一方,经双方达成一致意见后,方可终止。

　　10.2 出现下列情况时合同自动终止:

　　(1)发生不可抗力时。

　　(2)一方不履行合同条款,造成另一方无法执行合同协议,协商又不能求得解决。合同终止,责任方赔偿损失。

　　(3)物业被征用或甲方破产。

　　11 合同修改

　　11.1 对于合同的未尽事宜,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。

　　12 适用法律

　　12.1 本合同应按中华人民共和国国的法律解释。

　　13 主导语言与计量单位

　　13.1 合同应以中文或英文书写。甲乙双方所有的来往信函以及与合同有关的文件均应以中文或英文书写。

　　13.2 除技术规格另有规定外,计量单位均使用中华人民共和国国法定计量单位。

　　14 合同份数

　　14.1 本合同正本连同附件共____页,一式三份,甲乙双方及物业管理主管部门(备案)各执一份,具有同等法律效力。

　　15 合同生效

　　15.1 除非合同中另有说明,本合同经双方签字盖章,并在甲方收到乙方的履约保证金后,即开始生效。

　　第五部分合同特殊条款

　　具体条款(略)。

　　合同特殊条款是合同一般条款的补充和修改。如果两者之间有抵触,应以特殊条款为准。

　　第六部分附件

　　附件1

　　投标书

　　合同名称:

　　致业主:

　　先生们:

　　1.在考察了物业现场和研究了上述项目的投标人须知、合同条款、技术规格、图纸以及第号至第号补充通知或修改书后,我方愿以人民币元(大写)(rmb 元)的总价或上述招标文件确定(算术上的核实与改正后)的另一金额,按招标文件的要求,承担上述项目的全部物业管理工作。

　　2.如果贵方接受我方投标,我方保证在接到项目开工的指令后天开工,并在招标文件规定的期限内完成合同规定的全部工作。

　　3.我方同意在从规定的递交标书截止之日起天内遵守本投标。在该期限满期之前,本投标对我方始终有约束力,并可随时被接受。

　　4.在正式合同协议制定和签署之前,本投标书连同贵方的中标通知书应成为约束贵、我双方的合同。

　　5.我方理解,贵方不一定接受最低报价的投标或其他任何你们可能收到的投标。

　　年月日

　　签字:

　　姓名:

　　以资格经授权并代表签署标书。

　　投标人地址:

　　证人:

　　签字:

　　姓名:

　　所在单位及地址:

　　职务:

　　附件2

　　授权书

　　根据本文件宣布,签名人(姓名)、(职务)、(公司名称)、(公司注册地点)合法授权代表上述公司,特此任命在下面签字的(姓名)、(职务)、(公司名称)为正式和合法的代理人,并授权该代理人在有关(项目名称)的投标方面,以该公司的名义代表该公司签署投标书,进行谈判,签署合同和处理一切与此有关的必要事务。

　　现分别在下面签字以资证明。

　　年月日

　　授权人签字:

　　代理人签字:

　　公证人签字:

　　公证人姓名:

　　公证人地址:

　　公证人职务:

　　附件5

　　投标人资格的证明文件

　　投标人概况

　　1. 投标人的身份证明

文件的管理制度4

　　程序文件管理制度的重要性不言而喻：

　　1.提高效率：清晰的程序文件能指导员工高效完成任务，减少错误和延误。

　　2.维护质量：确保操作的标准化和一致性，有助于提升产品和服务的`质量。

　　3.法规遵从：符合法规要求，降低企业法律风险。

　　4.传承知识：将企业最佳实践固化为文件，便于新员工学习和老员工传承。

　　5.促进沟通：统一的文件格式和流程，方便各部门间的信息交流和协同工作。

文件的管理制度5

　　1、目的：促进公司提高管理水平，规范公司程序文件书写的格式及编号方法，各项制度及文件管理工作规范、科学，确保文件结构与样式的统一等制定本规定。

　　4、管理职责：企业负责人负责质量管理体系文件的批准、颁布；质量负责人负责审核；各部门负责人与质管部共同起草其部门的质量体系文件，并执行、协助、配合质量管理部开展工作。质量管理部负责按政策要求起草质量管理制度以及解释、培训、指导、检查等；所有文件由人事行政部负责分发、保管、撤销、替换、销毁，各程序文件与质量文件的系统摘要编写人均须按本规定制订文件；

　　6、质量管理体系文件划分：质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录、凭证。

　　6.1.1、管理制度文件：是指企业为规范内部管理活动，对各项管理工作提出具体要求并以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

　　6.1.2、部门及岗位职责文件：是指企业为规范经营行为，明确各部门及岗位职责，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

　　6.1.3、操作规程文件：是指企业为规范过程管理，明确规定其操作程序和要求，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

　　6.1.4、档案：企业经营过程中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文件；

　　6.1.5、报告：是企业汇报工作、反映情况、提出意见或者建议时使用的`文件；

　　6.1.6、记录：是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；

　　6.1.7、凭证：是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明；

　　6.1.8、技术标准：是对产品质量、规格、验收方法等所做的技术规定，这里主要指药品标准或其他相应的技术标准；

　　6.2、文件编号：由公司代码、文件种类代码、文件顺序号、文件版本号：文件顺序号按汇编顺序号编排，文件顺序号、流水号分别由两位阿拉伯数字组成。

　　用两位阿拉伯数字表示，新制订的文件修订号为“00”，以“01”表示对文件的第一次修订，以“02”表示第二次修订，依次类推。

　　6.2.6、记录表格的编码形式：由公司代码+由文件种类代码+文件顺序号+两位数流水号组成+版本号。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11号操作产生的第一个表格；

　　6.3、质量管理文件的编制和审批程序

　　6.3.1、质量管理制度、操作规程、岗位职责由质量管理部负责和操作部门共同起草和修订，各部门文件由各职能部门负责人起草和修订，所定的各项制度和文件报质量负责人审核，经企业负责人批准后执行；

　　6.3.1.1、为提高工作效率，减少签字，公司决定在每个质量管理制度、操作规程、岗位职责上的文件起草人（姓名）、起草日期、审核人（姓名）、审核日期、批准人（姓名）、批准日期在文件流转中直接录入，文件打印出来后，相应人员同时在纸质《文件审批流转记录》上手工签署姓名及日期；

　　6.3.1.3、为方便查阅，岗位/制度/操作规程制定文件目录索引，含文件编号、目录内容、页数、页码、实施日期、文件状态。

　　6.3.2.1、内容应符合《药品管理法》、《药品流通监督管理办法》、新《药品经营质量管理规范》及其实施细则等法律、法规；

　　6.3.2.2、文字应准确、清晰、易懂，条理性强、层次分明、结构紧密、用语规范、内容真实、完整（不空格、不漏项），不能随意涂抹，不得用铅笔填写，没有发生的项目记“无”或画“/”，各相关负责人签名处不允许空白，要签全名；如果发生错误需更改，应用“─”划去原内容，写上更改后的内容，需在更改处由更改人签名（章），签名要全名；日期填写要清晰，年月日用8位数标明，如：170401；

　　6.3.2.3、文件应标明题目、种类、以及文件编号和版本号；

　　6.3.2.4、质量管理制度应结合公司的实际情况，可操作性强；

　　6.3.3、制度编号后由打字员打印，打印出的文件清样交给拟稿人核稿；

　　6.3.4、制度打印后，由人事行政部登记、下发、签收；

　　6.3.5质量管理部每季度对质量管理体系执行情况进行检查考核，做好《质量管理体系评审记录》；

　　6.4.1、质量管理体系文件在执行过程中如需调整，或因与国家法律、法规、政策文件相冲突需修订时，由机构负责拟稿，质量负责人核稿，经企业负责人批准后由人事行政部发执行，原制度同时废除，修订原因及变更日期应详细记录在《文件修改审批表》中；

　　6.4.3、作废文件由人事行政部进行“作废”标识，防止误用，并由人事行政部收回管理；

　　6.5.1、公司制定的制度，由于经营管理不断更新或与国家相关法律、法规政策相违背，已不适应或过时，须进行撤销；

　　6.5.2、制度的撤销是由人事行政部在分发新文件是回收旧文件，或每年对发文进行一次清理，对不适当或过时文件填写《文件销毁登记表》，经质量管理部、质量负责人同意后进行销毁；

　　6.6、文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、以及修改、撤销、替换、销毁等应当按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录；

　　6.8、每季度审核、修订文件、使用的文件应当为现行有效的文本，已废纸或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现；

　　6.9、非本部门执行文件，需要供读时需向人事行政部登记《文件借阅登记表》，填写文件编号、文件名、借出日期、借用途、归还时间。

　　6.10、各岗位获得与工作内容相对应的必要文件，并严格按照规定开展工作。

文件的管理制度6

　　办公室文件管理规定

　　第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

　　第二条：文件实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

　　第三条：对文件中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

　　第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。

　　第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（收文部门）、存档。

　　第六条：收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。

　　第七条：各级领导对送来的`文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，两天内批复。

　　第八条：各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

　　第九条：公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。

　　第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条：所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

　　第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。

　　第十三条：作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。

　　第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。

文件的管理制度7

　　为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的`纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日

文件的管理制度8

　　第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。

　　外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。

　　第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。

　　第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。

　　第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。

　　第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。

　　第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写*中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。

　　第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的'规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。

　　第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。

　　第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。

文件的管理制度9

　　本《学校节能管理制度文件》旨在规范和指导学校的能源使用行为，提高能源利用效率，降低能耗成本，培养师生的节能意识，构建绿色校园环境。内容主要包括以下几个方面：

　　1、能源管理机构设置与职责

　　2、能源使用规范与标准

　　3、节能设备设施的`采购与维护

　　4、能源消耗监测与报告制度

　　5、节能教育与宣传

　　6、节能考核与奖惩机制

　　内容概述：

　　1、能源管理机构设置与职责：设立专门的能源管理部门，负责制定节能政策，监控能源使用情况，协调各部门的节能工作。

　　2、能源使用规范与标准：制定各类设施设备的能耗限额，规定合理使用时间，推广节能操作方法。

　　3、节能设备设施的采购与维护：优先选购节能型设备，定期进行设备维护，确保设备高效运行。

　　4、能源消耗监测与报告制度：建立能源消耗记录系统，定期分析能耗数据，及时发现并解决能耗异常。

　　5、节能教育与宣传：通过课程、活动等形式，增强师生节能意识，传播节能知识。

　　6、节能考核与奖惩机制：将节能指标纳入部门和个人绩效考核，对节能表现突出的个人或集体给予奖励。

文件的管理制度10

　　为了便于各部门新文件的下发，规范文件会签程序，加强部门间工作的配合与协作，特制定本制度：

　　第一条：会签的目的

　　是为了增加办事效率和增强制度、规定的执行力度。

　　第二条：会签的范围

　　需要其他部门配合的工作和其他部门执行遵守的制度、规定。

　　第三条：会签方法

　　由文件起草部门确定会签的内容，并填写《文件签发审批单》。审批单中应注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）

　　第四条：会签文件编号方法

　　按各部门的`统一顺序和要求编号。如：希团字20xx第号、希人字20xx第号。

　　第五条：会签文件的主送单位

　　与会签内容相关的主要部门单位。

　　第六条：会签文件的抄送单位

　　与会签内容相关的次要部门单位。

　　第七条：会签文件中的会签单位

　　会签单位的领导审阅后，应在《文件签发审批单》中会签单位处签署本人的姓名且标注日期，以明确责任。

　　第八条：会签文件密级的划分

　　会签文件分绝密级、机密级、秘密级三种。

　　第九条：公司密级的确定

　　1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

　　2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

　　3、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

　　第十条：文件会签的顺序

　　按文件内容相关的部门、总经办/集团人力资源部或分公司人行部、相关集团副总和蔼总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。

　　第十一条：文件会签的要求

　　1、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。

　　2、各会签单位及个人自收到需会签文件后，须在4小时处理时限内回复，文件拟定部门负责文件会签跟踪工作。各会签单位必须在会签单上签名。

　　3、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。

文件的管理制度11

　　1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿,办公室主任核稿,院长签发,办公室同意行文。

　　2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关职能科办理,所有来文均先交院办公室统一登记。

　　3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

　　4、送交各部门的`文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。

　　5、医院下发的各类文件、通知,各科应及时传达,妥善保管,不得遗失,传达贯彻情况,科主任须在文件上签字。

　　6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷,并于次年三月底前向档案室移交。

　　7、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。

文件的管理制度12

　　房地产文件管理制度旨在确保企业内部文件管理的有效性和合规性，涉及文件的创建、存储、使用、更新和销毁等环节，涵盖从项目策划到后期运营的全过程。

　　内容概述：

　　1、文件分类与编码：制定统一的文件分类标准，如将文件分为项目规划、设计、施工、销售、物业管理等类别，并为每个类别分配唯一的编码，便于检索。

　　2、文件审批流程：明确各类文件的审批权限，规定文件的审批流程，确保文件的'准确性和合法性。

　　3、文件存储与保管：规定文件的物理存储位置和电子存储方式，设定备份频率，防止文件丢失或损坏。

　　4、文件使用与借阅：设定文件的使用规则，包括查阅权限、借阅流程和归还期限，保证文件的安全性。

　　5、文件更新与修订：建立文件更新机制，记录每一次修订，确保文件信息的时效性。

　　6、文件销毁与存档：规定文件的保存期限，到期后进行安全销毁，重要文件则永久存档。

文件的管理制度13

　　文件记录管理制度是企业内部管理的核心组成部分，它涉及到企业运营的各个方面，包括但不限于文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等流程，以及记录的完整性、准确性、安全性和保密性的维护。这项制度旨在确保企业的信息资源得到有效管理和保护，提高工作效率，降低风险，同时也为企业的合规性和审计需求提供有力保障。

　　内容概述：

　　1. 文件分类与编码：建立统一的'文件分类体系，对各类文件进行科学编码，便于管理和检索。

　　2. 文件制作与审批：规定文件的起草、审核、批准和签发流程，确保文件内容的准确性和合法性。

　　3. 文件存储与保管：明确文件的存储介质、期限、位置和备份策略，确保文件的安全和完整。

　　4. 文件使用与借阅：设定文件的使用权限，规范借阅流程，防止信息泄露。

　　5. 文件变更与废弃：规定文件修改、替换和废弃的程序，确保信息的及时更新。

　　6. 记录管理：确保记录的真实性、有效性，规定记录的保存期限和销毁程序。

　　7. 安全与保密：制定信息安全政策，包括访问控制、加密、备份和恢复措施，保护敏感信息。

　　8. 培训与监督：定期对员工进行文件记录管理培训，强化合规意识，并通过审计和检查确保制度执行。